Når en ansatt dør

Når en ansatt dør på universitetets område

• Første steg ved slike hendelser er alltid å varsle Vakt- og alarmsentralen på telefon 22 85 66 66.
• Varsling av selve dødsfallet til pårørende ivaretas av politi, eventuelt gjennom prest/trossamfunn. Avdødes navn skal ikke oppgis til noen andre enn politiet før pårørende er varslet.
• Dersom dødsfallet kan knyttes til hendelser ved universitetet, skal det settes i verk en rekke tiltak for å følge opp dette. Dette er nærmere beskrevet i UiOs beredskapsplan.

Kontakt med familien

• Nærmeste overordnede har en viktig rolle i å holde kontakt med pårørende, men varsling av selve dødsfallet til pårørende ivaretas av andre instanser.
• I samarbeid med ansatte skal pårørende gis anledning til å gå igjennom kontoret og hente personlige eiendeler.

Informasjon

• Når en ansatt dør, er det naturlig at leder for enheten informerer de ansatte om dette. Informasjonsbehovet er svært ofte stort, særlig ved plutselige dødsfall som direkte angår fakultetet/instituttet/avdelingen. Det er lett å glemme hvor sterkt informasjonsbehovet er, når det skjer ulykker og dødsfall. Både studenter og ansatte må informeres. De bør helst ikke få første melding gjennom dødsannonse, presseoppslag, rykte eller ved spørsmål utenfra.
• Det er også viktig at informasjon om minnestund og gravferd blir gitt i tide slik at de som ønsker det kan delta i minnestunden og i begravelsen.

Arbeidsoppgaver

• Dødsfall vil påvirke arbeidssituasjonen til kolleger. Leder for enheten skal vurdere hvorvidt det er aktuelt å avlyse deler av undervisningen, møter som er berammet eller lignende.
• Konsekvenser for prosjekter bør vurderes av nærmeste overordnede og involverte samarbeidspartnere må kontaktes.

Minnestund og begravelse

• Det må tas hensyn til avdødes livssyn.
• Det kan være naturlig å arrangere en minnestund. Dersom dødsfallet har skjedd i ferietid, kan minnestunden utsettes til når de fleste kolleger er tilbake.
• Fakultet/institutt/en avdeling kan arrangere en minnestund dersom fakultet/institutt/en avdeling ønsker det. Arrangementet bør legges til et rolig sted. Fakultetet/ instituttet/ avdelingen sørger for en eventuell bevertning.
• Det bør vurderes om det er naturlig å sende et kondolansebrev og/eller en blomsterbukett til pårørende. Representasjon fra fakultetet/instituttet/avdelingen i forbindelse med begravelsen/bisettelsen vurderes av fakultetet/instituttet/avdelingen.
• Enhet for lederstøtte kontaktes for å eventuelt avtale om flagging.

Praktisk og administrativ oppfølging

Stopp av lønn og sluttoppgjør

• Når en ansatt er dør, må dette registreres i UiOs lønns - og personalsystem (SAPDFØ).
• Leder må snarest mulig informere personalkonsulent som raskt varsler Seksjon for lønn, se personalrutine.
• Seksjon for lønn sender straks informasjon til Statens Pensjonskasse (spk.no) som administrerer ordningen med ytelser ved dødsfall. Se også Statens Personalhåndbok punkt 7.3.23 om ytelser ved dødsfall (lovdata.no). Etterlatte bør bli gjort oppmerksom på at de kan ha krav på etterlattepensjon fra Statens Pensjonskasse (spk.no).
• Personalkonsulent eller nærmeste leder fyller ut fratredelsesskjema. Skjemaet oversender til Seksjon for lønn, se personalrutine. Seksjon for lønn utbetaler feriepenger og annen godtgjørelse avdøde har til gode. Lønn utbetales til og med den måneden arbeidstakeren dør, jf. HTA § 9 pkt. 7 (lovdata.no).
• Seksjon for lønn lager en oversikt over utbetalinger til avdødes dødsbo og oversender denne oversikten til personalkonsulenten. Personalkonsulenten oversender informasjon om sluttoppgjøret til dødsboet, se personalrutine.
• Leder eller personalkonsulent bør opplyse pårørende om avdøde var tilknyttet en fagforening da pårørende kan ha rettigheter overfor fagforeningen.

Nettsider og kontaktinformasjon

• Nærmeste leder sørger for at avdødes navn fjernes fra telefonlister og nettoversikter og at avdødes beskjed på telefonsvareren tas bort.
• På nettet fjernes den avdødes kontaktinformasjon, altså personpresentasjon, deltakelse i prosjekter o.l. Informasjon som ikke ville bli slettet om den avdøde hadde sluttet ved UiO, er derimot ikke naturlig å slette.
• Hvis pårørende ønsker tilgang til den avdødes informasjon på hjemmeområdet, skal det følges rutinen for utlevering av data.

Pårørende

• Pårørende skal gis adgang til å overta personlige eiendeler og kopi av innholdet i elektronisk lagret materiale før sletting finner sted.
• For behandling av materiale lagret på datasystemer, se egen Instruks for behandling og utlevering av brukers hjemmeområde ved dennes død.
• Kontakt fra enheten og oppfølging må skje innen 3 måneder etter dødsfallet.

Råd og støtte

• Når en ansatt dør, oppleves dette som dramatisk for mennesker som står personen nær. I en slik situasjon vil ulike behov oppstå. Familien vil kanskje treffe den avdødes kolleger, og kolleger kan føle behov for å samles for å dele sorg, sinne og fortvilelse. Nære dødsfall kan også sette i gang tanker om tidligere tap og egen død. I en slik situasjon er det viktig å gi hverandre støtte og oppfølging på arbeidsplassen.
• På arbeidsplassen er enheten selv den nærmeste og naturlige for å håndtere oppfølgingen etter et dødsfall.
• Det vil også være enheten som koordinerer UiOs samlede oppfølging.
• I noen tilfeller kan det være aktuelt å søke råd hos andre ressurspersoner som:
  • Psykososial rådgiver, Enhet for bedriftshelsetjeneste, UiO
  • Personaldirektør, Avdeling for personalstøtte, UiO
  • Studentprest
  • Studenthumanist