Alle utgående fakturaer skal ha et dokumentert grunnlag. Det skal være mulig å lese ut av dokumentasjonen hva det faktureres for, slik at en kan få bekreftet de valg som er gjort i relasjon til reglene i merverdiavgiftsloven.
- Hvis faktura gjelder et tilskudd, bør det fremkomme av dokumentasjonen at transaksjonen er enveis - det vil si at universitetet ikke skal yte noe tilbake for midlene.
- Hvis det derimot er en direkte kopling mellom finansiering og en form for leveranse/motytelser fra universitetets side skal dokumentasjonen vise ytelsens art og omfang.
Det er altså like viktig å dokumentere om en inntekt er å anse som et tilskudd (ikke omsetning) som å dokumentere en eventuell ytelse og omfang av denne. En utgående faktura uten grunnlagsdokumentasjon som godtgjør at den gjelder et tilskudd uten motytelse, må forutsettes å gjelde en avgiftspliktig ytelse som betyr at fakturaen skal ha påslag av MVA.
Fakturaer som konterer avtalefestede finansiører på eksternt finansierte prosjekter, har dokumentasjon i prosjektavtalene. For disse tilfellene er det ikke nødvendig å dokumentere den enkelte faktura som direkte gjelder denne finansieringen særskilt. Prosjekt- og dermed fakturadokumentasjonen kan spores med prosjektnummer som referanse. For alle andre utgående fakturaer (inntektsført mot basis) skal grunnlagsdokumentasjonen legges inn som vedlegg i økonomisystemet OA. Vedlegg i formatene .pdf og .tif vil følge faktura til kunden. Andre formater vil kun bli liggende i økonomisystemet.
Hjemmelshenvisning
Dokumentasjon av bokførte opplysninger skal vise hva kunden betaler for. Med dette menes UiOs forpliktelse til ytelse og omfang av denne. På denne måten bekreftes den MVA-behandling inntekten gis, enten det faktureres med eller uten MVA.
- Jf. Lov om bokføring § 4 (6). Dokumentasjon av bokførte opplysninger: Bokførte opplysninger skal være dokumentert på en måte som viser deres berettigelse.
- Jf. Bestemmelser om økonomistyring i staten, 4.4.5 Dokumentasjon: Bokførte opplysninger skal være dokumentert på en måte som gjør etterprøving og kontroll mulig.