En kontaktperson hos leverandøren vil ha en av to mulige statuser:
- Systembruker: Personen har tilgang til TendSign ved pålogging og har dermed mulighet til å arbeide med tilbud og sende inn disse.
- Registrert som kontaktperson, men uten systembrukerstatus. Personen kan velges som kontaktperson på avtale og til oppgaver i CLM, da personen vil kunne motta eposter fra systemet, selv om han/hun ikke har tilgang til TendSign.
OPPDRAGSGIVER OPPRETTER KONTAKTPERSON FOR LEVERANDØREN
For å komme til oversikten over kontaktpersoner, søk opp leverandøren og trykk på «Bytt» ved siden av leverandørens kontaktperson, se bilde:
Alternativ vei inn er å gå til avtalens startside og trykke «Bytt» ved avtalens kontaktperson
I begge tilfeller får man opp en oversikt over kontaktpersoner som er registrert på leverandøren.
Dobbeltsjekk at ønsket kontaktperson ikke ligger i listen (merk at det kan være flere sider). Hvis personen ikke ligger i listen, legges kontaktinformasjon inn under «Legg til ny individ». Trykk så på kontaktsymbolet på høyre side for å legge til personen:
Kontaktperson som legges til på denne måten får ikke systemtilgang, men vil bli liggende i listen slik at den kan velges som kontaktperson også i fremtiden. Merk at det ikke er mulig for oppdragsgiver å endre/korrigere eller slette kontaktpersoner, selv om disse er opprettet av vedkommende. Det er derfor svært viktig å forsikre seg om at informasjonen som legges inn er korrekt. Av GDPR-hensyn må leverandørens kontaktperson ha godkjent at kontaktinformasjonen legges inn av oss. Da ikke alle ønsker at mobiltelefonnummeret deres skal ligge tilgjengelig på nett, må det også avklares at dette er ønskelig fra kontaktpersonens side før dette legges inn.
Siden oppdragsgiver ikke kan korrigere eller slette kontaktpersoner hos leverandøren, bør hovedregelen være at leverandøren selv oppretter kontaktpersonen i TendSign, se under for prosedyre som kan videreformidles til leverandøren.
LEVERANDØR OPPRETTER KONTAKTPERSON SELV
Leverandøren benytter lenken nedenfor for å registrere ny kontaktperson. Hvis leverandøren ikke finnes i TendSign fra før (org. nummer), vil leverandøren bli opprettet med utfylte kontaktperson. Hvis leverandøren allerede finnes, vil kontaktpersonen legges inn på allerede registrert organisasjonsnummer. https://tendsign.no/public/register_seller.aspx.
ENDRINGER AV INFORMASJON I LEVERANDØRENS VIRKSOMHET
Alle endringer i informasjonen som allerede er registrert på leverandøren i TendSign (korrigeringer og slettinger av personer og data) må initieres av leverandøren. Mercell anbefaler at leverandøren tar kontakt med support på følgende adresse for alle ønskede endringer: support.tendsign@mercell.com
Det er med andre ord kun innlegging av ny informasjon, som ny kontaktperson, som kan gjøres av begge parter – alle endringer må gjøres via support. Av GDPR-hensyn vil ikke oppdragsgiver kunne initiere endringer i leverandørinfo ved selv å kontakte support.