Når leder har signert kontrakten vil det bli sendt en automatisk e-post med signeringslenke til den eksterne personen.
Se e-post som blir sendt ut ved oppretting av portaltilgang og som har en dfo@noreply-adresse (pdf).
Mottar ikke kontrakt
Hvis personen henvender seg til deg fordi hen ikke har mottatt kontrakten, kan det være følgende grunner:
- E-postadressen er feil: Du kan korrigere e-postadressen og sende ny lenke. Se hvordan du skal endre e-postadresse (dfo.no).
- E-posten har havnet i spamfilteret: Be personen se i spamfilteret.
- Personen bruker en e-postadresse som har brannmurer: Be om privat e-postadresse, endre adressen og send lenke på nytt (dfo.no).
Mottar ikke SMS
Dersom personen ikke har fått tilsendt SMS, kan det hende telefonnummeret er registrert feil. Pass på at landkoden ikke er lagt inn i feltet for telefonnummer. Du kan korrigere telefonnummeret og sende ny lenke for signering (dfo.no).
Får ikke endret personopplysninger
Får ikke endret adressen
Hvis personen er aktiv i SAP (lønnssystemet) kan det av og til være utfordringer for den eksterne personen å endre adressen.
Be den eksterne om riktig adresse og send den til toa-hjelp@admin.uio.no. Send også med startdato for kontrakt, navn på person og ansattnummer (hvis du har). Da kan Seksjon for lønn legge inn riktig adresse fra kontraktsstart.
Får ikke endret bankopplysninger
Hvis kontrakten lages tilbake i tid (før dagens dato) og personen har en aktiv kontrakt i systemet, kan det hende hen ikke får endret bankopplysninger. Hvis personen tar kontakt med deg kan dere avtale hvordan du skal motta nye bankopplysninger.
Ta kontakt med toa-hjelp@admin.uio.no.
Seksjon for lønn kan ikke endre bankopplysninger tilbake i tid (før dagens dato). Selv om Seksjon for lønn endrer kontonummeret vil det gamle kontonummeret dukke opp for den eksterne ved signering. Du har to muligheter:
- Be den eksterne personen avslå kontrakten og du kan korrigere startdatoen i kontrakten til dagens dato. Personen vil få opp riktige bankopplysninger ved signering.
- Avtal med den eksterne personen at hen skal signere kontrakten med gamle bankopplysninger. Send korrekte bankopplysninger til Seksjon for lønn og be dem oppdatere bankopplysningene. Husk å sende navn og ansattnummer i e-posten til toa-hjelp@admin.uio.no.
Får ikke signert kontrakten
Av og til får ikke personer til å signere kontrakten sin. Mange klarer å fylle ut all informasjonen de skal, samt klikke signer og deretter står systemet og spinner. Dette skyldes som regel at noe er feil utfylt. Dessverre er ikke feilmeldingene like gode og det er ikke mulig å klikke seg tilbake i kontrakten.
Tips til å løse signeringsproblemer:
- Send veiledning for signering på norsk Signere kontrakt | DFØ (dfo.no) eller engelsk Sign the contract | DFØ (dfo.no)
- Bruk nettleserne edge, google chrome eller firefox. Det er utfordringer med Mac og nettleseren safari.
- Slett netthistorikken i nettleseren.
- Åpne Chrome-appen. på Android-enheten din.
- Klikk på Mer. Innstillinger.
- Klikk på Personvern. Slett nettlesingsdata.
- Velg en tidsperiode, for eksempel Siste time eller Alle datoer.
- Velg informasjonstypene du vil fjerne.
- Klikk på Slett data.
- Logge på inkognito: Åpne Google Chrome på datamaskinen din og klikk på ikonet med tre prikker plassert øverst til høyre i nettleservinduet. Gå deretter til det tredje alternativet for å åpne Nytt inkognitovindu. Du bruker også en hurtigtast for å aktivere inkognito: Windows, Linux eller Chrome OS: Trykk Ctrl + Shift + n.
- Utenlandske må laste opp passet sitt i JPG-fil (bildefil), ikke PDF.
- Personer må ikke laste opp reiseregninger eller utgiftsrefusjoner i forbindelse med signering.
- Noen ganger hjelper det at saksbehandler sender ny lenke til hvordan endre telefon eller e-post (dfo.no).
Dersom den eksterne personen forsøker å signere flere ganger, men ikke får det til, bør det vurderes om kontrakten opprettes på papir.
Hvis dere beslutter at det skal opprettes en papirkontrakt, må dere gi beskjed til Seksjon for lønn om at kontrakten i toa må slettes. Send sekvensnummeret til toa-hjelp@admin.uio.no. DFØ sender ut purringer på kontrakter som ikke er signert hver femte dag. Derfor er det viktig at kontrakter som ikke skal signeres blir slettet.
Videre oppfølging
Trenger du hjelp?
Ta kontakt med toa-hjelp@admin.uio.no