1. Opprett emnet i EpN
Se følgende veiledning for å opprette et nytt emne i EpN. Som det står beskrevet kan du enten opprette et emne fra bunnen av eller kopiere et eksisterende emne.
Se følgende nettside om emnekodestruktur ved HF. For videreutdanningsemner bruker du normalt de samme bokstavprefiksene i emnekodene som for ordinære emner, men du legger i tillegg til postfikset V (for videreutdanningsemne), f.eks. IDE1001V eller MUS2010V. Dersom videreutdanningsemnet som skal opprettes er (nesten) identisk med et ordinært emne, kan du bruke emnekoden til det ordinære emnet og legge til V til slutt.
Versjonskode for nye emner skal alltid være 1.
2. Registrere emnedata og tekster til emnebeskrivelsen
I EpN er det noen emnedata som må fylles ut før et nytt emne kan sendes til endelig godkjenning og FS-klarering på fakultetet. I tillegg må alle tekstene i emnebeskrivelsen legges inn i EpN før emnet sendes til FS-klarering.
Instituttet/STK fyller ut i følgende i EpN for nye videreutdanningsemner:
2.1 I fanen 'Generelt
- Studienivå: Velg én av følgende alternativer i nedtrekksmenyen:
- For bacheloremner på 1000-nivå: Grunnleggende emner, nivå I (100)
- For bacheloremner på 2000-nivå: Videregående emner, nivå II (200)
- For bacheloremner på 3000-nivå: Tredjeårsemner, nivå III (300)
- For masteremner: Høyere grads nivå (500)
- Administrativt sted: Velg stedkoden emnet skal ligge på i nedtrekksmenyen
- Studieansvarlig sted: Velg samme stedkode som for «Administrativt sted».
- Vekting: Skriv inn antall studiepoeng
- Navn (bokmål – nynorsk – engelsk) - Se HFs krav til emnenavn:
- Emner som tilbys på norsk: Fyll inn emnenavnet på bokmål, nynorsk og engelsk
- Emner som tilbys på engelsk: Fyll inn emnenavnet på engelsk i alle feltene.
- Første undervisningstermin: I nedtrekksmenyen velger du semesteret emnet skal tilbys første gang
- Siste undervisningstermin: La feltet være tomt.
- Første eksamenstermin: Samme semester som undervisningsterminen (med unntak av emner som skal gå over to eller tre semestre).
- Siste eksamenstermin: La feltet være tomt.
- Språk: Legg inn undervisningsspråk
2.2 I fanen 'Rapportering' - ikke registrer noe her
Du skal ikke registrere noe i denne fanen.
Videreutdanningsemnene skal ikke knyttes til ordinære studieprogrammer, og fakultetets EpN-koordinator sørger for at riktig FS-program for videreutdanningsemner registreres i denne fanen.
2.3 I fanen 'Undervisning'
I feltet Undervisningstermin: Velg en verdi fra nedtrekksmenyen som passer til emnet og når det skal tilbys. Valgmulighetene gjelder om emnet går vår eller høst eller både vår og høst, samt om emnet går over ett eller to semestre.
I feltet Undervisningstermin beskrivelse: Skriv inn informasjon om at det er et videreutdanningsemne og om det er planlagt å tilby emnet flere ganger eller regelmessig. Informasjonen du skriver inn i dette feltet er kun til informasjon til FS-klarerer på fakultetet og vises ikke i emnebeskrivelsen.
Med rollen 'godkjenner' vil du ikke få mulighet til å registrere/endre påmeldingstype i feltene "Etteranmelding" og "Påmelding". Fakultetets EpN-koordinator registrerer påmeldingstype MANUELL for alle nye videreutdanningsemner, siden emnene har påmelding via EVUWeb.
2.4 I fanen 'Emneinfo'
Se følgende nettside med HFs krav til emnebeskrivelser der det er informasjon om hva som skal være med av informasjon i de ulike feltene i emnebeskrivelsen. Vær oppmerksom på at det kan være behov for å tilpasse tekstene i emnebeskrivelsen til målgruppen for emnet. Se derfor kommentarer under til feltene som skal fylles ut.
Skriv inn tekster eller legg inn informasjon i følgende felt (de som har fet skrift er obligatoriske, mens resten bare skal fylles ut dersom det er relevant):
- Kort om emnet
Dersom emnet er beregnet for en bestemt målgruppe, kan du gjerne skrive inn informasjon om dette under dette punktet i tillegg til vanlig informasjon om emnets faglige innhold/tema. - Hva lærer du
- Opptak til emnet
Her må det være informasjon om hvordan søkerne skal søke på emnet. Søkerne bør ikke sendes videre til EVUWeb før emnet har blitt lagt inn der og det er klart til søking. Det bør derfor først legges inn en tekst om at at det kommer nærmere informasjon om å søke opptak senere. Skriv f.eks. inn følgende setning:
"Du søker på dette emnet i EVUWeb. Det vil bli lagt ut nærmere informasjon om søknadsprosessen for høsten 2024 og søknadsfrist når dette er klart." eller en lignende tekst.
Denne teksten må endres når det er åpnet for søking til emnet i EVUWeb, se mer om det nederst på denne nettsiden. - Obligatoriske forkunnskaper
Alle opptakskravene på emnet må være beskrevet i dette punktet. Se mer om opptakskrav for videreutdanningsemner i rutinebeskrivelsen for opprettelse og administrasjon av videreutdanningsemner på HF.
Generell studiekompetanse skal føres opp som obligatorisk forkunnskapskrav for videreutdanningsemner. Skriv inn dette og lenk gjerne til UiOs nettside om dette. - Anbefalte forkunnskaper
-
Overlappende emner
OBS! Teksten som skrives inn i dette feltet er kun til informasjon til saksbehandler som skal registrere overlapp i FS. Emnebeskrivelsen henter informasjon om overlapp rett fra FS. - Undervisning
Skriv gjerne inn tidspunktene for undervisningen og sted (dersom dette er avklart). Hvis tidspunktene ikke er avklart, bør det være informasjon om hvordan undervisningen organiseres og når i semesteret undervisningen vil foregå. - Eksamen
- Hjelpemidler til eksamen
Må fylles ut dersom emnet har skoleeksamen. Skriv enten inn standardteksten om at ingen hjelpemidler er tillatt eller en tekst om hvilke hjelpemidler studenten får bruke. - Eksamensspråk
- Karakterskala
- Undervisningssemester:
Teksten du skriver inn i dette feltet vises i faktaboksen om undervisning og eksamen øverst i emnebeskrivelsen og vises etter informasjonen om undervisning. Dersom emnet har undervisning bare i deler av semesteret, kan du skrive inn en kort tekst om dette her slik at denne informasjonen blir lett synlig i emnebeskrivelsen.
Dersom du ønsker veileding for hvordan du legger inn tekst i feltene i fanen 'Emneinfo', kan du se mer om det i rutinebeskrivelsen for å opprette nye (ordinære) emner i EpN.
2.5 Legg inn kommentarer til FS-klarerer på fakultet
For at det skal være enkelt for fakultetets EpN-koordinator å se at det nye emnet er et videreutdanningsemne, skriv inn en kommentar om dette på følgende måte:
- Klikk på knappen «Legg til kommentar» i rammen «Handlinger» på høyre side.
- Skriv inn i feltet «Kommentartekst» at det er et videreutdanningsemne.
- Klikk på knappen «Lagre»
Du kan se kommentaren nederst på siden i fanen «Kommentarer».
3. Send emnet til endelig godkjenning og FS-klarering på fakultetet
Når all nødvendig informasjon for det nye emnet er lagt inn i EpN, inkludert alle tekstene som skal med i emnebeskrivelsen (i fanen Emneinfo) og kommentar med informasjon til FS-klarerer på fakultetet, kan instituttet/STK sende videreutdanningsemnet til endelig godkjenning og FS-klarering på fakultetet. Dette gjør du ved å klikke på knappen "S3 Klar for FS-klarering" på høyre side i rammen "Handlinger". Se følgende nettside om å sende et emne til et annet nivå i EpN.
For at du skal kunne sende emnet til FS-klarering må knappen «S3 Klar for FS-klarering» være grønn. Det betyr at du har fylt ut nødvendig informasjon. Men pass i tillegg på at du har lagt inn alle tekstene du skal i fanen "Emneinfo.
Dersom knappen «S3 Klar for FS-klarering» er grå med en varseltrekant, betyr det at ikke all nødvendig informasjon er fylt ut. Hvis du klikker på knappen, vil varseltrekanten også vises på den fanen/de fanene (og i feltet/feltene) som varselet gjelder.
4. Etter at emnet er sendt til FS-klarering
Fakultetets saksbehandler ser gjennom videreutdanningsemnene som blir sendt til endelig godkjenning og FS-klarering (bla. emnekode, emnenavn og opptakskrav) og registrerer nødvendige emnedata. Hvis det er noe som er uklart eller det er ting som må endres, tar fakultetets saksbehandler kontakt med institutt/STK.
Når det nye videreutdanningsemnet er ferdigbehandlet i EpN og godkjent av fakultetet, sender fakultetets saksbehandler emnet videre slik at det kan bli opprettet i FS. Instituttene/STK får beskjed når emnene er opprettet i FS og det har blitt opprettet en emnemappe og indexfil for emnet i Vortex.
4.1 Hva må instituttet gjøre?
- Institutt/STK må sjekke og korrekturlese index-filen for videreutdanningsemnet og melde inn eventuelle feil som skal rettes. Når emnebeskrivelsen for ferdig korrekturlest og klar til å bli publisert, be Fridtjof Jerve om å publisere den slik at du kan melde inn videreutdanningsemnet som et EVU-tilbud (i nettskjema til Studieavdelingen sentralt) for å gjøre emnet søkbart i EVUWeb. Se mer om dette i rutinebeskrivelsen for opprettelse og administrasjon av videreutdanningsemner på HF.
- Når emnet er opprettet som EVU-tilbud som er lagt ut i EVUWeb må teksten om opptak i emnebeskrivelsen endres, slik at det er lenke til EVUWeb og informasjon om søknadsfrist og eventuelt om søknadsprosessen. Du melder inn denne endringen via nettskjemaet som du finner på den sentrale nettsiden om korrektur av emnebeskrivelser i Vortex under punkt 3 om å melde inn/rette feil på følgende måte:
- Skriv inn emnekoden
- Hak av for "Opptak til emnet"
- Skriv inn at teksten om at det kommer beskjed om søknadsprosess og frist fjernes og skriv deretter inn teksten som skal legges inn. Et forslag til en generell tekst om å søke i EVUWeb er:
"Du søker på dette emnet i EVUWeb [lenke til EWUWeb] innen [dato for søknadsfristen]."
Dersom emnet har opptakskrav/forkunnskapskrav utover GSK, bør det også være informasjon om hva slags dokumentasjon søkerne må levere og at de skal laste det opp i EVUWeb.