Alle disposisjoner som medfører økonomiske forpliktelser skal bekreftes av en som har budsjettdisponeringsmyndighet. Før en person med budsjettdisponeringsmyndighet gjennomfører disposisjoner, skal vedkommende påse at:
- det er hjemmel for disposisjonen
- det er budsjettmessig dekning for disposisjonen
- disposisjonen er økonomisk forsvarlig.
Budsjettdisponeringsmyndighets-skjema
Budsjettdisponeringsmyndighet dokumenteres ved et fullmakts- og signaturskjema.
Det skal signeres ett skjema per person som får tildelt myndighet.
BDM skal godkjennes av direktør for økonomi- og virksomhetsstyring (ØVA) på vegne av universitetsdirektøren. Denne godkjenningen skjer i ePhorte.
Seksjon for regnskap er ansvarlig for å arkivere skjemaene, og for å ha en fullstendig oversikt over gjeldende budsjettdisponeringsfullmakter.
Delegering
Universitetsstyret vedtar disponering av tildelt bevilgning og øvrige inntekter universitetet kan disponere. På bakgrunn av dette vedtaket utformer universitetsdirektøren årlig et eget disponeringsskriv (*) til fakulteter og tilsvarende enheter
Budsjettdisponeringsmyndigheten kan delegeres videre av universitetsdirektøren til ledere for underliggende enheter, som har samlet myndighet for vedkommende enhet. Eksempelvis dekan/fakultetsdirektør og ledelsen ved fakultetet/enheten. Øverste leder, dekanen/direktøren, kan delegere myndighet videre til et tilsvarende antall ledere ved underliggende enhet. Det er ikke mulig for lederne av underliggende enheter å delegere BDM videre. Delegering av budsjettdisponeringsmyndighet skal foretas skriftlig.
Universitetsdirektøren kan delegere budsjettdisponeringsmyndighet for øvrig når dette er forsvarlig og nødvendig for en rasjonell gjennomføring av tjenesten.
(*) Disponeringsskrivet angir:
- hvem som har budsjettdisponeringsmyndighet
- hvordan budsjettdisponeringsmyndigheten skal utøves
Dersom universitetsstyret ikke bestemmer at fakultetene selv skal disponere de tildelte midlene, kan enhetene innenfor de rammer universitetsdirektøren har fastsatt, delegere budsjettdisponeringsmyndigheten til sine underliggende grunnenheter. Fakultetene skal i så fall utforme et disponeringsskriv som angir hvem som har budsjettdisponeringsmyndighet og hvordan budsjettdisponeringsmyndigheten skal utøves.
Stedfortreder
Budsjettdisponeringsmyndighet overføres ikke automatisk ved at en person fungerer som stedfortreder. I forbindelse med ferier må det derfor søkes om budsjettdisponeringsmyndighet for den personen som skal være stedfortreder.
Plankjøp
I tillegg til rutinene for delegering av BDM finnes muligheten for plankjøp gjennom innkjøpssystemet. Myndigheten til å foreta innkjøp innen en gitt beløpsramme delegeres da av en person med BDM i innkjøpssystemet. Dette fungerer som en forhåndsgodkjenning med beløpsramme.
Flyt
En disposisjon som medfører økonomiske forpliktelser skal bekreftes av en person som har budsjettdisponeringsmyndighet. Den som har BDM kan ikke godkjenne godtgjørelser eller andre utbetalinger til seg selv.
Det er kun unntaksvis at økonomiske forpliktelser kan bekreftes av en person på samme nivå i organisasjonen. Hvis det er tilfelle skal dette unntaket være godkjent skriftlig. Hovedregelen er at godkjennelsen skal komme fra leder på høyere nivå i organisasjonen.
Krav til dokumentasjon av BDM
I henhold til det statlige økonomiregelverket skal det finnes oversikt over hvem som har budsjettdisponeringsmyndighet ved virksomheten. Regelverket stiller også krav til dokumentasjon av delegert bestillingsrett, med angivelse av rammer som den enkelte med bestillingsrett skal holde seg innenfor. Parallelt med dette er det gjennom NAO-prosjektet (Prosjekt for ny anskaffelsesorganisering) stilt krav til enhetene om oppnevning av innkjøpsansvarlige og at disse etter opplæring må signere en erklæring.