Organisasjonsendringer - konsekvenser for nettsider

Redaksjonelt ved organisasjonsendringer:

1. Informere i organisasjonen hva som skjer for de berørte - etter behov. Hva må hver enkelt gjøre, og hva blir gjort for dem? Hva bør de vite?
2. Hvem gjør hva av punktene under? Hvem skriver nye tekster, justerer gamle etc.? Hvem må innhold forankres hos?
3. Enhetspresentasjon: ny stedkode gir nytt oppsett. Endre teksten til å beskrive ny enhet og legg inn ny stedkode. Evt. avpubliser/slett gamle presentasjoner og lag nye, med ny stedkode, som må publiseres når endringer trer i kraft.
4. Personer: sjekk at de tilhører riktig enhet. Er de lagt under avdelinger og seksjoner som nå opphører, må korrekt organisasjonsstruktur lages og personpresentasjonene må flyttes. Korrekt enhet på personpresentasjonen får de ansatte automatisk hvis data hentes fra SAP, og endringene gjøres der. De som manuelt har skrevet inn info, må endres. Sjekk rapport for dette per enhet. Rapporter ligger under fanene "Rapporter" i Vortex, under lenken "Personpresentasjoner som ikke benytter data fra LDAP".
5. Lenkesjekk og evt. redirects fra viktige sider - må lage en oversikt og evt. få hjelp fra USIT for å scripte.
6. Er det mange som lenket inn til sidene som nå flyttes/slettes? Bør de få beskjed om de nye URL-ene slik at de raskt får oppdatert sine sider?
7. Tjenestetilbudet: endres det som følge av omorgniseringen? Innholdet på nettsider om tjenester må gås gjennom, siden de kan inneholde ting ala "Denne avdelingen er ansvarlig for ..."
8. Innholdseiere - endres det som følge av omorganiseringen? Evt. nye eiere av innholdet må få beskjed. Kontaktpunkter må evt. oppdateres. Kontaktpunkter per tema/nettside: sjekk om endringer i navn, e-post etc. Mange e-postadresser er av typen avdelingsnavnforkortelse-redaksjon@admin.uio.no etc. Disse må endres, gjerne til noe mer generisk.
9. Sjekk "ansvarlig for denne siden"-kontaktpunkter i footer. Er de korrekte, eller må de oppdateres?
10. Logo: nye enheter får ny logo av grafiske designere. USIT sørger for at de implementeres på nettstedet.
11. Sentrale nettsider under "Om UiO/organisasjon" og tilsvarende på enhetene: oppdater med nye enheter etc.
12. Arkivere gamle nettsider? Enten på pre-nyuioweb (få hjelp av USIT til det) eller i Ephorte?

Institutt-nettstedene - når to slås sammen (og 9-11, 13 mht. organisasjonsendringer)

USIT:

1. Opprette ny instituttmappe, adgangsbegrenset
2. Kopiere begge instituttmapper på <fak>.uio.no til ny instituttmappe
3. baser nytt institutt på det største/mest relevante instituttet ved å flytte hele dette inn i ny instituttmappe
4. Lage logo for nytt institutt
5. sett opp nytt emnesøk her: http://www.<fak>.uio.no/vrtx/decorating/resources/coursesearch/<fak>-<inst>-search.txt, som skal peke på ny instituttemnemappe under uio.no/studier/emner/<fak>/ (både på norsk og engelsk)
6. rediger forsideboks for studier mtp. nytt emnesøk og felles programmer (både på norsk og engelsk)
7. endre adressefil her http://www.<fak>.uio.no/vrtx/decorating/resources/addresses/
8. sett "ansvarlig for denne siden" (epost og navn) under https://www-adm.<fak>.uio.no/<inst>/?vrtx=admin&mode=aspects
9. Kjør lenkeretting og sett opp evt. redirects
10. Kjør evt. søk-erstatt på gamle instituttnavn og forkortelser
11. arkiver gamle instituttmapper på prenyweb
12. åpne ny instuttmappe, adgangsbegrens (strengt) de to gamle (for å unngå at prosjekter, grupper osv. dukker opp dobbelt. internt vortex-søk bryr seg ikke om robots.txt
13. reindexere <fak>-host
14. slett gamle instituttmapper fra web

Redaksjonelt

1. Flytt fast, unikt innhold, som forskningsgrupper, forskningsprosjekter osv. fra det andre instituttet inn i relevante mapper i ny instituttmappe.
2. Flett resten av innholdet fra det andre instituttet inn i ny instuttmappe (manuelt, og ved å flytte mapper/enkeltdokumenter)
3. Det kreves dobbeltpubliseringsperiode fra og med kopi tas av instutter til åpning av ny instituttmappe

uio.no/studier ved sammenslåing av to institutter

Generelt: oppdatere enhetsnavn og forkortelser i tekstene.

Emner:

1. opprette ny, adgangsbegrenset emnelisting for nytt institutt under /studier/<fak>/
2. legg inn alle innstillinger og filtre fra de to aktuelle emnelistingene
3. åpne ny emnelisting for alle
4. flytte alle emnemapper fra de to gamle til den nye
5. opprette ny kontaktpunkt-fellestekst og sett den på alle emnene
6. kjør lenkeretting
7. reindexere uio.no mtp flytting av emner
8. reevaulering av timeplan-dokumentene pga. ny path slik at inkludering av undervisningsplan fungerer
9. engelsk instituttmappe: opprett i engelsk struktur, legg inn feed fra norsk emnemappe, rett lenke fra engelsk emneoversikt. Oppdater emnesøk på engelsk.

Emnegrupper:

1. Ny kontaktpunkt-fellestekst (samme som for emner)

Programmer:

1. Oppdater kontaktvelger og evt. forekomster av instituttnavn i tekst

Utvekslingsavtaler:

1. Oppdater enhetsliste og institutt-mappenavn i enhetsvis avtaleoversikt
2. Oppdater kontakt-fellestekst