Hva er lønnssamtale?
Lønnssamtale er beskrevet i hovedtariffavtalene i staten som en samtale om kompetanse, ansvar, lønn og karriereutvikling, sett i lys av den lokal lønnspolitikken. Samtalen skal bidra til likelønn mellom kjønn og hindre diskriminering etter likestillings- og diskrimineringsloven § 6.
Samtalen er ikke en forhandling om lønn, men et bidrag til forventningsavklaring og god dialog om lønnsutvikling.
Lønnssamtale og medarbeidersamtale: Ulike samtaler, ulike formål
Lønnssamtaler og medarbeidersamtaler har til felles at de begge er en del av nærmeste leders ansvar for oppfølging av medarbeidere. De to samtalene har imidlertid forskjellig formål og bør ikke blandes. Medarbeidersamtalen har et bredt fokus og handler om oppgaver og utvikling framover, og om hvordan medarbeideren har det på arbeidsplassen. Lønnsutvikling bør ikke være tema i medarbeidersamtalen, da det kan virke begrensende på dialogen som det legges opp til i medarbeidersamtalen. Det er i tillegg nødvendig med andre forberedelser både for leder og medarbeider. Dersom en medarbeider ønsker å ta opp lønn som tema bør du sette opp en egen lønnssamtale, (dersom dette ikke alt er planlagt) og gjøre de spesielle forberedelsene til denne.
Når bør du tilby lønnssamtale?
I staten gjennomføres lokale lønnsforhandlinger (2.5.1) i høstsemesteret. Dette forutsetter at det er satt av midler til lokale forhandlingene av de sentrale partene (Kommunal- og distriktsdepartemente og hovedsammenslutningene). Det anbefales derfor å tilby lønnssamtale til alle mot slutten av vårsemesteret, i løpet av mai-juni. Dette gir både deg som leder og den ansatte tid til å forberede krav inn mot lokale lønnsforhandlinger.
I tillegg bør tilbud om lønnssamtale vurderes løpende gjennom året for enkeltpersoner som vurderes fremmet eksempelvis i lønnsforhandlinger på særlig grunnlag (2.5.3).
Inntil 12 måneder etter ansettelse, og ved overgang fra midlertidig til fast ansettelse, skal leder vurdere den ansattes lønnsfastsettelse (2.5.5). Denne lønnsvurderingen skal gjøres etter dialog med den ansatte.
Ved gjeninntredelse etter foreldrepermisjon skal også ansatte tilbys en samtale om kompetanse, ansvar, lønn og karriereutvikling.
Forberede organisasjonen på lønnssamtale
For å ha en felles organisatorisk plattform for lønnsamtaler anbefales:
- Sett opp lønnssamtale som tema i ledelsen/ledergruppa, gjerne så tidlig som april-mai. Mulige temaer:
- Gjennomgang av det formelle rammeverket: hvilke muligheter som finnes for lønnsendring i staten, hva er lønnssamtale, UiOs lønnspolitikk
- Hvordan jobber enheten med lokale forhandlinger (hvem forhandler for enheten, hvordan er arbeidsfordelingen mellom lokalt og sentralt nivå på UiO, hva forventes av ledere på de ulike nivåene)
- Hvordan gjennomføre en god lønnssamtale
- Erfaringer fra tidligere - hva har fungert godt, er det noe vi vil gjøre annerledes?
- Informer om lokale lønnsforhandlinger og lønnssamtale i aktuelle fellesmøter med ansatte, f.eks. avdelingsmøter, allmøter eller seksjonsmøter
- Nærmeste leder sender e-post til alle sine ansatte med tilbud om lønnssamtale
Forberede deg til individuelle samtaler
- Sørg for at du har nok ledig tid i kalenderen til å gjennomføre samtalene. Sett av inntil 30 minutter til hver samtale. Erfaringsmessig er det ikke alle som ønsker lønnssamtale, i hvert fall ikke hvert år.
- Som leder har du ansvar for lønnsvurdering av alle ansatte, ikke bare de som ber om lønnssamtale. Du kan invitere til lønnssamtale selv om den ansatte ikke har bedt om det.
- Forbered deg til samtalene:
- Hvordan lønnsforhandlinger skjer ved UiO. Se UiOs nettsider om lønnsforhandlinger, og vurder hvilke mekanismer for lønnsendring som er aktuelle for den enkelte.
- Sett deg inn i UiOs lønnspolitikk og vurder den ansattes lønnsplassering ut fra de generelle prinsippene og konkrete kriteriene som beskrives der.
- Gjør deg kjent med statistikk for lønnsutvikling. Ta kontakt med din hr-leder/hr-avdeling for å få tilgang til relevant lønnsstatistikk.
- Opprykk til annen stillingskode vurderes med utgangspunkt i UiOs stillingsstruktur.
- Hvilke forventinger antar du at den ansatte har til lønnsutvikling? Husk at ansatte har ulik innsikt i lønnsnivå og mekanismer for lønnsendring.
- Hvordan vurderer du grunnlaget for å fremme lønnskrav (og eventuelt endring av stillingskode) nå?
- Forbered dine tilbakemeldinger. Gjør en helhetlig vurdering av situasjonen og tenk på hvordan du kan gi tilbakemeldingene på en tydelig og god måte.
Gjennomføring: tips og råd
- Leder innleder samtalen. Forklar hva lønnssamtale er dersom dette er nytt for den ansatte.
- Forklar hvordan forhandlingene foregår, og din rolle og ditt handlingsrom i dette. Ansatte har ulik kjennskap til forhandlingssystemet i staten. Tilpass din gjennomgang etter den ansattes behov.
- Snakk om avdelingens mål og kompetansebehov, og hvordan den ansatte kan bidra til dette.
- Vurdering av lønnsnivå ut fra prestasjoner, innsats og utvikling over tid
- Be om medarbeiders forventninger og synspunkter
- Gi din vurdering av grunnlaget for å fremme lønnskrav, og vær ærlig og tydelig i tilbakemeldinger og begrunnelse
- Husk at du ikke kan love et konkret resultat. Gi et realistisk bilde av mulighet til å få lønnskrav innfridd.
- Informér om andre goder enn lønn - hva er det som motiverer den ansatte?
- Informér om mulighet til å fremme krav gjennom egen fagforening
Oppfølging
Når forhandlingen er gjennomført kan det hende at utfallet ikke blir som ønsket eller forventet for den ansatte. Du bør derfor forberede deg på å ta en oppfølgingssamtale med aktuelle medarbeidere. I slike samtaler må du ivareta taushetsplikten om hva som har skjedd under forhandlingene, men du kan være åpen om vurderingene du selv har gjort. Ikke legg skylden på noen av partene. I lokale forhandlinger er det en begrenset pott, og det er alltid mange gode krav som ikke når opp. Det endelige resultatet er omforent mellom partene.
