-
Brukerinfo
|
Navn på felt |
Kommentar |
Obligatorisk felt |
|
Virksomhetens opplysninger – med underpunkter |
Forhåndsutfylt. Endres kun via Admin/MERCELL |
Ja |
|
Avdelingens opplysninger – med underpunkter |
Forhåndsutfylt. Endres kun via Admin/MERCELL |
Ja |
|
Personlige opplysninger: |
|
|
|
Fornavn |
Fornavn og mellomnavn |
Ja |
|
Etternavn |
|
Ja |
|
Telefon |
Inntil videre må telefonnummer fylles inn pga at systemet krever det ved utlysning til DOFFIN. Format: +47 2285XXXX |
Ja |
|
Faks |
Ikke i bruk |
Nei |
|
Mobiltelefon |
Format: +47 xxx xx xxx |
Nei |
|
E-post |
Forhåndsutfylt. Endres kun via Admin/MERCELL |
Ja |
|
Rettigheter – med underpunkter |
Forhåndsutfylt. Endres kun via Admin/MERCELL |
Ja |
|
Support-tilgang |
Standardvalg skal stå som «Nei». Velg «Ja» kun i forbindelse med aktiv supportsak |
Ja |
|
Grensesnitt for språk |
Velg ønsket språk |
Ja |
|
Min innstillinger |
Standardoppsettet er ingen avkryssing med unntak av listene nederst på siden. For å sikre at systemet understøtter daglig drift og rutiner skal følgende punkter IKKE krysses av:
|
Ja |
- Planlegg – Registrer anskaffelse
|
Navn på felt |
Kommentar |
Obligatorisk felt |
|
Navn |
Gi en god beskrivelse av gjenstanden / tjenesten som skal anskaffes. Ikke bruk «Anskaffelse av…» eller «Rammeavtale for…» som innledende beskrivelse |
Ja |
|
Referansenummer |
Automatisk generering |
Ikke rør |
|
Startdato |
Planlagt oppstart av forespørsel |
Ja |
|
Sluttdato |
Planlagt ferdigstillelse av forespørsel |
Ja |
|
Beskrivelse |
Legg inn kort beskrivelse av anskaffelsen (kommer i tilsvarende felt i Doffin-kunngjøring) |
Nei |
|
Avtaleområde |
Dette er en kombinasjon av de tidligere feltene «Portefølje» og «Kategori». Velg det som best beskriver anskaffelsens gjenstand |
Ja |
|
Anskaffelsens språk |
Må velge «NORSK» dersom kunngjøringen skal lyses ut |
NORSK |
|
Tillatte tilbudsspråk |
Valgfritt |
Ja |
|
Vis under «Planlagte anskaffelser» |
Ikke i bruk |
Nei |
|
Vis under «Utgåtte avtaler» |
Ikke i bruk |
Nei |
-
Planlegg – Opprett grupper
Lokale grupper – Bare knyttet til dette prosjektet:
Opprett grupper og legg til deltakere som skal ha tilgang til anskaffelsen i TendSign. Standardnavn på grupper for de vanligste rollene:
- Co-pilot
- Faglig ansvarlig (hos oppdragsgiver)
Malgrupper – faste standardgrupper som har blitt skapt av organisasjonens administratorer:
Skal ikke fjernes!
-
Planlegg – Type anskaffelse
|
Navn på felt |
Kommentar |
Obligatorisk felt |
|
Type anskaffelse |
Velg fra nedtrekksmeny |
Ja |
|
Varetype |
|
Ja |
|
Anskaffelsens verdi |
Sett inn anskaffelsens verdi eks. mva. For rammeavtaler velges verdi beregnet for total avtalelengde inkl. opsjonsperioder |
Ja |
|
Valuta |
Dersom det skal benyttes flere valutaer, velges hovedvaluta |
Ja |
|
Navn på felt |
Kommentar |
Obligatorisk felt |
|
EU-anskaffelse |
Fylles automatisk ut avhengig av beløp og type anskaffelse |
Ja |
|
Anskaffelsesprosedyre |
Velg fra nedtrekksmeny |
Ja |
|
Avtaletype |
Velg riktig avtaletype – se tabell rett under denne for mapping mot tidligere avtaletyper |
Ja |
|
Tidsfaktor for anskaffelsen |
Hastetilfelle benyttes bare i de tilfeller der det er hjemmel for hasteprosedyre i FOA/LOA |
Ja |
|
Avtaletype TendSign |
Avtaletype Amesto |
|
Avropsavtal |
Minikonkurranse på eksisterende avtale |
|
Avtale |
|
|
Rammeavtale (riktig type rammeavtale velges under egne felter i avtalemodulen «Avtaletype 2») |
|
|
Samarbeidsavtale |
Herunder legges kun reelle samarbeidsavtaler som er unntatt FOA/LOA, eks. FOU-prosjekt |
-
Planlegg - Tidsplan
Tidsplanen skal til enhver tid være realitetsorientert og oppdatert.
-
Planlegg – Aktivitetsplan
Følgende aktiviteter må legges til standardlisten:
- "Meld inn ny leverandør og avtale til bestillingssystemet" (PS. Hvis ikke annet opplyses om ved innmelding, vil avtalens varighet i PM bli satt til 14 dager).
-
Prosess - Dokumenter – Egne Felter
Standard for utfylling, se tabell neste side.
|
Navn på felt |
Kommentar |
Obligatorisk felt |
|
Eier sted |
Velg fra verdilisten. Rammeavtaler: Fakultet/administrativ enhet (institutt) som skal kunne avrope. Hvis avtalen gjelder hele UiO: Universitetet i Oslo Enkeltanskaffelser: Den enheten som betaler. |
Ja |
|
Arkivreferanse |
Eporte-nummer på formen Årstall/xxxxx |
Ja |
|
Bakgr Anskaffelse |
Hva som er foranledningen til anskaffelsen. Nytt behov, avtale utgått etc. Verdi velges fra liste. |
Ja |
|
Eier navn |
Den som signerer kontrakten/BDM. Bruk tittel og ikke navn der eierskapet defineres av rolle og ikke person (se bilde), eks. Universitetsdirektør. |
Ja |
|
Er det stilt krav om lærlinger? |
Velg verdi fra liste |
Ja |
|
Er det stilt krav til arbeidsvilkår? |
Velg verdi fra liste |
Ja |
|
Etiske krav |
Dersom krav som er stilt som kvalifikasjonskrav og/eller tildelingskriterier skal følges opp i avtaleperioden, velges "Krav stilt i kontrakten...". Hvis «NEI, vurdert som ikke aktuell pga. lav risiko»: Dokumentasjon/notat med begrunnelse legges under interne dokumenter eller i notatfeltet på avtalens startside. |
Ja |
|
Faglig ansvarlig |
Kontaktperson for kravspesifikasjon eller annen person med produktkunnskap hos oppdragsgiver |
Ja |
|
GDPR (personopplysninger) |
Velg verdi fra liste |
Ja |
|
Miljøkrav |
Dersom krav som er stilt som kvalifikasjonskrav og/eller tildelingskriterier skal følges opp i avtaleperioden, velges "Krav stilt i kontrakten...". Hvis «NEI, vurdert som ikke aktuell pga. lav risiko»: Dokumentasjon/notat med begrunnelse legges under interne dokumenter eller i notatfeltet på avtalens startside. |
Ja |
|
RT nummer |
Finnes ikke RT-sak noteres 0 (tallet null) i feltet |
Ja |