Rutinebeskrivelse
Viktigheten av å gjennomføre varemottak
Varemottak er en forutsettning for automatisk matching av faktura. Registreres faktura inn i systemet uten at varemottak er gjennomført, settes den i ventemodus i 7 dager. Gjennomføres varemottaket innen 7 dager vil den sendes på vanlig flyt.
Blir fakturaen liggende i ventemodus i mer enn 7 dager vil dette generere oppgaven «manglende varemottak». Da må du sørge for at varemottak gjøres. Se vare- og tjenestemottak.
Automatisk matching av faktura
Normalt vil en innkjøpsfaktura gå til automatisk matching og utbetaling. Systemet vil på ulike måter prøve å matche innkjøpsordren mot fakturaen:
1. Linjematch
Linjematch- hvor artikkelnr fra faktura matches med artikkelnr fra innkjøpsordren.
Dersom det ikke er match på artikkelnr går fakturaen videre til sum match.
Gjennomføres linjematchen vil fakturaen gå videre til kontroll av toleransegrense. Dersom toleransegrense er overskredet sendes faktura til deg som innkjøper for priskontroll.
2. Sum match
Dersom fakturaen ikke matcher som sum match sendes den videre til avviksbehandling. Systemet vil først prøve på en automatisk avvikshåndtering innenfor gjeldende toleransegrense. Hvis det ikke er mulig vil den sende faktura til deg som innkjøper for manuell avvikshåndtering.
Behandle manuelt avvik
Du vil få oppgaven manuell avvikshåndtering opp i din oppgaveliste.
Om det ikke er mulig å gjennomføre avvikshåndteringen må den returneres til ØVA sentralt.
Attestasjonskontroll av innkjøpsfaktura
- Se: BOTT-rutine Fakturabehandling av innkjøpsfaktura - aktivitet 14 (pdf)
- Veiledning: Attestere faktura i Unit4 ERP (dfø-video)