LOS

Onboarding

Godt planlagt introduksjon og systematisk oppfølging av nyansatte – onboarding – er noe av det viktigste en virksomhet kan gjøre for å trekke til seg, utvikle og beholde medarbeidere​. Nedenfor følger noen praktiske forberedelser du som leder må gjennomføre.

1. Forberedelser / før tiltredelse

Aktivitet Kommentar
Velkomst e-post fra leder til nyansatt HR sender mail til leder med forslag til en velkomstmail leder kan sende nyansatt. Ved fast ansettelse, bestiller HR blomster hjem til nyansatt. De får i tillegg en UiO kopp. Ved midlertidig ansettelse får nyansatt en velkomstpakke. UiO kopp og velkomstpakke hentes hos Innkjøp. 
Oppstartsmøte med HR Leder mottar invitasjon til oppstartsmøte med HR om onboarding av nyansatt. Her avklares det praktiske rundt oppstarten. HR sender leder en mal til en introduksjonsplan for de to først ukene. Leder fyller ut planen og sender til nyansatt før oppstart. 
Valg av fadder Leder velger fadder, som kan bistå og avlaste gjennom onboardingsprosessen. Fadder har ansvar for tett oppfølging den første tiden med spesiell forpliktelse overfor den nyansatte i de første 4 ukene.
Avklare kontorplass Leder finner ut hvor medarbeider skal sitte. Leder påser at kontoret er ryddet og tømt. Romnummer sendes HR. Ved behov for rengjøring eller bestilling av møbler, sender leder mail til HR. UiO kopp skal stå klart på kontorpulten ved første arbeidsdag ved fast ansettelse. Dette hentes hos Innkjøp. 
Avklare utstyr (pc, mobil etc.)

Leder avklarer om nyansatt skal ha mobil og/eller bærbar PC. Leder bestiller via innkjop@usit.uio.no  

Ved mobil og internettrefusjon: Ansatte blir fordelsbeskattet og det må opprettes EK-trekk. Det er leder + ansatt som fyller ut EK-skjema: Refusjon av kommunikasjonsutgifter - For ansatte - Universitetet i Oslo (uio.no)

Leder sender utfylt EK-skjema til HR: personal@usit.uio.no
Velkomsttelefon/mail Leder kontakter nyansatt og ønsker velkommen, avtaler tidspunkt og sted for oppmøte første arbeidsdag (ca. en uke før første arbeidsdag) og sender ferdig utfylt introduksjonsplan. 
Tilgang til administrative systemer

Nyansatte får automatisk tilgang til grunnsystemer. Leder ber ansatt laste ned appen: Authenticator for to-faktor autentisering.  

Leder gjør en vurdering av hvilke administrative systemer ansatt trenger tilgang til. Stab/støtte kan bistå med innmelding. Eksempler på administrative systemer: Innkjøpssystem, økonomisystem, ePhorte, etc.

2. Tiltredelsesdagen / første arbeidsdag

Tiltak Kommentar
Mottak, velkomst, tildeling av arbeidsplass
  • Leder tar en samtale med gjennomgang av seksjonens oppgaveoppgaver, teamsammensetning, gjensidige forventninger
  • Leder presenterer fadder
  • Leder utleverer brukernavn og passord
  • Leder viser den nyansatte til sin arbeidsplass
Informere om nyansatt

Leder informerer at nyansatt har begynt ved å sende e-post til alle@usit.uio.no
E-post lister

Leder melder den nyansatte inn i nødvendige e-post lister.
Alle blir automatisk meldt inn i e-post-listen til hele IT-avdelingen (alle@usit.uio.no), liste for egen enhet, samt lister som er synkronisert opp mot tilgangsgrupper
Hilserunde/omvisning
  • Leder introduserer den nyansatte for de nærmeste kollegaene (bør skje første dag - øvrig introduksjon kan overlates til fadder)
  • Andre ting som bør vises: printere, pauseareal, spisekrok, rekvisitalager, viktigste møterom, o.l.
  • Videre skal rømningsveier og brannslukningsmateriell vises

3. Den første uken / de første ukene

Tiltak Kommentar
Ansattkort
  • Leder/fadder følger den nyansatte til SiOs kundesenter i Kristian Ottesens hus på Blindern hvor ansattkortet utleveres.
  • Kortnummer som står oppført på adgangskortet må meldes til: personal@usit.uio.no. HR sørger for aktivering av kortet i IT-avdelingens soner i KNH.
  • Eventuelt lånekort må leder påse at blir levert tilbake til IT-hjelp.
Personpresentasjon og personalfoto Leder viser den nyansatte personpresentasjonen på nett, og hvordan man legger inn info: Slik redigerer du personpresentasjonen din - For ansatte - Universitetet i Oslo (uio.no) Den nyansatte må også sende en e-post til nettredaktøren sentralt i fellesadm. for å sette seg på liste for fotografering: nettredaktor@uio.no 

Fotograferingen er som regel siste tirsdag i hver måned. De som melder seg, skal få tilbakemelding med dato, klokkeslett og oppmøtested.

Onboardings-
samtaler

Leder gjennomfører jevnlige onboardingssamtaler med den nyansatte. 

HR innkaller til velkomstsamtale hvor det gjennomgås informasjon om det å være ansatt i staten. 

4. De første 6 månedene

Tiltak Kommentar

Oppfølgingssamtale i prøvetiden etter ca. 2 måneder og 4. måneder

Onboardingsamtaler gjennomføres ca. 2 måneder og 4 måneder.
  • Leder avtaler tidspunkt for dette i begynnelsen av ansettelsesforholdet og setter av god tid til samtalen
    Oppfølging i prøvetid
  • HR kaller inn til sjekk-inn samtale etter ca. 1 mnd. 
Publisert 2. nov. 2015 19:14 - Sist endret 22. apr. 2024 12:15
Del på e-post