Denne ryddeplanen favner ikke innhold under mappen Forskning /Research eller Studieinnhold. Dette kommer det planer for fra sentralt.
- Planleggingsarbeidet og gjennomføringen av ryddearbeidet ved din underenhet skal lokal nettredaktør gjøre i dialog med kontorsjef, instituttleder og innholdseiere av tekster på instituttet/senteret. De fleste innholdseiere av tekster på nettstedet er forskere, men det kan også være administrative.
- Du skal i dialog med ledelsen på din underenhet lage en kommunikasjonsplan og deretter informere miljøene deres om hva som skal ryddes i, dvs. hva som ønskes flyttet, arkivert og/eller slettet samt de prosesser dere har lagt for det. NB: Å kun avpublisere eller lesebegrense utdatert innhold er ikke bærekraftig.
- Innhold som flyttes skal lagres i henhold til UiOs lagringsguide og veiledninger om personvern og sensitiv informasjon. Konferer med personvernkontakt ved behov.
- Du må være tydelig på rollefordelingen overfor publisister og innholdseiere og om hvem som skal gjøre hva. Dette beslutter dere nemlig lokalt.
- Dersom innholdseiere skal flytte eller slette noe av innholdet selv må de få hjelp fra deg til å finne ut hvor de kan lagre innholdet, hvordan de flytter innholdet og hvordan filene deretter slettes i vortex.
- Du er som nettredaktør ansvarlig for å dokumentere hva som flyttes ut av nettstedet og hvor, hva som slettes samt loggføre hvem som har godkjent. Se vedlagt excelfil.
Det skal ikke bygges eksterne nettsteder for å ivareta gammelt innhold fra fakultetets nettsider.
Fakultetets nettredaktør og kommunikasjonssjefen anbefaler at dere starter med
- Gammel For ansatte-mappe som ligger avpublisert rett under instituttet
- Arrangementer som er tre år eller eldre som ligger plassert under /om/ og /about/
- Aktueltsaker som er tre år eller eldre som ligger plassert under /om/ og /about/
- Tomme mapper eller mapper som blir tomme etter rydding
- I media - selvprodusert
- Bilder som er lenket opp til arrangements- og aktueltfilene som flyttes/slettes
- Pdf’er som er lenket opp til arrangements- og aktueltfilene som flyttes /slettes
- Bilder som ikke er lenket opp til noe og f.eks. ligger i mappen ‘forsidesaker’ og ‘institutt/bilder’.
- Gamle stillingsannonser
- Lokal enhetsside under For ansatte
- Områder dere selv ser rommer gamle/utdaterte filer
- Evt. databaser
- Tilganger i vortex
- Brutte lenker
Å rydde på nett innebærer også å kvalitetssikre innhold som skal beholdes publisert. Se Årshjul for kvalitetssikring av innhold.