Ettersom tildeling av Budsjettdisponeringsmyndighet (BDM) innbærer rett til å bruke av UiOs midler, er det viktig å være nøyaktig med utfylling av dette skjemaet. Skjemaet returneres uten at BDM blir tildelt, dersom utfyllingen har uklarheter.
- Skjemaet skal utfylles elektronisk for å unngå feil (kryss kan påføres for hånd).
- Det skal utfylles ett skjema for alle ansatte ved UiO som får tildelt budsjettdisponeringsmyndighet, selv om personen ikke skal ha tilgang til og godkjenne i administrative systemer.
- Skjemaet skal inneholde alle BDM-fullmakter personen har, selv om dette går på tvers av enheter. Det sist innsendte og registrerte skjemaet vil erstatte tidligere registrerte fullmakter. Unntak er søknad om fullmakt som vikarierende BDM i forbindelse med ferieavvikling (når fullmakten kun gjelder en tidsbestemt periode).
- Skjemaet skal sendes til elektronisk godkjenning i ePhorte.
Permanent eller midlertidig BDM
- Permanent fullmakt gis til personer som i kraft av sin stilling skal ha BDM. Dette gjelder også personer som skal vikariere for en stilling.
- Midlertidig fullmakt brukes i forbindelse med ferier eller kortere perioder. En midlertidig tildelt fullmakt legges da til de fullmaktene aktuell person har fra før. Fullmakten opphører ved utgang av perioden.
Skjemaet - skal utfylles med:
1. Personopplysninger - hvem gjelder BDM for?
- Nettverksbrukernavn registrert i lønnssystemet
- For - og etternavn slik som registrert i lønnsystemet
- Ansattnummer
- Stilling, slik det er registrert i lønnssystemet
- Overordnet enhet
- E-post
2. Organisatorisk enhet- hvilken enhet gjelder BDM for?
- Koststedet skal være åttesifret og alle tall skal være spesifisert. Skjema som er fylt ut med for eksempel 95xxxxxx godtas ikke
- Det skal oppgis koststed fra - til. Står det kun 95000000 antar vi at fullmakten kun gjelder for dette koststedet og ikke 95000000-95999999
3. Skjemaet skal signeres elektronisk av:
- Dekan eller direktør på aktuell enhet
- Direktør ØVA, Ellen Johanne Caesar
Sletting av BDM
Når det foretas en ny permanent BDM fullmaktsregistrering på en person, vil alle tidligere permanente fullmakter opphøre. Når det foretas en ny permanent BDM fullmaktsregistrering på en person, vil alle tidligere permanente fullmakter opphøre.
Skal en ny fullmaktsregistrering erstatte en annen BDM skal navnet på den som skal erstattes fylles inn i et eget felt nederst til høyre i skjemaet.
Skal BDM slettes helt skal det fylles ut nettskjema for sletting av systemtilganger og myndigheter.