Institusjonen er ifølge Grant Agreement pålagt å komme med institusjonelle avklaringer for metodebruk ved beregning av personalkostnader.
UiOs vedtatte retningslinjer er at man benytter sist avsluttet regnskapsår som lønnsgrunnlag for beregning av timesatser. Har vedkommende ikke vært ansatt ved UiO foregående år, brukes inneværende år for beregning av timepris.
UiO har utarbeidet et eget lønnsavregningsskjema som skal brukes i rapporteringen av lønnskostnader/Financial Statement.
Timesatser
For Horisont 2020 er antall årlige produktive timer ved UiO satt til 1720 timer per år.
Ved redusert stilling justeres årlig produktive timer pro rata (Eks: 50%= 860 timer per år). Antall produktive timer brukes for å beregne timesatsen, og påvirker ikke den faktiske arbeidstiden
Timeprisen UiO beregnes ved å dele totale årlige personalkostnader (lønn inkl. sosiale kostnader) fra siste avsluttede regnskapsår på antall årlige produktive timer (1720 timer).
Personalkostnader sist avsluttet regnskapsår/1720 = Timesats
Refunderbare lønnskostnader mot Kommisjonen
For å finne de refunderbare personalkostnader skal beregnet timepris multipliseres med antall timer ført i godkjente timelister.
Timer ført i timelister*Timesats = Lønnskostnader som rapporteres
Det kan maksimalt rapporteres personalkostnader som er tilsvarende det som er regnskapsført i lønnssystemet ved UiO. I praksis vil de rapporterte kostnadene i hovedsak være lavere enn de som er regnskapsført. Refusjoner fra Nav vil komme til fratrekk i rapporteringen. Det kan ikke rapporteres mer enn 1720 produktive timer per år (eller pro rata).
Dokumentasjon av arbeidstid
For ansatte som bruker hele stillingen ved UiO på prosjektet kreves det ikke timelisteføring, men det er krav om «Declaration on a person working exclusively on a H2020 action».
For ansatte som benytter deler av stillingen sin ved UiO på prosjektet, må tid brukt på prosjektet registreres og dokumenteres med godkjente timelister:
- Timelister er fakturagrunnlaget og skal avspeile virkeligheten.
- Timelister skal dokumentere tid brukt på prosjektet.
- Det er ikke nødvendig å føre øvrig arbeidstid, men vær oppmerksom på å føre ferie og eventuelt sykefravær.
- Timelister føres og signeres månedlig av prosjektleder og den ansatte. For prosjektlederen signerer instituttleder eller tilsvarende.
Skjemaer og retningslinjer
- Horizon - timeregistrering 2024 - med kobling til månedsoversikt (xlsx)
- Horizon - timeregistrering 2023 - med kobling til månedsoversikt (xlsx)
- Timeregistrering 2022 H2020 (xlsx)
- Declaration on a person working exclusively on a H2020 action (odt)
- Utbetalingsanmodning coordinator EU (pdf) og (doc)
- Lønnsavregning H2020 - med permisjoner (xlsx)