Nettredaktør grunnenhet - institutt, senter

Rollebeskrivelse

• Nettredaktør ved grunnenhet har en klart definert rolle innenfor informasjons- og kommunikasjonsarbeidet på enheten.
• Nettredaktøren sitter i eller har møterett i lederforum eller har nær kontakt med den øverste ledelsen på grunnenheten.
• Nettredaktøren rapporterer faglig direkte til leder - kontorsjef eller instituttleder.

Myndighet

• Gi eller ta bort retten til å publisere på grunnenhetens nettsider.
• Gi pålegg til publisister om å følge retningslinjer.
• Gjøre endringer på grunnenhetens nettsider som ikke følger retningslinjer og standarder.
• Gjøre innkjøp av varer og tjenester innenfor det budsjetterte.

Ansvar

• Lede lokal redaksjon ved enheten.
• Være bindeledd mellom enheten og hovedenheten.
• Operasjonelt redaksjonelt ansvarlig for nettsider på enheten, men dette betyr ikke at det bare er nettredaktør som skal publisere på nettstedet.
• Redaksjonelt oppfølgingsansvar i forhold til enhetens nettsted, inkludert underliggende enheter.
• Foreslå budsjett for nettstedet.
• Sørge for at retningslinjer for nettstedet blir fulgt.
• Ha et system for at rettigheter blir tildelt publisister.
• Gi godkjenning innenfor myndighetsområdet eller ta saken videre.
• Lede utviklingsprosjekter eller være prosjekteier.

Oppgaver for nettredaktør på enhet

Innhold: følg opp, oppdater, avpubliser, slett

1. Rådgi hvis nytt innhold skal lages av publisister på enheten. Spør hvorfor og for hvem, og rådgi på hvordan nettsiden(e) skal bygges opp. Kvalitetssikre at det som publiseres følger retningslinjene og er tråd med konseptet eller enhetens og UiOs mål, prioriteringer og ambisjoner. Sørg for at innholdet svarer på brukernes behov, og test dette når nødvendig. Dette gjelder også når du selv produserer innhold.
2. Hjelp innholdseiere med publisering og kvalitetssjekk hvis de har for lite ressurser eller lav kompetanse. Gi opplæring selv, eller send dem på sentrale kurs når nødvendig.
3. Følg opp at prioritert innhold til en hver tid er korrekt. Det er innholdseierne som har ansvar for å sørge for at det er faglig korrekt, men nettredaktør bistår med publisering hvis behov.
4. Lag egne oppdaterings- og vedlikeholdsrutiner for når dere skal oppdatere, avpublisere og slette hvilket innhold, og spesifiser hvilke publisister og innholdseiere som har ansvar for å gjøre jobben, og hvor ofte den må gjøres. Se eksempel på hvordan du kan holde oversikt (excel).
5. Slett filer som ikke lenger er i bruk, som kan ses i redigeringsmodus. Eksempler er test-sider, index-old-sider etc.
6. Språk: Sjekk om innholdet skal publiseres både på norsk og engelsk, og at nynorsk innhold utgjør 25 prosent.
7. Måling og analyse: Følg opp statistikk for enheten og gjør nødvendige analyser, eller be om hjelp til dette fra nettredaktør på UiO.
8. Besvar og følg opp e-poster som kommer til nettredaktør på enheten.
9. Markedsfør og profiler nettinnhold hvis behov, og koordiner med andre kommunikasjonstiltak.

Ha oversikt over egne publisister, deres ansvarsområder, ressurser og kompetanse

1. Hvem oppdaterer hvilke sider? Nettredaktøren må til en hver tid vite hvem som har ansvar for hvilke sider på sin enhet. Dokumenter i et excel-ark som viser informasjonsarkitekturen, evt. på andre gode måter. Se eksempel på hvordan du kan holde oversikt (excel).
2. Gi rettigheter til publisister, sett dem inn i hvilke retningslinjer som gjelder, følg dem opp ut fra behov og sørg for at de får nødvendig opplæring sentralt eller av nettredaktør på enheten. Se kurstilbudet.
3. Fjern redigeringstilgang til publisister som ikke har tilstrekkelig kompetanse, og hjelp dem heller med publiseringen. Fjern også tilgangen til de som ikke lenger skal publisere på nettsidene.
4. Hvis fakultetet eller instituttet har opprettet tema-ansvarlige, må en rollebeskrivelse og oppgaveliste lages for dem, for å tydeliggjøre tema-ansvarliges ansvar og myndighet.
5. Lag en plan for å fjerne innhold om det ikke er ressurser til å vedlikeholde alt som enheten har per nå.

Forankring og rådgivning

1. Ha jevnlig, minimum to ganger i året, planleggingsmøte med egen kommunikasjons- og linjeledelse: informasjonsleder, fakultetsdirektør/dekan eller kontorsjef/instituttleder. Tema: ressurs-spørsmål, enhetens strategi og hvordan nettet kan bidra i å oppfylle den, planer, prioriteringer etc. Hvis egen kommunikasjonsleder: hvordan brukes nettsidene best mulig for å oppnå enhetens kommunikasjonsmålsetninger? Hvordan understøtter nettet enhetenes kommunikasjonsmål?
2. Rådgi ledelsen jevnlig på hvordan nettet best kan bidra til at enhetens mål blir oppfylt og på hvilke brukeroppgaver som er viktigst å tilfredsstille.
3. Rådgi nettredaktøren på UiO mht. videreutvikling av nettsidene til UiO. Meld inn behov fra enhetene. Videreformidle informasjon og retningslinjer fra UiOs nettredaktør.
4. Ha jevnlig kontakt med studieweb-redaktør på enheten for å rådgi mht. nettpublisering og samkjøre formidling.

Sikre at alt innhold følger retningslinjene og er kvalitetssikret

1. Følg opp rapportene om enhetenes nettsted angående: lenkefeil, html-validering, filnavn, bilde-brudd, word-innhold. Nettredaktøren utfører oppgavene selv, eller delegerer og påser at publisister gjør dem.
   Målet er å ikke ha lenkefeil, feil html-kode, feil filnavn etc. Rapportene må derfor sjekkes ofte, og feilrettinger må skje kontinuerlig. Anslagsvis hver uke.
2. Legg inn tilbakemeldingsfunksjonen på de fleste sider, og følg opp tilbakemeldingene.
3. Følg opp at prioritert innhold følger prinsippene for skriving for nett.
4. Følg opp at retningslinjer for bildebruk følges på alle nettsider og kunne enkel bilderedigering.
5. Følg opp at retningslinjer for bruk av norsk og engelsk følges.
6. Følg opp arbeidet for å øke andelen nynorsk på uio.no.
7. Følg opp at personpresentasjonene avpubliseres når noen slutter, og oppdateres ved nyansettelser og hvis folk er i permisjon. Enten gjør nettredaktøren jobben selv, eller sørger for at rutiner for arbeidet følges opp av dedikerte personer.
8. Følg opp at tema-veiledninger følges – for personpresentasjoner, forsider, studier, forskning, livet rundt studiene, tjenester og verktøy, om enheten og for ansatte.
9. Følg opp at informasjonsarkitekturen er korrekt og følger UiOs retningslinjer og maler.

Lede lokal redaksjon og planlegge enhetens nettarbeid

1. Led eventuell lokal redaksjon. Tema: planer, vedlikehold, kompetanseheving, behov, sentrale retningslinjer og rutiner etc.
2. Lag egne planer for prioriterte oppgaver på enheten, og samkjør dem med felles planer for hele UiO.
3. Fakultet: Bistå studiewebredredaktør ved behov, og inkluder arbeidet med studiesider i felles planer.

Kompetanseheving

1. Delta på kompetansehevende tiltak arrangert av UiOs nettredaktør, hold deg oppdatert om UiOs retningslinjer for nettpublisering og hold deg oppdatert på fagfeltet generelt.
2. Lær å bruke publiseringsløsningen Vortex og hold deg oppdatert på nye løsninger. Redaktører på fakultet, UB og museum er superbruker.