(UV benytter Zoom webinarløsning etter beslutning ved UiO sentralt. Dette er en meget avskrellet versjon av ordinære Zoom møter. IT-tekniker er host/vert. Kandidat, disputasleder, 1. og 2. opponent er såkalte «pannelister» med visse rettigheter i Zoom, slik at de selv kan styre egen mikrofon og kan dele skjerm for å vise presentasjoner. Alle andre deltakere er mutet/uten kamera ut fra oppsett og uten mulighet til å endre dette selv.)
Strukturen for digitale disputaser settes opp så tett opp til ordinær prosedyre som mulig. For digital doktorgradsprøve ved UiO, vises som grunnstruktur ved nettadressen
Før prøveforelesning og disputas
Følgende forhold må avklares fra administrasjonen i sekretariatet:
I)Dag for doktorgradsprøven og prøvekjøring
Avklare med kandidat, komite, forskerutdanningskoordinator ved enhet og IT ved fakultetet (host) for passende dag for prøveforelesning og disputas. Ut fra dette informere partene om obligatorisk prøvekjøring av digital disputas to dager (48 timer) før.
Administrasjonen må sikre at verken dag for prøvekjøring eller dag for disputas kolliderer med andre disputaser.
II) Avklare særlig med kandidat:
a)Rutine for prøveforelesning (opptak eller konferanse)
Kandidaten kan velge mellom opptak eller konferanse for prøveforelesningen.
Kandidatens valg blir informert til komiteen raskt.
Hvis kandidaten velger konferanse, vil opplegget bli svært likt ordinær situasjon.
Hvis kandidaten velger opptak, skal prøveforelesningen oversendes fakultetets administrasjon to (2) dager før disputas. Denne oversendes komiteen umiddelbart etter mottatt for vurdering og offentliggjøres dagen før disputas (etter godkjenning av komiteen). Se nedenfor punkt V.
b) Avhandlingsopptrykket: UiO har i særlig forskrift åpnet for at man kan fravike opptrykk av 30 eks. avhandlinger. Avklar særlig med kandidat at opptrykk skal gjøres for 8 plikteksemplar pluss 10 eksemplar, hvis disse 10 eksemplarer er betalt av den enhet som kandidaten er knyttet til. Kandidaten kan selv også velge å bestille ekstra eksemplarer til seg selv på egen kostnad (kandidaten betaler selv).
Kandidaten skal sende rekvisisjon med pdf av avhandlingen til Reprosentralen. Informasjon om at dette er sendt Reprosentralen skal sendes fakultetet ved Anne. Kandidaten skal videre gjøre Reprosentralen oppmerksom på at fakultetet skal ha oversendt pdf av endelig trykkeklar avhandling senest tre uker før disputasen finner sted. Papirutgavene av avhandlingen kan ligge på vent til Reprosentralen har mulighet til å foreta opptrykket, og sende dette ut til mottakere etter avtale.
c)Kandidaten får informasjon om oppgitt emne via e-post. Kandidaten må bestemme raskt om prøveforelesningen gjennomføres som konferanse eller ved opptak.
d) Beslutning må tas om hvordan avhandlingen skal offentliggjøres, om fakultetet kan legge avhandlingen på nett som pdf – eller om fakultetet ved artikkelbaserte avhandlinger må sende denne til interesserte ved e-post på anmodning pga embargorestriksjoner fra forlaget
e) Digitalt utstyr tilgjengelig – tilby kandidaten å bruke kontor på Blindern for doktorgradsprøven ved behov.
III) Avklare med komiteen
a)Dersom kandidaten ønsker en ‘live’ prøveforelesning, bør opponentene forespørres om utstyr og mulige store tidsforskjeller
b) Opponentene må få tilsendt og gjøre seg kjent med veiledning for digital disputaser og oppfordres til å sende hverandre spørsmålene til disputasen (ha formøte på Zoom eller Skype) i tilfelle en av de skulle falle ut.
Ved fastsatt dato for prøveforelesning og disputas + test
IV) Oppgitt emne
Jf. midlertid forskrift for graden ph.d og dr.philos skal kandidater ved UV nå få tilsendt tema for prøveforelesning 15 arbeidsdager før disputas.
V) Nettinformasjon
Administrasjonen ved fakultets sekretariat legge informasjon på nett om disputas, med eventuell utlagt pdf av avhandlingen/ informasjon om mulig innhenting av avhandling før disputas, samt agenda for disputas 14 dager (10 arbeidsdager) før denne skal finne sted. Noter at bilde av HE-hus legges ut før adresse til webinaret legges ut. Adressen legges ut dagen før.
Denne rutinen er som før. Prøveforelesning og avhandlingen avpubliseres når disputasen er over. Ved opptak av prøveforelesningen, legges denne ut på nett dagen før disputasen, kl. 10.
VI) Avklare en øvelsessesjon for deltagerne
Det er obligatorisk med en øvelsessesjon for deltagerne (kandidat, komite, disputasleder, IT- administrasjon) i disputasen 48 timer før disputasen avholdes. Det må således avtales tid og Zoom webinar adresse for dette i god tid før disputas i samarbeid med IT. Disputasleder, komite, kandidat og ph.d.-administrasjon skal være tilstede i Zoom rommet sammen med IT. IT generere adressen og forskerutdanningsadministrasjonen innkaller disputasleder, komite, kandidat til dette møtet. IT åpner Zoom webinaret.
VII) Saksbehandling for øvrig
a)Utarbeide «lekse» til disputasleder både for disputas og test.
b) Utarbeide protokoller – oversendes pr. e-post til komiteens koordinator.
Informere komiteens koordinator om at protokollene oversendes fakultetets sekretariat ved Anne Evandt ved e-post hvor det i e-posten bekreftes at prøveforelesning og disputas er gjennomført tilfredsstillende og at komiteen anbefaler overfor fakultetet å innstille for doktorgraden (ph.d. eller dr.philos)(om vi etter denne situasjonen trenger fysiske signaturer, kan vi komme tilbake til det). E-posten legges ved protokollene som dokumentasjon for signatur.
c) Sikre at prøveforelesning av avhandling avpubliseres fra nett, når disputasen er over.
VIII Prøveforelesningen(e)
1)Ved opptak av prøveforelesning – se
Opptak av prøveforelesningen skal gjøres via. Zoom
a) Sikre at kandidat oversender prøveforelesningen til administrasjonen to dager før disputas ved hjelp av filesender - https://filesender2.uio.no/?s=home
Må avklare om kandidaten har brukernavn og passord ved UiO. Hvis ikke må administrasjonen invitere kandidaten til å bruke Filesender slik:
- Ask for files
- Skriv inn kandidatens email
- Huk av (bort) begge valgene for ‘Guest options’
- Send
b) Sikre at gjennomført prøveforelesning sendes til komiteen for vurdering. Denne skal være godkjent før den legges på nett dagen før disputas.
c) Sikre at gjennomført prøveforelesning legges på nett under annonsesiden. Fakultetsadministrasjonen laster prøveforelesningen opp i Vortex og linker den opp på nettsiden.
d) Sikre at prøveforelesningen avpubliseres når disputasen er ferdig.
2) Ved en gjennomføring av prøveforelesning som videokonferanse
a)Ved en gjennomføring av prøveforelesning som videokonferanse i Zoom, er kandidat, bedømmelseskomiteen, disputasleder og en tekniker deltagere. Ved videokonferanse åpnes denne for publikum også via disputasoppslaget. Man bruker samme webibaradresse som for disputasen.
Noter at:
Det er ikke forskriftsfestet at prøveforelesningen skal være offentlig. Det er likevel tradisjon for at den er åpen for publikum, og denne vil derfor gjøres tilgjengelig. Ved opptak kan opptaket gjøres tilgjengelig for publikum via disputasoppslaget på nett. Ved videokonferanse kan konferansen åpnes for publikum også via disputasoppslaget.
b) IT gjør klar link til nedlastning av Zoom adresse for annonsesiden med åpning 30 minutter før selve prøveforelesningen begynner. Da går IT støtte, kandidat, komite og settedekan inn via særlig webinaradresse, mens publikum fremdeles sitter i venterom. Publikum gis tilgjengelighet for Zoom rommet 10 – 15 min før.
IX Disputas
Digitale disputaser bruker Zoom som verktøy. Ved UV gjennomføres disputaser på følgende måter:
a)Gjennomføres helt digitalt, med alle involverte på videokonferanse i Zoom. Opponenter deltar via Zoom. Publikum følger disputasen via Zoom, noe som også gir mulighet til kommentarer ex auditorio. IT tilrettelegger Zoom rommet som for prøveforelesningen (se detaljer over)
b)Administrasjonen i fakultetets sekretariat kontrollerer at avhandlingen er avpublisert etter disputasen dersom denne er lagt på nett ved pdf. Utsending av avhandling via e-post stopper når disputasen begynner.
Kravet til offentlig disputas anses som tilfredsstilt dersom offentligheten gis mulighet til å følge disputas via egnet digitalt verktøy og også gis anledning til å kommentere ex auditorio.