Formål og risiko
Målgruppe: Prosjekteier, Prosjektleder, Prosjektkontroller
Hyppighet: Løpende
Rutineansvarlig: Økonomidirektør
Formål
Formålet med arkivrutinen er å sikre at UiO har tilstrekkelig dokumentasjon på inngåtte avtaler og forpliktelser i forkant av prosjektoppretting, og ved evt endringer underveis i prosjektet, og derved å sikre ivaretagelse av BOA-reglementet.
Risiko
Ufullstendig arkiv vil kunne medføre at beslutninger fattes på feil grunnlag, og således sette UiO i økonomiske og personalrettslige problemer. Ved prosjektopprettelse må arkivet være fullstendig for å sikre korrekt kategorisering og tilstrekkelig grunnlag for opprettelsen.
Kommentar
Rutinene må sees i sammenheng med BOA-reglementet, og krav fra Riksrevisjonen om fullstendige arkiver og dokumentasjon som sikrer godt grunnlag for kontroll/kvalitetsstyring.
Utførende
Saksbehandler har ansvar for at arkivet inneholder relevant dokumentasjon: Prosjektkontroller, forskningskoordinator el. Materialet skal normalt arkiveres på det stedet hvor prosjekteier er tilknyttet.
Søknad om prosjektmidler
Signert søknad, prosjektbeskrivelse og signert totalbudsjett skal arkiveres på et unikt saksnummer i ePhorte
Dialog med finansiør
Enhver endring av kontrakt, prosjektbeskrivelse eller prosjektbudsjett må journalføres sammen med opprinnelig prosjektdokumentasjon for å sikre sammenheng mellom opprinnelig søknad/eventuell ny søknad/endelig kontrakt/tildelingsbrev, og arkiveres på saksnummeret i ePhorte
Prosjektaktivering
Før forespørsel om prosjektaktivering skal prosjektøkonom sjekke at prosjektarkivet i ePhorte er fullstendig (ihht foregående punkt), og registrer saksnummer i prosjektregisteret
Ved kontroll hos RS, vil manglende arkivdokumentasjon kunne føre til avvist prosjektaktivering
Husk at prosjektbudsjett skal legges inn i BOAPRO innen 4 uker etter prosjektoppretting
Framdriftsrapportering
Framdriftsrapporter, både faglige og økonomiske, til finansiør i løpet av prosjektperioden, bør legges på saken i ePhorte
Endringer i prosjektet
Vesentlige endringer underveis i prosjektet skal dokumenteres på saksnummeret i ePhorte gjennom kontraktsendringer og eventuelle vesentlige endringer i prosjektets totalbudsjett.
Ved forlengelse av prosjektets levetid i prosjektregisteret i U4, må dokumentasjonen på avtalt forlengelse med finansiør legges på saksnummeret i ePhorte
Prosjektavslutning
Ved prosjektavslutning bør sluttrapport og fullstendig prosjektregnskap legges på saksnummeret i ePhorte