Samarbeid mellom personer i studieadministrasjonen og forskerutdanningen knyttet til FS arbeid
FS-bruk er en egen kompetanse i seg. Administrasjonen som arbeider med forskerutdanningen har i mindre grad/varierende grad kompetanse på detaljer rundt FS. Ved enhetenes studieadministrasjoner er denne kompetansen fullt ut til stede. Det er effektiviserende at studieadministrasjon og administrasjon rundt forskerutdanning samarbeider om arbeid i FS. Det betyr at administrasjon med ansvar om forskerutdanningen kan ha behov for bistand av studieadministrasjonen om
- Opprettelse av undervisningsenhet ved studiekonsulent/timeplanlegger. Semesterside opprettes automatisk når undervisningsenhet er på plass. Se https://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/sta/fs/veiledninger/undervisning/undervisning.html#toc6
- Opprettelse av vurderingsenhet gjøres av fakultetets eksamenskontor
- Innlegging av kursdeltagere fra eksterne institusjoner (meldt seg via nettskjema)
- Utarbeiding av protokoller (kursdeltagere)
- Innlegging resultater ved gjennomført kurs
Nærmere rutinebeskrivelse
Enhetene går gjennom kursporteføljen og fremmer forslag om revisjoner/opprettelser av faste kurs/engangskurs til PFU. Nye kurs skal godkjennes opprettet av PFU I møtet eller som sak på sitkulasjon. Tidspunkt for PFUs møter styrer dette. Hva skal med i kursbeskrivelsen ved oversendelse for godkjenning:
Tittel og forslag til kode, studiepoeng, innhold, opptak, type undervisning, tid (inklusive anslag med antall undervisningstimer) og sted, vurderingsform, litteraturomfang, karakterskala, administrativ enhet..
For øvrig kan man legge inn den informasjonen som er nødvendig (læringsutbytte, målsetting etc).
I dialog med forskerutdanningskoordinator ved enheten blir kursopprettingsskjema med forslag til kurskode og kurstittel fylt ut av forskningskonsulent ved enhet og sammen med kursbeskrivelse oversendes dette fakultetets sekretariat før det oversendes studieseksjonen ved FS superbruker for oppretting i FS. Oppretting av kurs/engangskurs bør være klart i god tid før det aktuelle kurset skal gå.
Alle emner med unntak av kurs i vitenskapsteori (UV9002), etikk (UV9010) og forskningsdesign (UV9030) kan opprettes som UV9xxxU =dvs kurs uten dokumentasjon og gir da 1 sp.
Kursplan høst og vår:
Skjema for oppretting av kurs ligger på mappen fellesområdet/felles/Forskning/Forskerutdanning/FS arbeid_rutiner.
Ved opprettelse av kurs i FS (første gang kurs skal gå), opprettes vurderingsenhet av FS-superbruker på fakultetet. Undervisningsenhet opprettes av enhetene selv i tråd med rutiner for det aktuelle institutt. Semestersider opprettes automatisk hvert semester, dersom emnebeskrivelsen er publisert og det er registrert undervisningsaktivitet på emnet i FS. For opprettelse av semestermappe, se nettside. Både vurderingsenhet og undervisningsenhet må være på plass for at en student kan melde seg via Studentweb. Husk å legge inn datoer for påmeldingsfrist, både i vurderingsenheten og undervisningsenheten.
Hvert semester får enhetene oversendt en bestilling fra eksamenskontoret med anmodning om å bekrefte hvilke eksisterende kurs som vil gå kommende semester. Doktorgradskurs som går fast, inkluderes i denne etablerte rutinen. Kurs opprettet med tidsangivelse «når behov og ressurser tilsier det» må også meldes som aktuelt kurs det semesteret de skal gå innenfor denne rutinen.
Forskningskonsulenten må sikre dialog med studiesiden om dette.
Når bekreftelsen foreligger for hvert semester, opprettes vurderingsenhet av eksamenskontoret. Fristene for studiesiden er omlag henholdsvis 15.10 for vårsemesteret og 15.03 for høstsemesteret generelt, men forskerkurs ønsket opprettet etter dette, blir også behandlet og ferdigstilt.
Alle emner skal inn på nettkatalogen for forskerkurs
Planlagte emner legges inn i katalogen med kurstittel og (kode dersom kurset er opprettet tidligere), tid og sted og ansvarlig/administrative enhet. Publisert emnebeskrivelse kan linkes opp dersom kurset er godkjent tidligere. Kursbeskrivelser for øvrig linkes opp når kurset er godkjent. Dette arbeidet gjøres av forskningskonsulenten ved aktuell administrativ enhet. Angjeldende semesterside linkes inn i emnebeskrivelsen.
Endelig kursbeskrivelse med studiepoeng, mål, innhold, undervisningstimer og dager, dokumentasjonsform, forkunnskaper, fagansvarlige, administrativt ansvarlige etc. må normalt være klar før kurset legges I nettkatalogen. Alle fsaste kurs skal gå enten hvert semester, hvert år eller med en syklus mot annet-hvert-år. Dette skal fremgå av kurskatalogen som nå synliggjør to år av gangen. Datoer for kurs legges ut straks dette er klart. Det vil presiseres at det kan forekomme endringer av kursporteføljen eventuelt nye engnagskurs som da blir synligjort i nettkatalgen.
Det er enheten som legger inn det faglige innholdet inn i emne mappen. Det er også enheten som bestiller rom og oppretter og skriver i semesterside.
Påmelding til kurs:
FS-registrering av deltakere på kurs: Kandidater med opptak på program ved UV, kan melde seg på kurs via Studentweb. Resten må fremdeles melde seg på via Nettskjema. Kursdeltakere fra nettskjema må manuelt legges inn i FS deretter. Disse kandidatene er definert som hospitanter da de ikke er tatt opp på doktorgradsprogram ved UV. Hvis personen ikke finnes i FS, må vi sende inn forespørsel om personoppretting ”Person- og studentoppretting i FS”.
Det er for øvrig ulike løsninger for kandidater som må melde seg via nettskjema.
1)For kandidater tatt opp på andre UiO- fakulteters ph.d.-program, trenger man ikke å opprette «hospitantbilde» i FS. Fakultetstilhørighet ser man øverst i studentsamlebildet i feltet «studieprogram». Hvis man vil se institutt tilhørighet kan man trykke på knappen «hele».
2) For kursdeltakere som ikke har tatt ph.d- kurs ved UiO og som skal ta kurs ved UV, må det opprettes et hospitantbilde som heter «UVD-kurs».
3) For personer som har hospitantbilde ved et annet fakultet (dvs. har tatt doktorgradskurs ved et annet fakultet), må det opprettes et nytt hospitantbilde som heter «UVD-kurs» når de skal ta kurs ved UV.
4) For personer som har utgått dato i hospitantbildet «UVD-kurs», forlenger man bare perioden. OBS. Husk at «UVD-kurs» hospitantbildet alltid må ligge øverst kronologisk (dvs. være det siste bildet som er laget) for at man skal kunne forlenge.
Skal vi opprette hospitantstatus, gjørs dette på følgende måte:
Åpne ”Student samlebilde” og søk opp personen - kopiér hele fødselsnummeret - lukk vinduet og åpne på nytt - sett vinduet i registreringsmodus - ny rad - kopiér inn fødselsnummeret - fyll inn: ”Studieprogram” (UVD-KURS); ”Start” og ”Kull” (f. eks. 2019 vår); ”Periode” (f. eks. 01.01.2019); ”Slutt” (30.06.2019); ”Studierettstatus” (HOSPITANT); ”Studentstatus” (AKTIV); ”Merknad” (f. eks. tar UV9210 vår 2019.).
Undervisningsmelding-fanen fyller vi ut på vanlig måte. Pass på å sette Ja til ”Generer vurd.meld.”, da blir vurderingsmelding automatisk opprettet.
Merk at de som ikke ønsker å levere paper eller annet arbeid, skal registreres med en annen emnekode. Vi setter ”U” på slutten av emnekoden (f. eks. UV9210U). Hvis kandidaten ombestemmer seg og skal levere paper likevel, sletter vi vurderingsmeldingen først fra ”Student samlebilde” og så endrer vi emnekoden i undervisningsmeldingen.
Kandidater som har gjennomført et kurs med «U» et semester og senere ønsker å ta kurset ved dokumentasjon, får studiepoengreduksjon mot det ene studiepoenget som er oppnådd. Det oppnås ikke mer enn det antall studiepoeng som gis med dokumentasjon.
Kandidater som får gjestestatus/hospitantstatus i FS og med påmelding lagt inn manuelt, har ikke mulighet til å bruke Studentweb. Alt ang. kurs og påmeldinger skal ordnes gjennom administrasjonen ved enheten.
Det pleier stort sett ikke å være noe problem å tilby plass på et kurs til alle som er interesserte. Unntaket er de obligatoriske kursene, som for eksempel forskningsetikk. Endelig bekreftelse på plass med link til kurssiden (der man finner tid og sted) sendes ut til alle påmeldte rett etter at fristen for påmelding har gått ut. Ved behov for prioritering av plasser benyttes følgende rangering: 1) Opptak på PhD-program ved UV 2) Opptak på PhD-program ved UiO 3) Opptak på PhD-program annet sted 4) Personer uten opptak på PhD-program.
Antall plasser på kursene varierer med kurs. Avklar med kursleder hvor mange kandidater det er aktuelt å ta opp på det enkelte kurs.
Brukernavn og passord til eksterne deltakere på kurs: Brukernavn og passord til personer som ikke har UiO-brukernavn og passord må bestilles senest dagen før kurset av it-hjelp@uv.uio.no.
Signeringslister: Man må lage liste over påmeldte til signering. Data hentes fra FS eller de utarbeides manuelt. Her kan også alle deltakere skrive inn om de skal levere paper. Denne listen gis til kursholder, og kursholder må sørge for å levere den tilbake etter kursets slutt til administrasjonen. Kursholderen skal kvittere på oppmøtelisten. Dette er den eneste dokumentasjonen vi har på at folk faktisk har deltatt på kurset. For å få godkjent gjennomføring for deltakelse, må man ha deltatt på 80% av undervisningen.
Signeringslister er viktig for oppbevaring, da disse er grunnlaget for om en kandidat deltok på kurset. Disse skal arkiveres i UiOs digitale saksbehandlingssystem på kurskode med presisering av semester. Da vil signeringslistene være lett å finne tilbake til.
Dokumentasjon
For kursvarianten med dokumentasjon, henter vi sensurprotokoll fra FS. Sensurprotokollene skal oppbevares ved enhetene så sant ikke annet er avtalt.
Oversikter over kursdeltagere/protokoller fra FS skal signeres av lærer som har vurdert paperet.
Disse må synliggjøre levert paper/ ikke levert paper, godkjent/ikke godkjent paper. Manuelle lister/protokoller fra FS skal leveres fakultetets eksamenskontor for oppbevaring.
Eksamensforskriften gjelder og en kandidat skal kunne levere «paper» for godkjenning tre ganger. Resultat skal legges inn i FS.
Paper: Etter endt kurs sender enhet e-post til kursdeltakerne som har oppgitt at de vil levere inn paper og minner om innleveringsfrist, be samtidig om at de som likevel ikke skal levere paper gir tilbakemelding om dette.
Alle paperne som er levert av kursdeltagerne må arkiveres i to år, jf UiOs rutiner om bevaring og kassasjon av eksamensbesvarelser. Papere som er innlevert elektronisk, kan oppbevares som pdf i digitale mapper med anmerkning kurskode høst/vår (gjerne på digitalt fellesområde). Disse tas vare på av administrativ enhet for forskerkurset.
Evaluering av kurs: Alle forskerkurs bør evalueres skriftlig. Enhetene bestemmer selv hvordan de skal evaluere kurs.
Mal for ISP finner du her U:\ispadm\Forskning\Doktorgrad\Forskerkurs\Evaluering\Evaluering_PhDkurs_ISP_mal_.doc. Dette er et ”enkelt skjema” med kun to spørsmål. Det er laget et mer avansert skjema også, men vi har god erfaring med å benytte den enkle varianten. Evalueringsskjema leveres kursholder sammen med deltakerlisten som skal signeres. Kursholder oppfordres til å sette av 5 minutter på slutten av kurset til evaluering. Evalueringen oppsummeres av forskningskonsulenten og legges frem for doktorgradsteamet.
Sensurregistrering i FS: Følger ordinære rutiner ved fakultetet dvs. enhetene registrerer dette selv. Vurdering - Bilder - Sensurregistrering (sjekk at alt er registrert riktig i kontrollmodus) - Protokoll-knapp - Oppdater database. Pass på å ikke avslutte hele sensureringen i tilfelle det skulle komme flere på listen. De som ikke møter på kurset (oppmøte er under 80%) og ikke har meldt fravær, får status: ”Ikke møtt”.
For kursvarianten uten dokumentasjon kan dette gjøres rett etter endt kurs, basert på oppmøtelisten.
Bekreftelse for godkjente kurs - Karakterutskrift:
Karakterutskrift som kursbevis kan sendes ut etter endt kurs på anmodning. Kandidaten kan også gjøre dette selv via Vitnemålportalen. Dette krever MinID, BankID på mobil, BankID, Buypass, Commfides eller Feide. Dersom du ikke har et norsk personnummer, eller av andre grunner behøver dokumentasjon på kurset på papir, kan du fylle ut nettskjema fra UiO og bestille en karakterutskrift. Mer informasjon om dette finner du på denne nettsiden: Kandidaten trenger altså ikke få tilsendt resultatet av en eksamen som før. En kandidat kan også gi andre mottakere tilgang til dette.
Utskrift fra FS gjøres slik:
Kursbevis kan bestilles via Studentweb eller administrasjonen kan ta utskrift via Student samlebilde for hver enkelt kandidat, eller man kan gjøre det for alle deltakerne på et kurs ved hjelp av flettefil.
I studentsamlebilde trykker man på enten FS600.001 eller FS601.001 til høyre i bilde for å få karakterutskrift. I FS600.001 velg ”Resultater på Phd-nivå” i ”Uttrekk av resultater”. I FS601.001 velg 900-999 for ”Studienivå”.
Skal man skrive ut kursbevis for alle på et kurs går man til vurderingsmodulen og rapporter i FS. Velg ”Resultatlister”, og huk av for ”Protokoll” som datagrunnlag. Trykk på løpemannen. Trykk så på diskettikonet øverst i venstre hjørne av FS, gå til fanen flettefil og velg hva flettefilen skal inneholde, huk av for skille med tabulator og lagre.
Gå så til vurdering > Rapport > Karakterutskrift >. Velg flettefil bestilling. Gå til diskettikonet i høyre hjørne og åpne filen. Velg studienivå 900-999 og trykk på løpemannen.
Flettefilen må slettes når man er ferdig da den inneholder fødselsnummer.
FS generer ikke kursbevis for enkeltkurs, alle doktorgradskurs tatt ved UiO vil komme med på utskriften. UV-kandidater som har registrert gjennomført kurs i FS trenger ikke be om kursdokumentasjon etter hvert gjennomførte kurs. FS lagrer alle kurs gjennomført. Forskningskonsulentene ved enhetene kan kommunisere dette.
Økonomi:
UV-fakultetets sekretariat skal faktureres for eksterne utgifter på kurset i forskningsetikk og kurs i vitenskapsteori. Dette gjelder for eksempel reise og opphold for NSD-representanten. Bestillerkoden til UV-fakultetet er 180 002.
Kursavgift: Det er åpent for at enhetene selv bestemmer om de vil ha kursavgift eller ikke. Kurs skulle være gratis for kandidater på program ved UV, UiO eller nasjonalt. Kursdeltagere som ikke var knyttet til program kunne man ta betalt for.
I dag benyttes ikke denne muligheten.
For ytterligere veiledning om kurs, opprettelser, etc., se egne nettsider for studier.
Bare husk at mange av disse rutine er veiledende for forskeropplæringen.
Kodeplan for UV-fakultetet
UV9020 - Formidling
Midtveisevaluering:
ILS9050
SPED9050
PED9050
CEMO9050
Sluttlesing
ILS9060
SPED9060
PED9060
CEMO9060
Vitenskapsteori og etikk
UV9002 - (UV9001- nedlagt) - Kurs i vitenskapsteori
UV9010 - Kurs i etikk - 3 sp
UV9030 - Forskningsdesign - 2 sp
Kvalitativ metodologikurs
UV9101 - UV9199
Kvantitativ metodologi kurs
UV9200 - Innføringskurs i Data Management - 1 sp
UV9201 - UV9299
Fagkurs:
UV9301 - UV9499
Annen metodologi som mixed Methods etc.
UV9501 - UV9599
Koder for konferansegjennomføring:
UV9080 - 1 sp
UV9081 - 1 sp
UV9082 - 1 sp
Spesialpensum /kurs som bare går en gang:
UV9914V1, UV9914V2 etc..
UV9914H1, UV9914H2, etc.
UV9915V1, UV9915V2 etc. ,