Kontroll av brukertilgang i SAP, Unit4 og Tableau

Hovedområde

Brukertilganger

Aktivitet

Kontroll av brukertilganger i SAP, Unit4 ERP og Tableau 

Risiko 

Brukere har feil eller mangelfulle rettigheter i systemene.

Feil personer har rettigheter i systemene, og kostnader som registreres er ikke gyldige og godkjent i henhold til eksisterende rutine.

Forsinkelse i fakturaflyt og bestillinger til leverandører

Brukere har tilgang til Tableau-rapporter uten at det foreligger et tjenstlig behov

Intervall

Kontrollen skal leveres sammen med kontrollprogrammet for mars, juli og november

Utfører

Lokalt hos hver rapporterende enhet

Ansvarlig

Leder(e) ved enhet

Tilbakemelding

Rapporter gjennomført kontroll som beskrevet: Levering, dokumentasjon og oppfølging

Beskrivelse av kontrollhandlingen(e):

1. Logg inn i Tableau (html login). 
    
2. Benytt følgende rapporter i mappen UiO Brukeroversikter:
    
   • Brukeroversikt Tableau
   • Brukeroversikt SAP
   • Brukeroversikt Unit4
3. Velg filter for din enhet, last ned oversikt via Download/Crosstab og format CSV for Brukeroversikt Tableau. Brukeroversikt SAP og Unit4 har egen knapp øverst til høyre for direkte eksport til Excel.
    
4. Åpne nedlastede filer i Excel. Sorter brukeroversikt Tableau etter sist innlogget. Gå gjennom de enkelte brukertilgangene med ansvarlig leder og kommenter i egen kolonne. Rapportene lastes opp som vedlegg i Task manager og resultatene rapporteres som beskrevet i rutine for Levering, dokumentasjon og oppfølging.
    
5. Brukertilganger som skal avsluttes, endres eller opprettes følger nærmere beskrivelse i pkt. 6 og 7. Sletting av Tableau-brukere følger regel om manglende pålogging eller ikke pålogget de to siste årene. Dette gjelder også brukere som har sluttet. Det er leders ansvar at brukertilgangene til de ansatte ved enheten samsvarer med enhetens aktiviteter og brukernes tjenstlige behov.
    
6. Følgende nettskjema benyttes fra Brukertilganger i SAPDFØ, Unit4 og Tableau:
   • Sletting av systemtilganger for SAP/Unit4/Tableau superbrukere:
     • Sletting av systemtilganger og myndigheter (nettskjema)
   • Bestille/endring av tilganger til Unit4 ERP:
     • Økonomisystemet Unit4 ERP (nettskjema)
   • Bestille/endring av tilganger i SAP:
     • Søknad om brukertilgang til SAP-DFØ (nettskjema)
7. Sletting/tilganger for ordinære Tableau-brukere:
   • Kontakt din lokale Tableau superbruker. Se oversikt.