Kostnadsomveltning
Finansieringskilde «OMVELT» er i dag (04.01.2022) blitt tilgjengeliggjort for UIB og UIO.
Brukere kan nå ta i bruk Kostnadsomveltning. For detaljert beskrivelse av hvordan funksjonaliteten benyttes vises det til vedlagte brukerdokumentasjon for kostnadsomveltning.
ØVA sin vurdering
Produktet er aktuelt å bruke i de tilfeller et BOA prosjekt finansieres av flere finansieringskilder. For å forenkle hverdagen til bla. Prosjektledere, innkjøpere (attestanter) så vil produktet for kostnadsomveltning gjøre det mulig å postere alle kostnadene på et og samme delprosjekt (delprosjekt for kostnadsomveltning), for deretter å få en automatisk omveltning av kostnadene til de riktige finansieringskildene, dvs delprosjektene. Dette for å sikre korrekt rapportering mot KD, for eksempel RBO – grunnlag.
Øva sin vurdering er at det er svært få prosjekter ved UiO som har flere finansieringskilder, og hvor det vil være aktuelt med kostnadsomveltning. Eksempler på prosjekter hvor det midlertid er aktuelt er SFI og såkalte BIA – prosjekter, og sikkert noen flere. Med dette som bakgrunn mener vi det er lite hensiktsmessig å gi samtlige prosjektøkonomer/enheter en fullstendig innføring og opplæring i produktet kostnadsomveltning. Vi ser imidlertid at produktet har sine fordeler, og vil derfor pilotere produktet mot en eller flere enheter før vi «ruller» løsningen ut for andre enheter som opplever kostnadsomveltning som relevant.
Timekostnader
Oppsett for funksjonaliteten knyttet til «Timekostnader» ble releaset 25.11.21. Prosessen for beregning og bokføring av timekostnader er aktivert 04.01.2022.
Vi minner om at det er viktig at BOTT har gjennomgått og gjort en vurdering av hvilke prosjekter man ønsker at det skal beregnes og bokføres timekostnader på som beskrevet i releasenote av 25.11.21.
ØVA sin vurdering
Produktet sørger for at eventuelle timeføringer på BOA – prosjekter gir en tilhørende kostnadsbelastning. Produktet er et alternativ til frikjøpsløsningen. Da UiO foreløpig ikke har tatt i bruk funksjonaliteten for timeføring, så vil det heller ikke være aktuelt å ta i bruk denne funksjonaliteten.
ØVA har sammen med EU – teamet på sentral avdeling for forsknings- og innovasjonsadministrasjon vurdert at løsningen i Unit 4 har sine svakheter for EU – formål da løsningen ikke har funksjonalitet for elektronisk signatur. I praksis så betyr det at frikjøpene per måned må skrives ut og arkiveres. I tillegg så har kommisjonen bestemt at EU sitt nye rammeprogram «Horizon Europe» ikke skal kreve timelister som underliggende dokumentasjon til refusjonskravene. I Horizon Europe så er det døgnsatser som brukes. Med dette som grunnlag ønsker vi ikke umiddelbart å ta timeføringsløsningen i bruk ved UiO for EU - prosjekter. Derav vil det heller ikke være aktuelt å ta i bruk produktet «Timeføring med kostnadsbelastning» for disse prosjektene. Vi ser imidlertid at KHM med sine utgravingsprosjekter vil kunne ha nytte av timeføring og tilhørende belastning av personalkostnader. Vi kommer tilbake til dette. Øvrige enheter som ser behov for timeføring innenfor andre områder, utover EU – prosjekter, må gjerne spille dette inn til ØVA.»