For ledere med personalansvar ved Institutt for helse og samfunn

Som leder med personalansvar har du ulike oppgaver og ansvarsområder du skal ivareta overfor dine ansatte. Denne oversikten er ment som en støtte til avdelingsledere og seksjonsledere ved Helsam. Under hvert punkt er det ført opp tilhørende rutiner, maler, retningslinjer og lovverk.

Støttefunksjoner: hvor får du hjelp?

Arbeidsforhold: starte og slutte ved UiO

Introduksjon nyansatte

Å starte i ny jobb er for mange en stor overgang, og introduksjonsfasen er viktig for å få en rask faglig og sosial integrering. Den viktigste introduksjonen foregår i fagmiljøene, og ansvaret ligger alltid hos nærmeste leder. Det anbefales at du som leder utarbeider en introduksjonsplan som bidrar til å gi den nyansatte en positiv start, nødvendig organisasjonsforståelse, kunnskap om arbeidsoppgaver, arbeidsmetodikk, systemer, rutiner og støttefunksjoner, introduksjon til fagmiljøet, faglig veiledning, en bedre læringssituasjon og en enklere arbeidshverdag ved instituttet.

Instituttet har en egen nettside for nyansatte. Der finner du svar og spørsmål den ansatte ofte kan ha i oppstartfasen. Det anbefales også at du som leder tipser den nyansatte om UiO sin side om å starte og slutte ved UiO.

Prøvetid

Nyansatte i staten har seks måneders prøvetid. Å komme godt i gang gjennom god opplæring og oppfølging vil gi både den ansatte og arbeidsgiver bedre muligheter for å kunne oppfylle de gjensidige forventninger.

Les mer om ditt ansvar som leder i prøvetiden.

Avgang med pensjon

Se informasjon om ulike typer pensjon og UiO sin pensjonsordning for ansatte som administreres av Statens pensjonskasse.

Fratredelse

Fratredelse fra stilling ved UiO kan gjøres på flere ulike måter, enten gjennom oppsigelse fra arbeidstaker, opphør av midlertidig tjeneste, fratredelse ved pensjon, oppsigelse og avskjed fra arbeidsgiver. Les mer om fratredelse.

Når en ansatt dør

Se informasjon om hva du skal gjøre hvis en av dine ansatte dør.

Forlenget tilknytning for pensjonist og emeritus

Pensjonister og emeriti som ønsker å yte en ulønnet innsats med relevans for UiOs virksomheten, først og fremst knyttet til forskningsaktivitet, kan tilbys forlenget universitetstilknytning uten å være ansatt. Les mer om Helsam sin ordning.

Selvbetjeningsportalen

Selvbetjeningsportalen er et personal- og lønnsadministrativt verktøy for ledere og ansatte. Alle ansatte må søke om å få innvilget ferie og fravær. Nærmeste leder godkjenner ferie og fravær.

Teknisk/administrativt ansatte skal i tillegg registrere arbeidstid.

Ansatte registrerer også reiseregninger og refusjoner her. Det er økonomisjef som godkjenner disse.

Sykefraværsoppfølging

En viktig rolle som personalleder er ditt ansvar for personlig oppfølging av ansatte ved sykdom. Dette gjelder uavhengig av sykefraværets varighet.

Personlig oppfølging innebærer å holde løpende kontakt med den ansatte. Dere skal avklare behov for tilrettelegging, og digital oppfølging via nav.no. Universitetet har også en egen Enhet for bedriftshelsetjeneste.

Les mer om sykefravær:

Ansettelser

Rekruttering i statlige virksomheter medfører sterke regel- og lovstyrte prosesser. Mange aktører er involvert, og det er viktig at du som ansvarlig leder er kjent med rollene og ansvaret til de ulike aktørene.

Det er utarbeidet felles retningslinjer for rekruttering ved Universitetet i Oslo. I tillegg finnes retningslinjer for ansettelse og forlengelser ved Det Medisinske fakultet og Institutt for helse og samfunn.

Generelt om ansettelser

Vitenskapelige toppstillinger (Professorat, førsteamanuensis m.f.)

For kunngjøring av vitenskapelig toppstilling skal følgende dokumenter sendes inn:

Dokumentasjonen sendes til personalkonsulenten.

Ved behov for direkte ansettelse eller forlengelse av vitenskapelige toppstillinger, kontakter du personalkonsulenten.

Mellomvitenskapelige stillinger (Postdoktor, stipendiat, forsker, universitetslektor, vit.ass m.f.)

For kunngjøring om stilling skal følgende dokumenter sendes inn:

For direkte ansettelse og forlengelse skal følgende dokumenter sendes inn:

Prosessoversikter for ansettelse

Dokumentasjonen sendes til personalkonsulent

Regler for postdoktorstillinger

Se: Retningslinjer for ansettelse i postdoktor- og stipendiatstillinger ved UiO

I tråd med regelverket skal det utarbeides en personlig karriereplan for alle postdoktorer. Planen utformes i samarbeid med prosjektleder og godkjennes av avdelingsleder, og følges opp med nærmeste leder gjennom årlige karriereutviklingssamtaler. Godkjent plan sendes til HR på instituttet. MERK: Postdoktorer som har NFR-finansiering skal også sende karriereplanen til NFR.

Malen for karriereplanen finner du her.

Det medisinske fakultet har opprettet et karriereutviklingsprogram for forskere i etableringsfasen: Postdoktorprogrammet med bl.a. kurs og mentorordning.

Teknisk- og administrativ stilling (Avdelingsingeniør, førstekonsulent, rådgiver med flere)

For kunngjøring om stilling skal følgende dokumenter sendes inn:

For direkte ansettelse og forlengelse skal følgende dokumenter sendes inn:

Dokumentasjonen sendes til personalkonsulent.

Lønn og opprykk

Lønnsforhandlinger og lønnssamtale

Stillingsopprykk

Ferie og permisjoner

Ferie

  • Alle ansatte har rett og plikt til å ta ut ferie i den grad de har opptjent feriepenger ved UiO eller fra en tidligere arbeidsgiver. Se UiOs nettside med regelverk om ferie.
  • Som nærmeste leder er du ansvarlig for å påse at de ansatte avvikler sin betalte ferie. Avvikling av ferie skal gjøres i følgende rekkefølge:
    1. Overført ferie
    2. Betalt ferie
    3. Ubetalt ferie
  • Seniordager: Fra fylte 62 år får statsansatte 8 ekstra fridager per år. I tillegg gir UiO arbeidstakere over 62 år fire ekstra fridager, slik at det totalt gis 12.fridager per år. Disse dagene kommer i tillegg til de ordinære 5 ferieukene og den ekstra ferieuken ved fylte 60.år. Les mer om seniordager.

Permisjoner

Forsknings- og utdanningstermin

Hensikten med forsknings- og utdanningstermin er å gi mulighet til sammenhengende forskningsvirksomhet, utvikling av utdanningsvirksomhet og pedagogisk utvikling. Permisjonen skal benyttes til konsentrasjon omkring forskningsprosjekter, faglig fornyelse, utvikling av undervisning, emner og studieprogrammer, arbeid med studiekvalitet eller pedagogisk utvikling.

Utfylt søknadsskjema sendes til Personalseksjonen ved Institutt for klinisk medisin på e-post personal@klinmed.uio.no innen oppgitte frister. Søknader innvilges av instituttleder.

Medarbeidersamtaler

En medarbeidersamtale er en planlagt, systematisk og personlig samtale mellom medarbeider og leder.

Som leder har du ansvar for å planlegge og gjennomføre medarbeidersamtaler med dine ansatte. Formålet med medarbeidersamtalen er å skape et bedre grunnlag for prestasjoner og et godt arbeidsmiljø.

Under finner du skjema for gjennomføring av medarbeidersamtale, oppfølgings – og utviklingsplan, samt informasjon om aktuelle kurs for dine ansatte og deg som leder.

Lover og regelverk

Samling av lover og regelverk som regulerer arbeidsforholdet til alle ansatte ved UiO, for eksempel Statsansatteloven, hoved-, tilpasnings- og tariffavtaler samt UiOs lønns- og personalpolitikk og personalreglement

 

Publisert 11. okt. 2019 09:55 - Sist endret 15. sep. 2023 10:34
Del på e-post