Bokføring av trygderefusjoner

Beregnet krav og mottatte trygderefusjoner fra NAV bokføres etter periodiseringsprinsippet. Det vil si at trygderefusjonskravene blir inntektsført i hovedboka fortløpende etter hvert som fraværet blir registrert i SAP.

Trygderefusjoner som mottas fra NAV blir automatisk lest inn i SAP og bokført på den enkelte ansattes lønnskontering i den perioden kravet gjelder. Aktiviteten for dette er beskrevet nedenfor.

Forkortelser

  • FRG = Gruppe for fravær og refusjon i Seksjon for lønn
  • SAF = Seksjon for applikasjonsforvaltning
  • SR = Seksjon for regnskap
# Når Aktivitet Ansvar Handling
1 Ved hver lønnskjøring Bokføre refusjonskrav FRG/SAF/SR Det beregnes refusjon automatisk på grunnlag av sykefraværet registrert i SAP HR. Dette blir overført til OA ved lønnskjøring og bokført i regnskapet.
2 Ved hver lønnskjøring Beregne refusjon FRG Det beregnes refusjon på grunnlag av sykefraværet registrert i SAP HR. Refusjonskrav med dokumentasjon blir sendt til NAV.
3 Hver måned Innbetalinger fra NAV FRG Motta og behandle innbetalinger fra NAV, fra listene K27/NAV-refusjoner og K37/Feriepenger av NAV-refusjoner.
4 Hver måned Oppdatere innbetalinger FRG Laste opp OF-fil med innbetalinger fra NAV i SAP HR.
5 Hver måned Manuelle innbetalinger, R10 FRG Behandle manuelle innbetalinger.
6 Hver måned Kontroll av innleste innbetalinger FRG Manuell kontroll av avviste poster.
7 Her måned Avstemming FRG Sjekke at innleste beløp stemmer med K27 eller K37-listene.
8 Ved hver lønnskjøring Bokføre innbetalinger SAF/SR Dette skjer automatisk og filen blir overført til OA ved første lønnskjøring.
9 Hver måned Kontroll av kodeverk FRG Gjennomgang av avvik mellom SAP og OA. Korrigerte poster overføres på nytt ved første lønnskjøring.
10 Hver måned Avstemming FRG Avstemme K27 mot bank.
11 Hver måned Oppfølging av refusjonskrav fra NAV FRG Sjekke avvik i saldo fra avstemmingsrapport/reskontro mot saldo på konto 1570 i regnskapet.
12 Hver måned Kvalitetssikring av refusjoner Enhet Sjekke at inntektene, konti 5801 og 5812 er i samsvar med innmeldte krav. Eventuelle avvik føres på konti 5804 og 5813.
13 Hver måned Feil postering Enhet Postering på feil konto undersøkes og korrigeres. Følger samme rutine som ved vanlig ompostering i OA. Originalt bilag sendes direkte til RS med en kopi til LS/fraværsgruppa.
14 Hver måned Gjennomgang av åpne poster FRG Utføre avstemming mellom innsendte krav og innbetalinger fra NAV (ansattes reskontro), med fokus på saker eldre enn 6 mnd.
15 Hver måned Behandle purringer mot NAV FRG Sende eventuelt purring på utestående krav.
16 Hver måned Klagebehandling etter purring FRG Oppfølging av sakenmot NAV.
17 Hvert tertial Avsetninger Enhet Sørge for eventueller avsetninger, fravær som ikke er meldt inn til FRG.
18 Hvert tertial Avsetninger FRG Sørge for eventueller avsetninger, fravær som er godkjent i HR-portalen, men ikke er behandlet av FRG.
19 Hvert kvartal Kvartalrapportering Enhet Kontroll av regnskap mot budsjett.
20 Hver måned
Hvert kvartal		 Ekstern rapportering FRG Utarbeide fraværsrapporter til SSB.

Publisert 6. apr. 2011 12:42 - Sist endret 19. apr. 2018 10:03
Del på e-post