Rutinebeskrivelse
BOTT-rutine: Avsetning påløpte kostnader (pdf)
Opprette avsetningsbilag
Avsetningsbilaget
- opprettes i omposteringsløsningen.
- går på en sentral godkjenningsflyt. Det må derfor legges ved dokumentasjon på godkjenning fra lokal BDM.
- skal tilbakeføres i neste periode. Det er en egen knapp for dette i avsetningsmalene i omposteringsløsningen.
Hvilke kostnader kan jeg avsette for?
Du kan avsette for
- påløpte, ikke-fakturerte kostnader
- investeringer
- forskuddsbetalte kostnader
Kostnader du ikke trenger å avsette for
Avsetning av følgende lønnskostnader gjøres automatisk andre virkedag hver måned:
- bilagslønn
- reisekostnader
- fleksitid
- opptjent, ikke avviklet ferie (bare ved årsskifte)
Avsette for påløpte, ikke-fakturerte kostnader
Varer og tjenester blir ofte fakturert etterskuddsvis. Dette kan medføre at UiO ikke har mottatt faktura for leverte varer eller tjenester ved periodeslutt. I slike tilfeller kan det være aktuelt å avsette for kostnaden.
Vurdering av vesentlighet
Du må vurdere om de påløpte kostnadene er vesentlige ut fra hvilke økonomiske konsekvenser det vil ha for din enhet om kostnaden kommer med i regnskapet eller ikke.
Dersom kostnaden er stor nok til å kunne påvirke styringen av enheten, er den vesentlig og du må gjøre en avsetning, slik at kostnaden kommer med i regnskapet.
Slik avsetter du for påløpte, ikke-fakturerte kostnader
Ta ut rapporten «Avsetningsgrunnlag (AVS01)» fra Unit4 ERP. Denne rapporten bruker du for å vurdere vesentlighet og lage et grunnlag for avsetningsbilaget. Selve bilaget oppretter du i Omposteringsløsningen.
I omposteringsløsningen velger du bilagsmal "Manuelle avsetninger - kostnader".
Konti for avsetninger
Det er tillatt å avsette for påløpte kostnader på alle relevante konti som er tilgjengelige i kontogruppe 59* og kontoklasse 6 og 7 i omposteringsløsningen.
Det vil si at du kan avsette på den kontoen som kostnaden vil bli eller er bokført på.
Linjebeskrivelse (Teksting av transaksjonen)
Lag en linjebeskrivelse som gir en god beskrivelse av hva avsetningen gjelder og hvorfor den er gjort.
Eksempel på kontobruk og linjebeskrivelse:
- DEBET KONTO: 6790 Kjøp av forsknings- og labtjenester, tekstet med: Forskningstjeneste utført, faktura ikke mottatt.
- KREDIT KONTO: 2960 Påløpte kostnader
Merk at linjebeskrivelsen på transaksjonen ikke skal inneholde navn på personer.
Avsette for investeringer (inntektsreduksjon)
Det er tillatt å avsette for motatte aktiva/anleggsmidler, når fakturaen ikke er bokført i Unit4 ERP.
Eksempel: Avsetninger for investeringer i inventar skal gjøres på følgende konti:
- DEBET KONTO: 1258 Avsetning inventar
- KREDIT KONTO: 2960 Påløpte kostnader
Ved å kontere avsetningen trygges det automatpostering mot konto 391 og 251 for å tilfredstille krav i forplikteklsesmodellen
Avsette for forskuddsbetalte kostnader
Enkelte kostnader i en periode kan være forskuddsbetalt og/eller gjelde for flere perioder. I disse tilfellene er det viktig at vesentlige kostnader henføres til riktige perioder.
Dette vil typisk være aktuelt for kostnader som faktureres på forskudd for lengre perioder, for eksempel
- husleie
- leie av utstyr
- ulike typer abonnementer (strøm, aviser, lisenser, tjenester o.l.)
Slik avsetter du for forskuddsbetalte kostnader
Ta ut rapporten «Avsetningsgrunnlag AVS01» fra Unit4 ERP. Denne rapporten bruker du for å vurdere vesentlighet og lage et grunnlag for avsetningsbilaget. Selve bilaget oppretter du i Omposteringsløsningen.
I omposteringsløsningen velger du bilagsmal "Manuelle avsetninger - kostnader".
Linjebeskrivelse (Teksting av transaksjonen)
Lag en linjebeskrivelse som gir en god beskrivelse av hva avsetningen gjelder og hvorfor den er gjort.
Eksempel: Faktura på leie av lokaler på forskudd 3 måneder er bokført i regnskapet.
- DEBET KONTO: 1701 Forskuddsbetalt leie, manuell postering
- KREDIT KONTO: 6310 Leie lokaler -Statsbygg.
Merk at linjebeskrivelsen på transaksjonen ikke skal inneholde navn på personer.
NB: Delprosjekter med sluttdato i perioden
Du skal ikke avsette kostnader på delprosjekter som skal avsluttes i rapporteringsperioden, ettersom avsetningene tilbakeføres i påfølgende periode.
Du må selv kontrollere at delprosjekter du avsetter på ikke skal avsluttes i rapporteringsperioden.
Standard periodiseringsnøkler i Unit4 ERP
DFØ har innført standard periodiseringsnøkler i Unit4 ERP. Nøklene, som identifiseres ved hjelp av tallene 901-936, fordeler kostnader jevnt utover 1-36 perioder. Hvis du har behov for annen fordeling, må dette løses manuelt.