Distribusjonsmodus
Valg av modus styrer videre arbeidsflyt for en innkjøpsordre når den er godkjent av kostnadsgodkjenner. Gir mulighet til å velge om ordren skal sendes til leverandør eller ikke, og om varemottak skal gjøres automatisk eller ikke.
De ulike valgene er:
Standardordre; brukes når bestilling skal sendes til leverandør og varemotttak skal utføres når vare/tjeneste blir levert.
Etterregistrering; brukes når bestilling ikke skal sendes til leverandør og varemottaket ønsket utført automatisk av systemet når innkjøpsordren lages. Etterregistrering skal ikke benyttes når varene skal anleggsregistreres.
Butikk-kjøp; brukes når bestilling ikke skal sendes til leverandør og varemotttak skal utføres når vare/tjeneste blir levert.
Automatisk varemottak; brukes når bestilling skal sendes til leverandør og varemottaket ønsket utført automatisk av systemet når innkjøpsordren sendes til leverandør. Automatisk varemottak skal ikke benyttes når varene skal anleggsregistreres.
Leveringsadresser
Det er ikke mulig å redigere på forhåndsdefinerte adresser, man må velge adresse som heter «Egendefinert adresse» og legge inn adressen i egne felter. Det vil være mulig å registrere flere leveringsadresser per koststed.
For å finne andre leveringsadresser enn de som er tilgjengelig i «Leveringskontakt», velg «Oppsett» og søk frem leveringsadressen i feltet «Leveringsadresse». Avslutt når du er ferdig. Det skal da være mulig å velge ønsket leveringsadresse fra «Leveringskontakt»
Leveransebeskrivelse
Her kan det legges inn nærmere beskrivelse av leveransen til leverandør.
Melding til leverandør
Her kan det legges inn beskjeder som det er viktig kommer frem til leverandør.
Leveringskontakt navn
Her kan det legges inn navn på person som skal kontaktes ved varemottak
Leveringskontakt telefon
Her kan det legges inn telefonnummer til person som skal kontaktes ved varemottak
Leveringsdato
Datoen man ønsker varen eller tjenesten levert. For katalogartikler foreslås leveringsdato basert på valgte produkt(ers) ledetid, men kan overstyres. For kjøp fra nettbutikk og fritekstartikler må du selv legge inn leveringsdato.
Endring av leveringsdato kan gjøres ved å endre leveringsdata og velge «Bruk på alle elementer». Alle linjene vil da få samme leveringsdato som den som er lagt inn i «hodet». Alternativt kan en huke av for linjene en ønsker skal oppdateres med samme dato, endre leveringsdato og velge «Bruk på utvalg». Leveringsdato vil da oppdatere seg på linjene sum du har huket av.
Meldinger
Man kan legge inn en intern melding som sees av den som mottar innkjøpsforespørselen.
Navn på innkjøpsforespørsel
Beskrivelse som hjelper deg til å identifisere ordren på et senere tidspunkt.
Tekst til hovedbok
Hodetekst som følger alle linjene på innkjøpsforespørselen når bilaget er bokført
Varemottaker
Fagrekvirent/Innkjøper som oppretter en innkjøpsforespørsel blir automatisk satt som varemottaker. Dersom en annen person skal utføre varemottaket, er det mulig å velge en annen varemottaker under «Oppsett» i feltet «Varemottak».
Vedlegg
Det er mulig å legge til både interne vedlegg (vedlegg som ikke sendes til leverandør) og eksterne vedlegg som sendes til leverandør sammen med bestillingen. Eksterne vedlegg vil være synlige ved behandling av faktura. Interne vedlegg vises kun på innkjøpsforespørsel.
Vedlegg skal kun legges til på hodenivå (ikke pr innkjøpsforespørselslinjer). Husk å legge vedlegg i riktig mappe (intern eller ekstern).
Vedlegg kan også søkes opp i dokumentarkivet som finnes under Felles/Dokumentarkiv/Spørring dokumentarkiv.
Periodisering
Periodisering er fordeling av kostnader over flere perioder. Dette vil være aktuelt for abonnement og husleie, eller andre kjøp hvor kostnaden skal fordeles over flere perioder. Ved opprettelse av innkjøpsforespørsel kan lengden på periodiseringen angis, på faktura kan en også angi hvilken periode periodiseringen skal starte
Innkjøpsplaner
Forhåndsgodkjent budsjett hvor bestemte fagrekvirenter og/eller innkjøpere i et definert tidsrom kan handle fra en eller flere navngitte leverandører. Budsjettet må være knyttet til et gitt koststed og delprosjekt, men kan også være knyttet til en gitt konto og avgiftskode.
Når fagrekvirent/innkjøper oppretter en innkjøpsforespørsel så vil tilgjengelige planer kunne velges fra en rullmenyliste i feltet «Plankjøp». Det vil ikke være mulig å endre koststed og delprosjekt på innkjøpsforespørsel, men konto og avgiftskode som foreslås fra plan skal kunne overstyres.
Opprettelse og endring av planer utføres av brukere med rollen Innkjøper. Alle planer og endringer av planer må godkjennes av kostandsgodkjenner (BDM) før de kan brukes.
En planoversikt viser oversikt over alle planer og hvilke innkjøpsforespørsler og innkjøpsordrer som er knyttet til den enkelte plan.
Anleggsregistrering
Anleggsregistreringen foregår når du oppretter innkjøpsforespørsel. Hvis anleggskonto er benyttet ved bestilling så må anleggsinfo registreres av innkjøper/fagrekvirent før innkjøpsforespørsel kan sendes til godkjenning. Når du har kontert og valgt «Sende til godkjenning», vil du få en ny oppgave for å legge inn anleggsinformasjon før den kan sendes videre i arbeidsflyten.
Ved varemottak må tilleggsinfo legges inn (f. eks. serienummer). Ved kjøp av mer enn 1 stk av samme produkt må det legges inn en linje per anlegg. I varemottaksbildet kan man ikke legge til ekstra linjer. Alternativt må det splittes i anleggsregisteret.
Statuser på innkjøpsordre
En innkjøpsordre kan ha følgende statuser:
Ikke bestilt - tildeles av systemet - status før ordren er blitt sent til leverandør
Bestilt,O – tildeles av systemet – status når ordren er sendt til leverandør
Parkert, P – tildeles manuelt av bruker, endring av status kan endres manuelt av bruker, kan brukes om man venter på informasjon av noe slag
Sperret, C – tildeles manuelt av bruker, endring av status kan endres manuelt av bruker
Avsluttet– tildeles manuelt av bruker, skal brukes når en ordre kanselleres, endring av status kan ikke reverseres
Ferdig – tildeles av systemet – status når ordren er ferdig fakturet