-
Planlegg – Registrer avtale
|
Navn på felt |
Kommentar |
Obligatorisk |
|
Leverandør – med underpunkter |
Velges fra Mercell-base (eller oppretter ny hvis leverandør ikke finnes, se OSS) |
Ja |
|
Kontaktperson (leverandør) |
Velges fra Mercell-base (eller oppretter ny hvis leverandør ikke finnes, se OSS) |
Ja |
|
Leverandørens markedsnavn |
Det navnet som kundene kjenner igjen |
Ja |
|
Avtalens navn |
Beskrivende navn mht. avtalens gjenstand. Ikke benytt typeangivelser som «Rammeavtale på», «bruk av», e.l. i navnet. |
Ja |
|
Referansenummer |
Opprettes automatisk. Skal ikke endres. |
Ja |
|
Avtalens startdato |
Starttidspunkt som er oppført i avtalen (enten signeringsdato eller annen startdato spesifikt oppgitt) |
Ja |
|
Avtalens sluttdato |
Siste gyldige dato for avtalen etter alle utløste opsjoner |
Ja |
|
Inngått dato |
Dato for signering av avtalen |
Nei |
|
Avtalens verdi |
Angi avtalens totalverdi eks. mva., inkl. alle opsjoner |
Nei |
|
Avtaletype |
Velg verdi fra liste (se oversikt i tabellen under) |
Ja |
|
Rammeavtalegruppe |
Obligatorisk hvis parallelle avtaler med minikonkurranser |
Nei |
|
Beskrivelse |
Kort beskrivelse av avtalens innhold |
Nei |
|
Avtalespråk |
Standardvalg |
Ja |
|
Vis under «Kommende avtaler» |
Benyttes ikke |
Nei |
|
Vis under «Opphørte avtaler» |
Benyttes ikke |
Nei |
Amesto hadde en mer nyansert avtaletypestruktur. Nedenfor er en oversikt som viser hva som defineres innenfor TendSign sine ulike avtaletyper.
|
Avtaletype TendSign |
Avtaletype Amesto |
|
Avropsavtal |
Minikonkurranse på eksisterende avtale |
|
Avtale |
|
|
Avtale om enkeltkjøp etter forskriftens del I |
|
|
LOV-avtale |
|
|
Rammeavtale (riktig type rammeavtale velges under egne felter i avtalemodulen «Avtaletype 2») |
|
|
Samarbeidsavtale |
Herunder legges kun reelle samarbeidsavtaler som er unntatt FOA/LOA, eks. FOU-prosjekt |
-
Planlegg – Avtaletid
Avtalens varighet/sluttdato må være i tråd med varighet i bestillingssystemet. Dette kan gjøres på to måter.
ALTERNATIV 1:
Aktiv avtaletid: Inkludert alle forlengelsesopsjoner
I dette tilfellet settes «Avtalens opprinnelige sluttdato..» til samme dato som i aktiv avtaletid. Øvrige felter skal være tomme, se bilde under. Påminnelsesfunksjonen fungerer ikke når det ikke er opsjoner. Det må derfor opprettes egne aktiviteter for oppfølging av opsjoner, se avsnitt 4.
ALTERNATIV 2:
Aktiv avtaletid: Til enhver tid aktiv avtaletid, det vil si siste varighetsdato ekskl. ikke utløste opsjoner.
I dette tilfellet settes «Avtalens opprinnelige sluttdato..» til avtalegyldighet uten alle opsjoner. Opsjonsfeltene fylles ut i tråd med kontrakten. Både opprinnelig sluttdato og opsjoner skal deretter ikke endres gjennom hele avtaleperioden. Når man legger inn et tall i feltet «Send påminnelse..» og trykker «Lagre» og «Neste trinn», vil aktiviteten «Treff avgjørelse om forlengelse eller oppsigelse» opprettes automatisk. Se bilder under for illustrasjon.
Når opsjon utløses, trykker man på knappen «Forleng avtalen». Her er eksempel på hvordan det ser ut dersom første opsjon er utløst:
Husk å sjekke kontrakten hva som er fristen for å avbryte/utløse opsjon. Denne har variert etter hvert som nye maler er kommet til.
-
Planlegg – Opprett grupper og enkeltpersoner
Malgrupper – faste standardgrupper som har blitt skapt av organisasjonens administratorer:
Skal ikke fjernes! Gruppen «Avtaleleser «TendSign»» gjør at brukerne på UiO kan se avtalen i avtalekatalogen.
-
Planlegg - Aktivitetsplan
Følgende aktiviteter må legges til på alle rammeavtaler:
- Hvis maks avtaletid er lagt inn under Avtaletid, må følgende aktivitet opprettes: Vurdering av om automatisk opsjon skal avbrytes eller gå sin gang. Sjekk kontrakten for siste frist for avbrytelse/utløsing og beregne tid til interne avklaringer.
- Kvalitetssikring av avtaleinnhold til avtalekatalogen – frist settes før publisering av avtalen. Send avtalenummer til is-kgvkas@admin.uio.no.
- Hvis ikke CLM brukes til dette: Meld inn ny anskaffelse med frist 12 måneder før rammeavtalen går ut.
I tillegg anbefales at man legger inn tentative tidspunkter for statusmøter inkl. forberedelses-aktiviteter fra avtalestart. Dersom man ønsker ytterligere påminnelse om at ny anskaffelse må meldes inn 12 måneder før siste gyldige dag for avtalen, kan man også legge inn en aktivitet som beskriver dette. De som ønsker, kan bruke CLM til å legge inn aktiviteter for avtaleperioden i stedet for å bruke aktivitetsplanen i TendSign.
-
Klassifiser – Egne felter
|
Navn på felt |
Kommentar |
Obligatorisk |
|
ArkivRef |
ePhorte-nummer på formen Årstall/xxxxx |
Ja |
|
Avtaletype 2 |
Velg verdi fra liste |
Ja |
|
Bestillingsnummer |
|
Nei |
|
Betalingsbetingelser |
Velg verdi fra liste. Ved behov for andre, meld inn til support så legger de til. |
Ja |
|
Eier Navn |
Hvis eierskap er i kraft av stilling, brukes stillingsbetegnelse, eks. Universitetsdirektøren. Ellers brukes fullt navn (ikke enhet) |
Ja |
|
Eier Sted |
Rammeavtaler: Fakultet/administrativ enhet som har ansvar. Hvis avtalen gjelder hele UiO velges Universitetet i Oslo. Enkeltanskaffelser: Den enhet som betaler |
Ja |
|
Est besparelse |
Kostnadsbesparelse pr. år inkl. mva, estimert ved avtalestart. Kan også legge inn forhåndsberegnet forventning om besparelse hvis det foreligger for enkeltanskaffelser. |
Nei |
|
Etiske krav |
Dersom krav som er stilt som kvalifikasjonskrav og/eller tildelingskriterier skal følges opp i avtaleperioden, velges "Krav stilt i kontrakten...". Hvis «NEI, vurdert som ikke aktuell pga lav risiko»: Dokumentasjon/notat med begrunnelse legges under interne dokumenter eller i notatfeltet på avtalens startside. |
Ja |
|
Faglig ansvarlig |
Den som har fagkunnskap om det som skal anskaffes. Bruk fagperson som er kontaktperson i anskaffelsesprosessen. Dersom det ikke finnes andre faglige ansvarlig, velges avtaleansvarlig |
Ja |
|
Garantiperiode |
|
Nei |
|
Kategoriansvarlig |
|
Nei |
|
Kontraktskategori |
Benyttes ikke |
Nei |
|
Leveringsbetingelser |
Velg verdi fra liste |
Ja |
|
Miljøkrav |
Velg verdi fra liste. Hvis «NEI, vurdert som ikke aktuell pga lav risiko»: Dokumentasjon/notat med begrunnelse legges under interne dokumenter eller i notatfeltet på avtalens startside. |
Ja |
|
Prisregulering |
Avtalt prisendring / indeksregulering for avtalen |
Nei |
|
Reelle kostnadsbesparelser |
Reelle kostnadsbesparelser skal beregnes årlig.
|
Ja |
-
Klassifiser – Flere avtaleopplysninger
Gå til avtalens startside og velg «Vis avtaleoppfølging»:
Velg deretter «Flere avtaleopplysninger» i venstre marg:
Alternativt kan du trykke deg gjennom avtaleprosessen i systemet:
Skriv inn tekst som beskriver avtalen godt for brukerne. Det er ikke mulig å legge inn tabeller eller formatert tekst. For å gjøre det enklest mulig for behovshaverne å finne ønsket informasjon, bør overskriftsstrukturen være gjenkjennelig. Se neste side for mal og informasjon om hva feltene bør/kan inneholde. Teksten til rammeavtaler skal kvalitetssikres av kvalitetssikringsgruppa i Seksjon for innkjøp. Send epost til adressen under med avtalens ANSK-nummer og når den ønskes publisert:
