Ansvar
UiOs nettredaktør har det overordnede ansvaret for IT-avdelingens nettsider, men IT-avdelingens nettredaksjon har det daglige ansvaret for nettstedet, nettstedets struktur og kvaliteten på informasjonen som ligger der. Ansvaret for at informasjonen på nettstedet er riktig og oppdatert er en linjeoppgave. Dette innebærer at linjeleder har ansvar for følgende innenfor sin del av informasjonsstrukturen:
- At informasjonen er korrekt, oppdatert og fullstendig
- At mapper og dokumenter er i tråd med retningslinjene
- At tilgang og privilegier til mapper og dokumenter er satt riktig og innrapportert til USITs webredaksjon
Med linjeleder menes underdirektør, seksjonsleder, tjenestegruppeleder eller prosjektleder, avhengig av hvilket nivå/område det gjelder. Linjeleder kan delegere praktisk ansvar for sin del av informasjonstreet til tilsatte i egen enhet eller prosjekt-/tjenestegruppemedlem, men vil alltid ha ansvar for at informasjonen er oppdatert, korrekt og fullstendig og i tråd med disse retningslinjene. IT-avdelingens nettredaksjon hjelper til med plassering og oppbygning av informasjon, samt korrekturlesing og språkvask på forespørsel. IT-avdelingens nettredaksjon arbeider også kontinuerlig med revisjon av innholdet på nettstedet og vil med jevne mellomrom vil kontakte linjeleder med informasjonsansvar med tips og råd, eller eventuelt pålegg, om hvordan informasjonen kan presenteres på en bedre måte og eventuelle pålegg ved brudd på retningslinjene.
Overordnede prinsipper
Nettstedet skal inneholde informasjon om IT-avdelingens organisasjon og virksomhet der åpen og adgangsbegrenset informasjon er samlet i samme informasjonsstruktur. Dette innebærer at nettstedet vil omfatte både ekstern og intern informasjon om virksomheten.
Alle underavdelinger, seksjoner, prosjekter og tjenestegrupper skal ha et nettsted i Vortex med standard mappestruktur og malsett. Alle disse nettstedene skal følge fastsatt informasjonsstruktur og ha et minimumssett av innholdselementer. De skal benytte de medfølgende maler for utseende og stilsetting.
Seksjonenes og underavdelingenes nettsider kan ha lenker til og oversikter over tjenester, prosjekter, tjenestegrupper og oppdrag som de er ansvarlig for. Informasjon om tjenester skal ligge på UiOs nettsted for IT-tjenester (tjenestekatalogen), og dokumentasjon av disse kan ligge på seksjonens/underavdelingens nettsted eller på tilhørende nettsted for tjenesten, prosjektet, tjenestegruppen eller oppdrag. IT-tjenestene IT-avdelingen tilbyr UiO ligger under uio.no/tjenester/it. Nasjonale tjenester og annet USIT tilbyr til andre enn UiO ligger på egne områder eller under usit.uio.no.
Stiler og stilsetting
USITs nettsider bruker designen som er vedtatt til bruk på UiOs nettsted. Egen stilsetting er ikke tillatt.
Kvalitetsrapporter
Linjeleder/informasjonseier skal jevnlig kontrollere kvalitetsrapportene for sine områder på nettstedet. Kvalitetsrapportene, blant annet rapporter over brutte lenker og manglende bilder, skal følges opp og feilene skal rettes av informasjonseier.
Informasjonsarkitektur
OBS: Opprettelse av mapper på de tre øverste nivåene i arkitekturen er ikke tillatt uten avtale med USITs webredaksjon.
- bilder
- english
- about
- people
- projects
- services
- om
- aktuelt
- arrangementer
- hms
- it-dir
- it-historien
- it-uio
- klimasmart
- ledelse
- ledige-stillinger
- oppdrag
- organisasjon
- presse
- tjenestegrupper
- usits-kundeweb
- personer
- prosjekter
- <alle USITs prosjekter>
- tjenester
- nasjonale-tjenester
- oppdrag
- til-uio
- vrtx (teknisk)
Mappestruktur for underavdelings- og seksjonssidene
Nettstedene for underavdelinger, seksjoner og grupper skal inneholde et sett standard innholdselementer og følge en standard mal for å forenkle navigasjon og gi nettsidene et enhetlig preg. For å beholde oversikten bør det ikke opprettes mange mapper på toppnivå. Nye mapper plasseres i eksisterende mapper der det er mulig.
Underavdelingenes nettsteder
Underavdelingens toppnivåmappe skal ikke ha lesebegrensning. Har den det, hindres navigasjon til index-siden (avdelingspresentasjonen) og personpresentasjonene. Index-siden og Ansatte-mappen (med personpresentasjonene) skal arve toppnivåmappens rettigheter og er derfor alltid uten lesebegrensning.
Forside – obligatorisk
- index.html som benytter malen for organisatorisk enhet.
- Alle enheter skal ha en forside med kort beskrivelse av enheten. Denne teksten skal skrives i punktform, og den skal ikke være lang. Trengs ytterligere beskrivelse, kan du opprette mappen Om [enheten] og lenke til et dokument i denne mappen.
- Resten av innholdet på forsiden genereres automatisk.
- Personpresentasjonene: Siden med personlig informasjon opprettes av webredaksjonen på IT-avdelingen. Nyansatte som vil ha opprettet en side hvor de kan skrive inn informasjon om bakgrunn og arbeidsoppgaver, kan kontakte IT-avdelingens webredaksjon. Det finnes egne retningslinjer personpresentasjoner og hva slags bilde du kan ha på personpresentasjonen. Vær oppmerksom på at personpresentasjoner bør ha bilde. Kontakt IT-avdelingens webredaksjon for å få tatt et profesjonelt portrettfoto.
Administrativt
Inneholder underavdelingsspesifikk administrativ informasjon.
Ansatte – obligatorisk
Skal inneholde undermapper for de enkelte ansatte på underavdelingsnivå. Undermappene har den ansattes brukernavn som filnavn og inneholder bilde av den ansatte og en personpresentasjon.
Aktiviteter
Inneholder aktiviteter underavdelingen driver, som ikke er beskrevet på andre steder, f.eks. tjenestekatalogen eller IT-avdelingens nettsted for prosjekter eller tjenestegrupper.
Ledelse – obligatorisk
Skal inneholde en Møter-mappe (Arrangementsmappe) med referater fra møter i underavdelingen. Referatene skrives i Arrangement-dokumenter, evt, Arrangementslister med arrangementdokument som index. Navnes typisk ååmmdd.
Planer – obligatorisk
Skal inneholde underavdelingens planverk fordelt i årstallsmapper der årets handlingsplan er index.html i mappen.
Annet om underavdlingers nettsteder
Det meste som skjer på underavdelingsnivå vil være ledelsesrelatert, så innholdet vil naturlig høre hjemme i Ledelse-mappen. Her kan det opprettes flere undermapper, i tillegg til Møter-mappen, om det er nødvendig. Mapper som skal ligge på dette nivået, men som ikke er ledelsesrelatert, kan oppbevares i mapper som opprettes på toppnivå for underavdelingen. Merk deg at det ikke skal være mange mapper på toppnivå.
Seksjonenes nettsteder
Seksjonenes toppnivåmappe skal ikke ha lesebegrensning. Har den det, hindres navigasjon til index-siden (seksjonspresentasjonen) og personpresentasjonene. Index-siden og Ansatte-mappen (med personpresentasjonene) skal arve toppnivåmappens rettigheter og er derfor alltid uten lesebegrensning.
Forside – obligatorisk
- index.html som benytter malen for organisatorisk enhet.
- Alle enheter skal ha en forside med kort beskrivelse av enheten. Denne teksten skal skrives i punktform, og den skal ikke være lang. Trengs ytterligere beskrivelse, kan du opprette mappen Om [enheten] og lenke til et dokument i denne mappen.
- Resten av innholdet på forsiden genereres automatisk.
- Personpresentasjonene: Siden med personlig informasjon opprettes av webredaksjonen på IT-avdelingen. Nyansatte som vil ha opprettet en side hvor de kan skrive inn informasjon om bakgrunn og arbeidsoppgaver, kan kontakte IT-avdelingens webredaksjon. Det finnes egne retningslinjer personpresentasjoner og hva slags bilde du kan ha på personpresentasjonen. Vær oppmerksom på at personpresentasjoner bør ha bilde. Kontakt IT-avdelingens webredaksjon for å få tatt et profesjonelt portrettfoto.
Administrativt
Inneholder ferielister, oversikt over ressurser, annen seksjonsspesifikk administrativ informasjon.
Aktiviteter
Inneholder aktiviteter seksjonen driver, som ikke er beskrevet på andre steder, f.eks. IT-avdelingens nettsted for prosjekter eller tjenestegrupper.
Ansatte – obligatorisk
Skal inneholde undermapper for de enkelte ansatte. Undermappene har den ansattes brukernavn som filnavn og inneholder bilde av den ansatte og en personpresentasjon.
Ledelse – obligatorisk
Skal inneholde en Møter-mappe (Arrangementsmappe) med referater fra møter i underavdelingen. Dagsorden og referater skrives i Arrangement-dokumenter, evt, Arrangementslister med arrangementdokument som index. Navnes typisk ååmmdd
Planer – obligatorisk
Skal inneholde seksjonens planverk fordelt i årstallsmapper der årets handlingsplan er index.html i mappen.
Faglig – valgfri
Kan inneholde faglige ressurser av forskjellig slag relatert til enhetens virksomhet, for eksempel "verktøykasser", presentasjoner og annet innhold.
Om – valgfri
Nærmere beskrivelse av enhetens arbeids- og ansvarsområde, trenger ikke være mer enn en index.html med denne beskrivelsen. Lenkes opp fra index.html
Samlinger – valgfri
Seminarer, samlinger, gruppeturer og andre fellesarrangementer, for eksempel sosiale samlinger etc i regi av enheten
- Andre mapper kan opprettes, men primært i de obligatoriske eller valgrie mappene. Det skal ikke være for mange mapper på toppnivå for hver enhet.
Annet om seksjonenes nettsteder
Det meste som skjer på seksjonsnivå er administrativt eller ledelsesrelatert, så mye av innholdet vil naturlig høre hjemme i disse mappene. Mye av det vi jobber emd, er aktivitetet som kan dokumenteres i Aktiviteter-mappen. Opprett gjerne nye undermapper under Administrativt og Ledelse. Merk deg at det ikke skal være mange mapper på toppnivå.
Dokument- og mappenavn
I utgangspunktet skal man bruke de navn på mapper som er gitt i mal for seksjonssider. Dersom man trenger å lage egne mapper og filer gjelder UiOs sentrale retningslinjer for navngiving.
Nettadresser (‘URLer’)
Nettadresser skal være meningsbærende. Dette stiller krav til navning av mapper og dokumenter:
- Lag kortest mulige, meningsbærende dokument- og mappenavn, – et substantiv i ubestemt form entall (eller flertall) er ofte den beste løsningen
- Unngå redundans i nettadressen (ligger et dokument i en mappe som heter ‘referat’ er det unødvendig å ha ‘referat’ i dokumentnavnet)
- Følg reglene for dokument- og mappenavn
Arkivering
OBS: Arkivverdige filer arkiveres i ePhorte.
Utdaterte filer skal ikke ligge åpent på nettstedet. Slike files skal i utgangspunktet slettes. Dersom man ønsker å ta vare på dem gjelder følgende rutiner:
- Ikke legg filer parallelt med litt annerledes navn ‘index-old.html’
- Sett leserett kun til egen seksjon/team (eller mindre, for eksempel gruppe) på denne mappen med utdatert informasjon
- Kontakt webredaksjonen for å få mappen ekskludert fra søk
Tilgangsrettigheter på IT-avdelingens nettsted
Rettigheter til mapper og dokumenter på IT-avdelingens nettsted bygger på medlemskap i grupper. For nettgrupper for seksjoner og underavdelinger benyttes autogenererte grupper basert på informasjon i SAPUIO om tilsattes organisasjonsmessige tilknytning, for manuelt vedlikeholdte nettgrupper benyttes gruppenavn slik de beskrevet i “Navnerom, – E-postlister, Exchange- og tilgangsgrupper”. Rettigheter skal kun unntaksvis gis enkeltbrukere.
Rettighetene forvaltes av linjeleder og IT-avdelingens webredaksjon i tråd med nedenstående retningslinjer og omfatter:
- Leserettigheter
- Lese- og skriverettigheter
- Administratorrettigheter
Leserettigheter
I utgangspunktet skal informasjon om IT-avdelingens virksomhet være åpen og lesbar for verden. Unntak er informasjon og dokumentasjon som i henhold til lov- og regelverk, for eksempel opphavsrett, ikke skal være tilgjengelig, samt informasjon og dokumentasjon som av drifts- og sikkerhetsmessige grunner skal være tilgangsbegrenset. I tillegg kommer informasjon og dokumenter som er av liten eller minimal interesse utenfor en avgrenset gruppe og der tilgangsbegrensning vil forenkle navigasjon og gjenfinning for besøkende. Når rettighetene skal begrenses, bør følgende tilgangsgrupper anvendes:
- UiO-intern informasjon: Lesetilgang settes til ‘alle@uio.no’ (studenter og tilsatte på UiO) eller ‘uio-tils’ (alle tilsatte på UiO)
- Avdelingsintern informasjon: Lesetilgang settes til ‘usit’
- Annen intern informasjon: Lesetilgang settes relevant enkeltgruppe
Når rettighetene til en mappe eller fil er begrenset, skal det enten framgå av lenken at den er adgangsbegrenset eller aller helst skal det benyttes automatisk lenking i form av mappenavigasjon, slik at adgangsbegrensede områder kun er synlige for de som har tilgang. Vær oppmerksom på at ved bruk av begrensede leserettigheter, skal rettighetene bli smalere nedover i strukturen. Du skal ikke for eksempel ha en åpen mappe i en lesebegrenset mappe. En index.html-fil skal heller ikke ha andre rettigheter enn mappen den ligger i.
Lese- og skriverettigheter
En bruker med skriverett kan opprette og slette mapper og dokumenter, samt vedlikeholde innholdet i dem og få tilgang til Rapporter-fanen for mappen.
- Linjeleder forvalter skriverett til mapper og dokumenter innenfor sin del av informasjonsstrukturen, normalt bør linjeleders enhet ha skriverett til denne delen av informasjonsstrukturen.
Administratorrettigheter
Administratorrettigheter innebærer privilegier til å tildele og frata grupper og enkeltbrukere rettigheter. I tillegg gir administratorrettigheter også lese- og skriverettigheter til mapper og dokumenter rettigheten omfatter. Følgende gjelder:
- IT-avdelingens webredaksjon forvalter administratorrett til mapper og dokumenter innenfor sin del av informasjonsstrukturen
- Ved oppretting av dokumenter og mapper sørger den som oppretter for at objektet får riktige rettigheter der disse må avvike fra rettighetene objektet arver. Endring av rettighetene må da avtales med informasjonseieren (linjeleder eller IT-avdelingens webredaksjon)
- Gruppen ‘usit-web-red’ skal ha administratorrett til åpne mapper og dokumenter på IT-avdelingens nettsted, samt mapper og dokumenter der leserettigheter er begrenset til alle på universitetet (‘alle@uio.no’), tilsatte på universitetet (‘uio-tils’) eller alle i IT-avdelingen (‘usit’).
Andre mapper og dokumenter
For mapper og dokumenter med strengere lesebegrensning enn alle i IT-avdelingen så avgjør eier og linjeleder om andre skal tildeles administratorrett.