Formål og risiko
Hyppighet: Ved behov (fortløpende)
Rutineansvarlig: Avdeling for administrativ støtte (ADS)
Målgruppe: Enheter på UiO som har etablert leiesteder
Formål
Oppnå god transaksjonskvalitet i regnskapet for å kunne
- Få korrekt styringsinformasjon for leiesteder på alle nivåer i organisasjonen
- Ha pålitelig informasjon om leiestedenes generering av eksterne inntekter
Risiko
Forventede leiestedskostnader er ikke budsjettert i økonomisystemet med risiko for feilaktig korrigering av TDI-satsen, samt at eksternt finansierte prosjekter ikke ivaretar kravet om totalregnskapsføring (Reglement om bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet).
- Budsjetterte leiestedskostnader brukes som grunnlag for å oppdatere TDI-satsene.
- Det forutsettes at enhetene har kartlagt totale leiestedskostnader knyttet til forskningsdelen av laboratoriebruken, vurdert kapasiteten til leiestedet og fastsatt en pris for bruken av leiestedet, samt dokumentert denne informasjonen i ephorte.
- De kalkulerte leiestedskostnadene basert på fjorets regnskap knyttet til forskning legges inn som budsjett på leiestedets interne prosjektnummer ved oppstarten av året.
- Inntektene fra eksternt finansierte prosjekter som benytter leiestedene regnskapsføres fortløpende.
1. Anmodning om oppretting av leiested
Ansvar: Instituttnivå
Enheten er ansvarlig for å sende inn forespørsel om oppretting av internt prosjektnummer for leiestedet. Følgende informasjon må sendes til prosjekt@admin.uio.no
- Prosjekttittel (navn på leiestedet)
- Prosjektets start- og sluttdato (standard 5 år av gangen, oppstart alltid inneværende mnd)
- Eiersted (stedkode)
- Prosjektansvarlig (inst.leder, adm.leder, lab.leder, e.l.)
2. Opprette leiested i OA
Ansvar: Seksjon for regnskap
Når anmodning om oppretting av leiestedsprosjekt er mottatt fra enhet, oppretter seksjonen for Regnskap (SR) prosjektet i Oracle ihht. eksisterende rutine for opprettelse av internt prosjekt.
SR sender melding til enhet om ny prosjektkode for leiestedet
3. Budsjettering av leiestedskostnader på prosjektkoden
Ansvar: Instituttnivå
Avhengig av ønsket detaljeringsgrad i regnskapsføringen av leiestedet, er det lagt opp til to måter å budsjettere leiestedskostnadene på :
- Ved detaljert regnskapsføring på leiestedet, må det som et minimum budsjetteres for leiestedskostnadene knyttet til forskning på art «7799 diverse kostnader», ref. kalkyle ved årets begynnelse.
- Dersom kostnadene til leiestedet i all hovedsak regnskapsføres på eierstedet (basis), budsjetters en kalkulatorisk leiestedskostnad på leiestedsprosjektet, art «7799 diverse kostnader», og en tilsvarende kostnadsreduksjon på basis (samme art)
4. Regnskapsføring av kostnader på leiested
Ansvar: Instituttnivå
- Ved detaljert regnskapsføring må enheten selv sørge for å henføre de relevante kostnadene tilknyttet leiestedet.
- For kostnader gjeldende areal og teknikere med tilhørende overhead føres det internhandelsbilag (minimum hvert tertial), mens driftsmidler og utstyrsavskrivninger føres løpende direkte på leiestedet.
5. Kostnads- og inntektsføring på leiestedet
Ansvar: Instituttnivå
Frist: Månedlig
- Den eksternt finansierte bruken av leiestedet føres med art «6494 Eksternt finansiert leiested» som kostnad på prosjektet (debet) med motpost «3644 Refusjon av eksternt finansierte leiestedskostnader» på leiestedets internprosjektnummer (kredit).
- Den internt finansierte bruken av leiestedet føres med art «6493 Internt finansiert leiested» som kostnad på prosjektet (debet) med motpost «3643 Refusjon av internt finansierte leiestedskostnader» på leiestedets internprosjektnummer (kredit).
Føring på 6493 utløser en automatisk overføring av egenandel (art 3964) fra prosjektets eiersted (basis) til prosjektet.