Rutinebeskrivelse
BOTT-rutine: Periodeavslutning - avstemming (pdf)
Hva er avstemming?
Avstemming handler om å kontrollere at regnskapet stemmer overens med dokumentasjonen som finnes.
Du avstemmer hver måned etter at regnskapet er lukket.
Enheter som avstemmer
- KHM
- NHM
- OD
- UB
- HF
- ISS
- LOS
Avstemme balansekontoer
Når du skal avstemme balansekontoer, kommer det som en oppgave i ADRA Balancer. De aktuelle balansekontoene som avstemmes av de lokale enhetene er:
- Bankkonto: Kontroller at de bokførte opplysningene stemmer overens med kontoutdrag eller årsoppgave fra banken.
- Konto for kasse: Kontroller at de bokførte opplysningene stemmer overens med bekreftelse på opptalt kontantbeholdning og kasseoppgjør.
-
Varelagerkonto (kun museene): Kontroller at de bokførte opplysningene stemmer overens med opptellingslister.
Dersom tallene stemmer overens skal du dokumentere saldoen med avstemte, bokførte opplysninger. Dette kan du gjøre ved å ta ut en transaksjonsrapport i Unit4 ERP (for eksempel Spørring DIM 1-7), som du eksporterer til Excel og laster opp som vedlegg i ADRA Balancer sammen med eventuelle andre relevante dokumenter før du sender disse til godkjenning.
Hva hvis det er avvik?
Hvis dokumentasjonen ikke stemmer overens med regnskapet, må du spesifisere årsaken til avviket (f.eks. bilag ført i feil periode, eller lignende). Legg til egne rader i transaksjonsrapporten (Excel) som forklarer avviket, og last opp rapporten i ADRA Balancer for godkjenning.
Avstemming av øvrige balansekontoer i regnskapet
Ved UiO avstemmes øvrige balansekontoer i regnskapet sentralt i Avdeling for økonomi- og virksomhetsstyring (ØVA).