Kriterier for kontering som investering
For aktivering som et anleggsmiddel /investering må følgende to hovedkriterier være oppfylt:
- Anskaffelseskost over 50.000 kroner (inklusiv frakt, toll, montering, mva).
- Alternativt må summen i en portefølje (pool) av anleggsmidler overstige 50.000 kroner. Se nærmere beskrevet nedenfor. Anskaffelseskost inkluderer ikke opplæring og serviceavtaler.
- Investeringen har en forventet levetid på mer enn 3 år.
Anskaffelser under 50 000 kroner
Anskaffelser med verdi lavere enn 50 000 kroner konteres som investering når det er snakk om mange og ensartede eiendeler som til sammen overstiger beløpsgrensen (poolaktivering). For UiO vil dette primært gjelde følgende investeringer:
- PCer
- AV-utstyr/kommunikasjonsutstyr
- Innredning
- Servere og nettverksutstyr
- Kontormaskiner
Fakturaer med flere ulike enheter
Hvis en faktura består av flere ulike enheter hvor minst én av anskaffelsene tilfredsstiller kravet til aktivering, kan hele fakturaen/alt utstyret på fakturaen aktiveres såfremt dette kun utgjør en mindre andel av totalbeløpet. Dette vil for eksempel gjelde:
- kjøp av innredning til et kontor
- ikke behov for å skille mellom hva som er kjøp av stoler, hyller (som i prinsippet skal aktiveres) og lampe (som i prinsippet ikke skal aktiveres)
- kjøp av PC med tilhørende utstyr som kabler, mus etc.
- alt utstyr på fakturaen aktiveres
Se spesifikasjon av ulike typer anlegg og utstyr for info om ulike typer anlegg og utstyr skal konteres som investering, kostnad eller anlegg under utførelse. Dokumentet gir også en oversikt over gjeldende levetider knyttet til de ulike anleggsmiddelgruppene.
Forskjellen mellom påkostning og vedlikehold
Når UiO gjør anskaffelser i relasjon til allerede eksisterende anleggsmidler må det vurderes konkret om anskaffelsene anses som påkostning eller vedlikehold. Påkostning skal aktiveres på eksisterende anleggsmiddel (kontogruppe 11-12), mens vedlikehold skal kostnadsføres .
Påkostning – konteres som investering
- Arbeid/anskaffelser som gir en eiendel en varig forbedring:
- Forlenget levetid
- Økt kapasitet/ytelse/funksjonalitet eller
- Reduserte driftskostnader slik at verdien av den grunn øker
- Eksempler:
- Oppgradering av maskin
- Oppgradering av forelesningssal
- Tilbygg eller modernisteringer
Påkostninger på eksisterende anleggsmidler
Når virksomheten gjør anskaffelser i relasjon til allerede eksisterende anleggsmiddel, må det foretas en konkret vurdering av om anskaffelsene anses som påkostning eller vedlikehold. Anskaffelser som gir et driftsmiddel en varig forbedring, forlenget levetid eller økt funksjonalitet, anses som påkostning. Påkostninger skal balanseføres som en del av den eksisterende eiendelen.
Løpende vedlikehold som utføres med korte tidsintervaller og som gjøres for å bøte på slitasje, skader og lignende som har funnet sted gjennom driften, skal kostnadsføres på anskaffelsestidspunktet.
Påkostninger som fører til endret levetid
Dersom påkostningen fører til endret levetid på anleggsmiddelet, skal dette konteres som et nytt anlegg (eventuelt vurdere kassasjon av eksisterende anlegg eller overføring av verdier til nytt anlegg). Kontakt Regnskapsseksjonen for ytterligere veiledning.
Spesielt om påkostning i leide lokaler
Dersom en virksomhet for egen regning gjør større endringer i leide lokaler og disse regnskapsmessig kan klassifiseres som påkostning, det vil si at de gir lokalene økt kapasitet eller økt funksjonalitet (som betales av leietaker), bør dette vurderes balanseført som eget anleggsmiddel.
Påkostning i leide lokaler vurderes normalt å ha en levetid tilsvarende gjenstående andel av gjeldende leiekontrakt. Dersom det gjenstår kort tid av leiekontrakten, men det er stor sannsynlighet for at leiekontrakten forlenges, kan virksomheten vurdere å sette levetid tilsvarende lengden av ny leiekontrakt. Dersom leiekontrakten allikevel ikke blir fornyet må anleggsmiddelet nedskrives til null når leiekontrakten utgår.
Vedlikehold – konteres som kostnad
Anskaffelser som utføres for å bringe utstyret tilbake i den stand det opprinnelig har vært i, anses som vedlikehold. Løpende vedlikehold utføres daglig eller med korte tidsintervaller og gjøres for å bøte på slitasje, skader og lignende som har funnet sted gjennom driften.
Det må tas hensyn til utviklingen i materialbruk etc. siden gjenstanden var ny. Hvis eldre deler som trenger utskifting, blir skiftet ut med nye deler som etter dagens nivå tilsvarer samme standard som tidligere, skal hele kostnaden regnes som vedlikehold.
Eksempler:
- Reparasjon av maskin / utskifting av en del til en maskin
- Erstatning av ødelagt inventar med tilsvarende nytt