Bilagslønn og reiser
Omposteringsbilag (excel) fylles ut og sendes elektronisk til Seksjon for lønn.
Månedslønn
- Ompostering av månedslønn innenfor stedkoden sendes som en bestilling i ePhorte.
- For ompostering av månedslønn ved frikjøp.
Frikjøp
Ved frikjøp kostnadsføres lønn på en annen enhet enn den den ansatte er knyttet til i SAP. Dette kan være aktuelt for:
Bilagslønn for enkelttimer eller overtid
- Hvis det er avtalt frikjøp av arbeidskraft for en kostnadsenhet, skal det opprettes hovedboksbilag for manuelt frikjøp i Omposteringsløsningen.
- Hvis den ansatte arbeider for annen enhet utenfor alminnelig arbeidstid, skal den ansatte føre dette som ordinær overtid i selvbetjeningsportalen. Dette går da til ordinær leder for godkjenning og deretter må det lages et hovedboksbilag for manuelt frikjøp i Omposteringsløsningen.
Månedslønn
- Hvis det er avtalt frikjøp i en fast stillingsprosent i en bestemt periode, er det bedre å registrere dette i lønnssystemet enn å måtte lage frikjøpsbilag i hovedboken i ettertid. Send melding i ePhorte til Seksjon for lønn med informasjon om:
- periode
- stillingsprosent
- full kostnadsstreng (stedkode for mottakende enhet, tiltaksnummer og evt. prosjektnummer)
- Kontering av lønn med tilhørende sosial kostnader vil da bli ført (helt eller delvis) på den enheten som frikjøper. Organisasjonsmessig tilhørighet for personen vil fortsatt være den enheten hun eller han er ansatt ved, slik at meldinger om overtid, ferie og fravær blir sendt til ordinær leder.
Arbeidsgiveravgift og andre avledede konti
- Alle avledede artskonti som berøres av et omposteringsbilag, blir automatisk korrigert.
- Det skal derfor ikke spesifiseres separate omposteringer av feriepenger, arbeidsgiveravgift, pensjonstrekk m.v.
- Slike artskonti kan ikke omposteres alene uten at grunnlaget samtidig omposteres.
Frister
Det er samme frister for ompostering som for tilsvarende type ordinære bilag, se kjøreplan for utbetaling av lønn og refusjoner..
Særskilt om årsavslutningen
- Frist for levering av omposteringsbilag for føringer fram til og med november, er den samme som for ordinære lønnsbilag til utbetaling i desember.
- Frist for levering av omposteringsbilag for føringer i SAP i desember kunngjøres vanligvis ikke før begynnelsen av november.
- Seksjon for lønn kan ompostere bilag for inneværende år i SAP. Ved ompostering av prosjekter er det en forutsetning at prosjektet fortsatt er åpent. Omposteringer meldes inn fortløpende gjennom året.
- Ved omposteringer for tidligere år må enheten selv gjøre dette via interkontoer.
Gjenfinning av original transaksjon som skal omposteres
- Den enkelte transaksjonen som skal omposteres finnes i SAP under bildet for enkelttransaksjoner, i reisemodulen eller ved å gå via samlebilagene. Den komplette konteringsstrengen finnes oftest via samlebilaget. Det pågår et kontinuerlig arbeid med å lage nye rapporter for å bedre informasjonstilgangen.
- Informasjon om ompostering og uthenting av referansenummer, konteringsopplysninger m.v. finnes i veiledning i SAP for LES-brukere.
- Forøvrig viser vi til veiledningen for lønnsrapporter fra SAP for gjenfinning av lønn.
Aktuelle transaksjonskoder
| Transaksjonskode | Navn | Beskrivelse |
|---|---|---|
| YHR_REISEDATA_UO01 | Konteringsrapport for reiser | Gir konteringsopplysninger for reiser og utleggsrefusjoner. |
| S_AHR_61015471 | Bilagsnummer for posteringer | Brukes for å finne bilagsnummer for posteringer i relevante infotyper, eksempelvis IT14 (faste tillegg og trekk), 15 (variable tillegg), 509 (flere stillinger) og 2010 (godtgjørelsesposter). Informasjon om konteringen for fast månedslønn i IT8 finnes i IT27. |
| S_AHR_61016401 | Registrerte reiser | Viser registrerte reiser enten de er utbetalt eller ikke. Her kan man finne konteringsinformasjon og reisenummer for den enkelte reise. |
| YHR_VIS_KONTERINGSKJ | Både reise og lønn | Krever noe mer større ferdighet i SAP og Excel, men viser til gjengjeld både lønns- og reiseutgifter. Reisenummer kan vises i rapporten, men ikke bilagsnummer. |
Lokale rutiner
Institutt for geofag
Det forekommer ofte endringer av hvilken kilde lønnen skal hentes fra, særlig gjelder det for prosjektansatte. Ved Institutt for geofag gjelder følgende rutine:
- Forespørsel om endring av konteringen gjøres med en epost til okonomi@geo.uio.no. Mailen skal inneholde:
- I emnefeltet: Lønn og navnet på den arbeidstakeren det gjelder
- Hvilket (hvilke) prosjekt arbeidstakeren skal lønnes over, og for hvilken periode. Ved delt finansiering mellom flere kilder må også lønnsbrøken for hver kilde oppgis.
- Instituttøkonom kontrollerer kontostreng og fyller ut skjema for kontering (odt) som undertegnes av prosjektansvarlig og BDM.
- Skjema sendes til Seksjon for lønn og lastes til personalmappe i ePhorte. Kopi av skjemaet går til prosjektøkonom.
Skjema
Omposteringsbilag for lønnsbilag, refusjoner og reiseutgifter (excel)