Hvem har ansvaret for å anonymisere forsøkspersoner?
Fakultetene har ansvaret for at nødvendige forsøkspersoner blir anonymisert. Instituttenes prosjektledere har ansvar for å benytte egne anonymiseringsmaler for sine forsøkspersoner, mens økonomiseksjonen har ansvar for å ompostere totalbeløp fra basis og tilbake på prosjektene.
Hvordan skal forsøkpersoner anonymiseres?
Anonymisering gjennomføres slik:
1a. Utbetaling av honorar
Prosjektgruppen har ansvar for at det opprettes oppdragskontrakt til forsøksperson, hvis det er en utbetaling som er av en størrelse som er innberetningspliktig. Forskningskonsulenten følger rutiner for opprettelse av papirkontrakt. Velg delprosjektkode 100000002 eller annen delprosjektkode knyttet til bevilgning, slik at kostnader og utgifter føres på bevilgning og ikke synliggjøres knyttet til det forskningsprosjektet som forsøkspersonen har bidratt til.
Beløp på kr 1000 er skattefritt, men dersom personen får mer penger/gavekort skal det skattes av det samt UiO må betale arbeidsgiveravgift.
Ved refusjon av kostnader til reise og utlegg må forsøkspersonen selv registrere dette via BetalMeg-løsningen (dfo.no).
1b. Gavekort
Enheten bestiller gavekort via innkjøpsystemet og deler ut til forsøkspersoner.
Enheten må deretter sende en oversikt til Seksjon for lønn over hvem som har mottatt disse gavekortene. Seksjon for lønn trenger kostnadssted, navn på vedkommende, fødselsnummer og beløp på gavekortet.
Beløp på kr 1000 er skattefritt, men dersom personen får mer penger/gavekort skal det skattes av det samt UiO må betale arbeidsgiveravgift.
Ved refusjon av kostnader til reise og utlegg må forsøkspersonen selv registrere dette via BetalMeg-løsningen (dfo.no).
2. Innmelding til BetalMeg løsningen
Hvis dette kun gjelder kostnader knyttet til reise og utlegg, må forsøkspersoner først gis tilgang til bruk av BetalMeg.
Husk at den ansatte også her må inneha kontering på et delprosjekt som ikke er tilknyttet selve forskningsprosjektet. Velg delprosjektkode 100000002 eller annen delprosjektkode knyttet til bevilgning slik at kostnader og utgifter føres på bevilgning og ikke synliggjøres knyttet til det forskningsprosjektet som forsøkspersonen har bidratt til.
3. Seksjon for lønn anonymiserer videre bruk av personens informasjon
Seksjon for lønn legger inn verdi i reservasjonsfeltet i DFØSAP (deltypen 9100) ved å skrive «Reservert anonymisering». Da vil ikke personens informasjon brukes videre på nettsider eller i andre løsninger.
4. Ompostering av kostnader til faktisk forskningsprosjekt
Omposteringen foretas av prosjektøkonom eller andre i økonomifunksjonen.
Etter bonuskjøring kan prosjektøkonom hente ut transaksjonsoversikt enten i UNIT4 eller i Excel-format fra Lønnsrapporter fra SAPDFØ > Aktuelt fakultet.
De aktuelle transaksjonene kan flyttes til det faktiske forskningsprosjektet i Omposteringsløsningen. Det må ikke ligge personnavn i linjebeskrivelsen i regnskapsbilaget.
Enheten som omposterer kan velge å føre dette som:
- Frikjøp – konto 9405/9406, som er tilgjengelige i malen «Manuelt frikjøp» i Omposteringsløsningen
- Internhandel – konto 9111/9112, som er tilgjengelige i malen «Internhandel» i Omposteringsløsningen
Kostnader vil da være synliggjort på bevilgning og ompostert inn på forskningsprosjektet uten at forsøkspersonens navn synliggjøres i tilknytning til prosjektet.