Sett frister for kommende periode
EpN-admin setter datoer for kommende periode i samråd med USIT (v/Monica Stamnes og Håvard Fosseng), AKS (v/studiewebredaktør) og fakultetene (v/EpN-kontakter).
Husk ...
- Høstferie, påske, helligdager i mai
- USIT vil helst ikke publisere emnesidene på fredag eller dagen før helligdag
Hvilke datoer må settes?
- Åpning av EpN
- Datoer for FS-eksport
- Dato for tidligste kjøring av opprettingsscriptet til IT-avdelingen (tekst i årshjul for studieinfo: "H24-emnebeskrivelser opprettes automatisk hvis alt er på plass i FS. Den får navnet "index-h24.html")
- Datoer for publisering av emnebeskrivelser og semestersider
- Stenging av EpN (avslutte planleggingsperioden, tømme EpN)
- Evalueringsmøte med koordinatorene
Se årshjul og tidligere frister her.
Vi eksporterer til FS mandager i oddetallsuker, unntatt i juli.
Fakultetene setter lokale frister selv, for eksempel hvis godkjennerne må bli ferdige innen 6. oktober og FS-klarerne til 12. oktober. Disse ligger i lokale årshjul.
Evalueringsmøtet kan være 1-2 uker før åpning av neste planleggingsperiode.
Hva må gjøres etter at datoene er satt?
- Oppdatere EpN-årshjulet
- Gi beskjed om datoene til Helge J. Bjørnhaug i DIG
- Gi beskjed til fakultetene i fakultetskoordinator-Teams
Røkte roller (bare november)
Åpne EpN, gå til Innstillinger -> Brukerroller. Velg rolle Godkjenner og sted 185.<fakultet>, hak av "Med underenheter". Send en liste per fakultet til fakultetskoordinator og be dem melde tilbake til epn-hjelp@admin.uio.no hvis noen på lista ikke trenger Godkjenner-rolle lenger. Sett disse tilbake til Fagperson.
Sett verdiliste
Når du setter verdilista bestemmer du hvilke verdier, eller koder, fra FS som skal være tilgjengelig i EpN for brukerne.
Verdier som skal være valgbare for brukere må hakes av, og dukker da opp i kolonnen til høyre.
NB: Infotyper
Infotyper, for både emner- og studieprogram, må ha J i feltet WebApp i infotype-bildet for å komme over til EpN. Disse verdiene, samt sorteringsrekkefølgen, er det svært viktig at du henter inn fra FS FØR du åpner ny planleggingsperiode.
Synkronisering - hente verdilister fra FS
Når vi henter data fra FS til EpN kalles dette for synkronisering. Synkronisering er et eget valg under innstillinger for administratorer. Etter at du har åpnet EpN for en ny periode, er det viktig at du oppdaterer EpN med verdilisteverdier, fagpersoner og emner.
Spesielt om infotyper og synkronisering
Merk spesielt at hvis du vil endre på navn eller rekkefølge for infotyper, må du bruke følgende framgangsmåte for at oppdateringen skal gjenspeiles i EpN under Feltinnstillinger/redigering:
- Kopier hjelpetekstenes innhold først, ellers vil du miste innholdet
- Oppdater navn eller sorteringsrekkefølgenummer på infotype i FS
- Synkronisering grunndata (verdilister)
- Fjern aktuelle infotyper fra "valgte verdier" i verdilisten og lagre
- Hent aktuelle infotyper tilbake til "valgte verdier" i verdilisten og lagre
Typisk skal sorteringsrekkefølgen for emneinfotyper i FS være lik rekkefølgen vi vil ha informasjonen ut på nettsidene i vortex for å gjøre eventuell korrekturlesning lettere.
Sett feltinnstillinger og hjelpetekster
Feltinnstillingene styrer hvilke regler som gjelder for det enkelte datafelt i EpN. Du må sjekke at det er riktige standardverdier for de datafeltene som skal ha det, og du setter hvilken rolle som skal måtte fylle ut og kunne se hvilket innhold. Hjelpetekster kan være nyttige for å veilede brukere, og kan settes på både norsk og engelsk.
For å kunne fylle ut dette riktig må du har et klart bilde av bruken av stadier og roller i EpN ved UiO.
Hvert eneste enkeltfelt må ha vært gjennomgått med tanke på:
- hvem som skal kunne se innholdet (rolle)
- hvem som skal kunne endre innholdet (rolle)
- på hvilket stadium innholdet må være registrert
I eksempelet over kan fagpersoner se campus, men bare FS-klarerer kan endre det. Siden UiO ikke har flere campuser, så er verdien ikke påkrevd. [endres med studier på Kjeller?]
Generelt skal innhold om faglige forhold registreres av fagperson, men de bør slippe å forholde seg til FS-sjargong og administrative inndelinger, slik at dette forbeholdes godkjenner og fs-klarerer-rollene ved UiO.
- Default-verdi er standardverdier som legges til automatisk ved nyopprettede emner.
- Verdier markert med hengelås kan kun registreres når man oppretter et emne. Det er ikke mulig å endre disse verdiene for emner som importeres fra FS/allerede har gått. Ønske om endringer i disse feltene vil tilsi at emnet må legges ned og opprettes som nytt emne.
Endre på feltinnstillinger eller hjelpetekster for en verdi
Hjelpetekstene i EpN lager vi selv, og dersom du vil endre på feltinnstillinger eller opprette eller endre på hjelpetekster, så begynner du ved å klikke på raden med verdien du vil legge til en hjelpetekst til.
Klikk på ønsket rolle og stadium for å endre på innstillingene for dette. Opprett default-verdi ved å velge blant de verdiene som dukker opp som valgbare.
Hjelpetekster til feltet skrives inn under henholdsvis bokmål, nynorsk og/eller engelsk-feltet. Vi har fagmiljøer med endel fremmedspråklige brukere, så det bør opprettes hjelpetekster på engelsk.
Emneinfo
De feltene som dukker opp for fagperson, og godkjennere, som er knyttet til emneinfo styres både fra registreringer under "Emneinfo"-fanen, og under fanen "øvrige". Språkreglene, altså hvilke språk det skal være mulig å opprette emneinfofeltene på, styres herfra, og valgbare språk er hentet fra verdilista Språk for emneinfo.
Personrolle - brukes ikke ved UiO
Feltinnstillinger for personrolle viser fram roller som er lagt til i verdilista. Personrolle legges på emne samlebilde dersom det opprettes her, men kommer ikke automatisk over til undervisningsenheten for semesteret som planlegges, og tjener dermed ingen funksjon ved UiO. Dersom noen av rollene er påkrevd ved et stadium, så opprettes en tom rad automatisk på emnet med fra/til-datoer i samsvar med planleggingsperioden i hovedinnstillinger. Den tomme raden MÅ fylles ut med et navn for at man skal kunne sende emnet videre til neste stadium i planleggingsprosessen.
Selvmotsigende oppsett
Det er i teorien mulig å sette opp selvmotsigende oppsett for feltinnstillinger, dvs at du lager et krav om at en oppgave skal være utført på utkast-stadiet, men at feltet kun kan endres av en høyere rolle enn fagperson. Du får et varsel dersom du setter et slik selvmotsigende oppsett.
Vurderingsmaler (ikke i bruk ennå)
Vurderingsmaler er en underkategori i verdilistene. Her setter du hvilke koderverdier som brukerne kan velge blant når det gjelder vurdering.
For eksempel setter du kodeverdier som brukerne kan velge blant når det gjelder karakterregler på samlet vurdering. Her skal UiO-brukere kun få velge mellom 30 A-F eller 38 bestått/ikke-bestått, men du setter også hvilke vurderingsformer eller ordningskoder som skal være mulige å velge for gitte typer vurdering. Stort sett vil en vurderingstype ha en unik kode for vurderingsform eller vurderingsordning. Unntaket er oblig'er, hvor brukeren kan velge mellom D deltagelse eller Ø øving.
Merk spesielt at vi med overgang til EpN ikke lenger kan ha vurderingsform 'null' for obligatoriske aktiviteter. De må ha en vurderingsform.