Innhold
- Hvorfor avtaler?
- Hvilke typer bilaterale avtaler finnes?
- Om UiO-programmene
- Avtalestrategi for studentutveksling
- Hvem kan undertegne en bilateral avtale?
- Praktisk gjennomføring av studentutvekslingen
Hvorfor avtaler?
En bilateral avtale innebærer en formalisering av samarbeidet med den utenlandske institusjonen og signaliserer at partneren er en offisiell og prioritert samarbeidspartner. Avtalen skal slå fast samarbeidets art og hvilke gjensidige forpliktelser man har innenfor samarbeidet. En avtale innebærer dermed et element av forutsigbarhet og varighet.
I en del tilfeller vil en bilateral avtale også innebære muligheter for økonomisk støtte, enten for partnerens institusjon eller ens egen. I Norge har f.eks. den nye finansieringsmodellen for universitetene medført at man får mobilitetstillegg for studentutveksling, men kun innenfor avtaler. Med andre ord "lønner det seg" å ha avtaler når det gjelder studentutveksling.
Man bør imidlertid alltid vurdere den konkrete nytten eller interessen for en avtale. Det er lov å si nei til et utenlandsk universitet dersom det ikke er noen interesse fra UiOs side. UiOs hovedregel er å ikke inngå avtaler med mindre det er minst ett fagmiljø som ønsker å forplikte seg i samarbeidet. Vær oppmerksom på at en avtale alltid også vil medføre en del forpliktelser i form av besøk til UiO, henvendelser om informasjon etc. En avtale krever oppfølging og vedlikehold.
Hvilke typer bilaterale avtaler finnes?
Det finnes to hovedtyper av bilaterale avtaler: generelle samarbeidsavtaler og utvekslingsavtaler (herunder Study abroad-avtaler).
Generelle samarbeidsavtaler omtales gjerne som "Memorandum (eller Intent of Understanding), eller ganske enkelt "Co-operation Agreement". Dette er som oftest ganske kortfattede rammeavtaler som utgjør et formelt rammeverk for samarbeid innen forskning eller utdanning. Det åpnes her som regel for alle former for samarbeid uten å spesifisere nærmere. Dokumentet har i de fleste tilfeller en nokså symbolsk betydning og innebærer i seg selv ingen forpliktelser eller konkretiseringer. Ofte vil en slik avtale ligge til grunn for andre underliggende avtaler som spesifiserer mer konkret samarbeid, enten det er forskning, studentutveksling eller samarbeid knyttet til et bestemt fagmiljø. UiO har en mal for generelle samarbeidsavtaler som du kan få ved å kontakte Avdeling for fagstøtte (AF). Dersom man ønsker å inngå samarbeid med en større institusjon hvor ulike typer samarbeid eller flere miljøer kan være aktuelt på sikt, anbefales ofte en slik rammeavtale i bunnen. Da kan for eksempel spesifiserte utvekslingsavtaler eller tilslutningsavtaler for et bestemt fagmiljø inngås lokalt i etterkant.
Utvekslingsavtaler er som oftest forholdsvis detaljerte fordi de sier noe om hvem som kan utveksles, hvor mange, og på hvilke vilkår. Bilaterale utvekslingsavtaler må forhandles i hvert enkelt tilfelle. Avtalene innebærer et sterkt element av forpliktelse og krever derfor at man forhandler og går nøye igjennom hva man faktisk forplikter seg til. Detaljene her er viktige fordi man må sikre forutsigbarhet og ikke minst unngå ubehagelige misforståelser i ettertid. UiO har selv utarbeidet et eget utkast (mal) for slike avtaler hvor de vilkår som det viktig for UiO å få med er innarbeidet. Kontakt avtalekoordinator i Avdeling for fagstøtte (AF). Når det gjelder avtaler om studentutveksling skiller man gjerne mellom Europa og den øvrige verden. Innenfor Europa (EØS) foregår så og si all utveksling innenfor enten Erasmusprogrammet eller Nordplusprogrammet (Norden) på grunn av de gode stipendordningene. Her inngås standardiserte avtaler direkte mellom fagmiljøene i tråd med programmets spesifikasjoner.
Såkalte Study abroad-avtaler er en underkategori av avtaler på feltet studentmobilitet, og egentlig ikke utveksling i tradisjonell forstand. Dette er avtaler som innebærer at man sender studenter på delstudier til utenlandske institusjoner hvor de må betale skolepenger. Dette er aktuelt i land (i stor grad engelsktalende) der man av økonomiske grunner er restriktive når det gjelder å motta "gratisstudenter" gjennom vanlig utveksling. Slike avtaler er da som oftest ikke tosidige, og dermed ikke optimale for UiO (bidrar ikke til internasjonalisering av egen campus og ensidig mobilitet gir tap i studiepoengsproduksjon for UiO). Det kan imidlertid være en løsning for å få nok plasser ved institusjoner hvor man ønsker å sende studentene – og hvor studentene selv ønsker å dra. Lånekassen gir støtte til skolepenger inntil en viss sum pr. år for studentene, hvorav 70% er stipend og resten lån. Les mer om dette på Lånekassens nettsider. UiOs study abroad-plasser bør helst ha et kostnadsnivå innenfor Lånekassens satser, gjerne gjennom forhandling om reduserte priser. I en del land kan dette imidlertid være vanskelig å få til. Study abroad kan nedfelles i en egen avtale eller inkorporeres i en utvekslingsavtale som for eksempel åpner for noen gratisplasser og et større antall betalplasser. Dette må man fremforhandle med hvert enkelt universitet. De sentrale UiO-programmene kombinerer for eksempel både regulær utveksling med study abroad (betalende studenter).
Om de sentrale UiO-programmene
De sentrale UiO-programmene/avtalene er bilaterale utvekslingsavtaler med institusjoner i bestemte land. Avtalene gjelder for studenter ved alle enheter ved UiO. Eksempler er de tidligere UiO@Canada, UiO@Australia osv. Institusjonene er valgt ut og avtalene forhandlet fram sentralt i samarbeid med flere fagmiljøer. Avdeling for fagstøtte (AF) forvalter UiO-programmene. Innenfor UiO-programmene kan et visst antall plasser være øremerket UiO-studenter fra bestemte fagmiljøer, mens ledige plasser kan søkes av studentene uavhengig av fagtilhørighet. Intensjonen er å knytte plassene mest mulig opp mot fagmiljøene slik at "eierskapet" ligger der fagkunnskapen er. Innreisende studenter til UiO vil komme til forskjellige fag. UiO-programmene kombinerer tradisjonell utveksling med skolepengeplasser (study abroad). Mer informasjon om programmene finner du på nettsidene om delstudier i utlandet (for studenter).
Avtalestrategi for studentutveksling
UiOs strategi for studentmobilitet anbefaler at studieprogrammene har en internasjonal komponent i form av et tilbud om delstudier ute til egne studenter, samt et internasjonalt tilbud til innreisende studenter. Disse to elementene henger sammen for at en utvekslingsavtale skal være av interesse både for UiO og partnerinstitusjonen. Hvert studieprogram bør ha tilgang til et sett med utvekslingsavtaler som åpner for innreisende og utreisende studenter.
Det er klokt å velge et mindre antall partnerinstitusjoner, siden det da er stordriftsfordeler å hente med tanke på faglig rådgivning til studentene og oppdatert kjennskap til forhold ved de ulike institusjonene. For at studentene skal ha et reelt valg, anbefales det at studieprogrammet tenker på en viss geografisk spredning: Norden (Nordplus), Europa (Erasmus) og øvrige verden. Når man velger institusjoner bør man vurdere faglig interesse (relevante emner), undervisningsspråk, mottaksapparat, samt sikkerhetsaspektet. Sjekk også om det er eksisterende avtaler ved UiO som man kan hekte seg på – da vil mye av det formelle forarbeidet være gjort.
Hvem kan undertegne en bilateral avtale (saksbehandling)?
Ved UiO er det praksis at rektor i kraft av sitt embete undertegner bilaterale avtaler*.
Rektors underskrift forutsetter at det parallelt med avtalen sendes inn et notat fra relevant fakultet som beskriver bakgrunnen for samarbeidet samt planer på sikt. Eget skjema for utvekslingsavtaler (doc) skal også fylles ut som et ledd i kvalitetssikringen av avtale ved inngåelse og fornyelse. Skjemaet skal følge saken. Saksbehandlende instans for utvekslingsavtaler sentralt er Avdeling for fagstøtte (AF). AF kan bistå med råd i prosessen og er også de som klarerer avtaleteksten før rektor undertegner. Ved behov vil saksbehandler i AF konsultere jurist eller andre relevante instanser ved UiO. Hensikten med dette er kvalitetssikring. I tillegg sørger AF for nødvendig registrering av alle bilaterale avtaler i FS.
*Det finnes et generelt unntak fra regelen at rektor undertegner, og dette gjelder Erasmus-avtaler. De bilaterale Erasmus-avtalene kan derfor undertegnes av instituttleder da allerede foreligger en overordnet LLP/Erasmus institusjonskontrakt med EU-kommisjonen som rektor har undertegnet. Nærmere opplysninger om dette finnes på siden for Erasmus-programmet. I tillegg vil det i en del tilfeller bli utformet tilslutningsavtaler eller annekser til andre bilaterale avtaler. Her åpnes det for at relevant enhet/fakultetet selv undertegner. Avdeling for fagstøtte (AF) skal uansett orienteres om slike avtaler.
Arkivering av bilaterale avtaler
Med innføring av ePhorte ved alle fakulteter skal alle avtaler som er inngått på fakultet/institutt arkiveres lokalt ved hvert enkelte fakultets delarkiv og ikke lenger i det sentrale delarkivet. Det er den ferdigsignerte versjonen av avtalen som er arkivverdig og som skal skannes og journalføres i ePhorte av det respektive delarkivet. Fakultetskoordinator er ansvarlig for å utarbeide og følge opp interne rutiner for arkivering av avtaler, samt opplæring av nye medarbeidere. For nye avtaler skal kvalitetssikringsskjemaet legges ved hver avtale som en egen journalpost. For at avtalene skal bli registerert i FS må avtalekoordinatorene i Avdeling for fagstøtte (AF) få beskjed om nye avtaler/avtalefornyelser skal registreres i FS - enten ved at saksbehandler setter opp intern kopi til avtale-koordinator i journalposten eller gir beskjed over e-post. Fakultetskoordinator er ansvarlig for å påse dette. Se notat om nye rutiner for arkivering av utvekslingsavtaler og kontakt din fakultetskoordinator for videre spørsmål (pdf).
Praktisk gjennomføring av studentutvekslingen – hvem gjør hva og hvordan?
Inngåelse av avtaler om studentmobilitet innebærer praktisk-administrativ oppfølging for avtaleeier, som feks. opptak av studenter. Informasjon om dette finner du på nettsidene om innreisende og/eller utreisende studenter.
