Introduksjonsplan for nyansatte ved MED

Skifte av jobb er for mange en stor overgang, og introduksjonsfasen er viktig for å få en rask faglig og sosial integrering. Viktige elementer i introduksjonen er derfor å gi informasjon og skape kontakt. Generell veiledning og verktøy ved UiO finner du her.

Denne introduksjonsplanen gjelder for hele fakultetet, men må tilpasses den enkelte enhet. Ta kontakt med din personalkonsulent eller nettredaktør hvis denne planen mangler ved din enhet.


God kontakt gir en god start

Samtidig som vi har behov for å formidle mye informasjon om oss selv, er det også viktig å ivareta det friske pust en nyansettelse er. Introduksjonsfasen bør derfor ses som en gjensidig påvirkning og tilpasning mellom enheten og den nyansatte. God introduksjon vil bidra til å gi den nyansatte en positiv innstilling til arbeidet og enheten, riktige arbeidsvaner fra første stund og en bedre læringssituasjon.

Overgang til ny jobb krever at arbeidstakeren gjør seg kjent med såvel nye arbeidsoppgaver som ny arbeidsplass og nytt miljø. I tillegg til faglig veiledning, blir dermed kontaktskapende tiltak, informasjon og personlig oppfølging viktige elementer i startfasen. Grundig introduksjon bidrar til å redusere den nyansattes usikkerhet i overgangsperioden, og til raskere identifisering med sin nye arbeidsplass. Samtidig oppnår arbeidsstedet større effektivitet, ved at den nye medarbeideren blir raskt integrert og operativ.

Leders ansvar og fadderordning

Ansvaret for introduksjonen ligger hos nærmeste leder. Lederen bør så langt mulig begrense sitt fravær når en ny medarbeider skal introduseres. Likevel hender det at lederen er opptatt. Det bør derfor oppnevnes en kontaktperson, en såkalt fadder, hvor en nær kollega får ansvaret for sosial integrering og innføring av den nyansatte i praktiske forhold ved enheten, slik at den nyansatte alltid har noen å henvende seg til.

Plan for introduksjon

Forhåndsplanlegging og et strukturert opplegg kan ha stor betydning for en vellykket introduksjon. Vi har derfor skissert et forslag til introduksjonsplan. Den er ment som et hjelpemiddel under innføring av vår nyansatte. Planen er utformet som et generelt opplegg, og det kan være nødvendig med lokale tilpasninger avhengig av stillingskategori, miljø, individuelle forskjeller blant de nyansatte, og lignende.

Forberedelse

Tiltak Ansvarlig Merknader
Velkomstmail Nærmeste leder eller
HR-rådgiver
Informasjon om UiO, Selvbetjeningsportalen, lenke til "For ansatte"-siden og velferdstilbud. Ev. legge ved relevant informasjon for stillingen. Sendes ut når tilbud er mottatt.
Møte med leder når tiltredelsesdato er bestemt Nærmeste leder Leder kan informere om stillingen. Den nye medarbeideren får møte den som skal fratre for å stille ev. spørsmål om arbeidsoppgaver. Avklare opplæringsbehov, tilpasningsbehov og forventninger til/fra ny medarbeider.
Utpeke fadder Nærmeste leder Fadderen bør være nær kollega, som kan fungere som personlig støtte for den nyansatte i den første tiden. Skal ha et aktivt ansvar for informasjon, sosial integrering og innføring i praktiske forhold på arbeidsplassen. Være "et fast holdepunkt" i hverdagen.
Informere de øvrige medarbeiderne om tiltredelsen Nærmeste leder Samtlige ansatte bør være orientert om når den nyansatte tiltrer. Verneombud bør også informeres om nytilsatt.
Avklare hvem som skal ha ansvar for hva i introduksjonsfasen Nærmeste leder Det er viktig å frigjøre tid for de som skal delta i introduksjonsfasen.
Sørge for tilgang til alle nødvendige administrative systemer Nærmeste leder Dette sikrer at den nyansatte er klar til innsats fra første arbeidsdag.
Rydde kontoret til den nyansatte, klargjøre arbeidsplassen Fadder Sørge for datautstyr, nett-tilknytning og ev. annet nødvendig utstyr. Informasjonsmateriell, ev. annen relevant dokumentasjon

Tiltredelsesdagen

Tiltak Ansvarlig Merknader
Ta i mot den nyansatte Nærmeste leder/ fadder Være tilstede og tilgjengelig
Brukernavn og passord Personalansvarlig/administrasjon Nye ansatte registreres i SAP så fort arbeidsavtale er mottatt. Brukernavn kan opprettes av lokal IT.
Gjennomgang av introduksjonsplanen med den nyansatte Nærmeste leder Å gi medarbeideren en detaljert kalender over den første uka med arbeidsoppgaver/avtaler/møter gir trygghet og oversikt for medarbeider.
Gjennomgang (i grove trekk) av arbeidsoppgaver, arbeidsfordeling, myndighetsforhold og arbeidsform Nærmeste leder, ev. annen faglig ansvarlig som er utpekt Det anbefales å komme i gang med de konkrete arbeidsoppgavene vedkommende skal utføre så raskt som mulig.
Hilserunde Nærmeste leder/ fadder Hilserunde på enheten bør skje den første dagen.
Vise den nyansatte toalett, kantine, rekvisitalager o.l. Sørge for at den nyansatte får utlevert nøkler o.l. Fadder  

De første ukene

Tiltak Ansvarlig Merknader
Opplæringsbehov Nærmeste leder Opplæringsbehov må kartlegges så tidlig som mulig slik at medarbeideren raskt mestrer jobben. Kurs finnes på interne sider for kompetanseheving
Nærmere informasjon om organisering av fakultetet og UiO Nærmeste leder  
Daglig sosial oppfølging, informasjon om formelle og uformelle regler Fadder Fadderen bør ta personlig kontakt med den nyansatte hver dag de første par ukene, spise lunsj sammen o.l.
Innføring i arbeidsmiljøforhold, sikkerhetsrutiner, verneombudsordningen Nærmeste leder og verneombud  
Nærmere innføring i arbeidsoppgaver Nærmeste leder, ev. annen faglig ansvarlig som er utpekt Det er viktig at den nyansatte får klart for seg arbeids- og ansvarsfordelingen, forventninger, krav og egne muligheter til å påvirke arbeidet
Informere om hvordan arbeidsgiver vil gjennomføre faglig veiledning, opplæring og tilbakemelding under prøvetiden Nærmeste leder  
Gjennomføre regelmessige faglige tilbakemeldinger og oppfølgingssamtaler Nærmeste leder Nærmeste leder bør holde seg løpende oppdatert om utviklingen i arbeidet. I tillegg til daglig oppfølging, bør det avtales tidspunkter for mer systematiske samtaler, slik at det ikke bare bilr tilfeldige kommentarer i forbifarten. Dette er viktig også i forhold til prøvetidsbestemmelse i statsansatteloven
Påmelding til universitetets introduksjonskurs for nyansatte Nærmeste leder Avdeling for personalstøtte (AP) sender innkalling til kurs for nyansatte. Kurset holdes en gang per semester med orientering om UiOs organisering, styringsstruktur og personalpolitikk. På kurset deltar bl.a. rektor, universitetsdirektør, personaldirektør og fagforeningene

De første 6 månedene

Tiltak Ansvarlig Merknader
Grundig oppfølgingssamtale med den nyansatte etter ca 3 mnd og etter ca 5 mnd Nærmeste leder

Evaluering av utviklingen så langt, bør være så reell og presis som mulig tilbakemelding fra begge parter. Avtal tidspunkt for dette i begynnelsen av ansettelsesforholdet, og sett av god tid til samtalen.

Et hjelpemiddel i denne sammenheng kan være UiOs forslag til disponering/spørsmål/diskusjonstemaer under medarbeidersamtaler

Ev. tiltak/ formelle møter dersom den nyansatte viser seg å ikke fungere holdes etter ca 3, 4 og 5 mnd. Nærmeste leder Dersom det skal vurderes å benytte adgang til oppsigelse etter prøvetidsbestemmelse, må fakultetes ledelse kontaktes for bistand så tidlig som mulig
 
 
Publisert 30. okt. 2015 16:19 - Sist endret 2. nov. 2022 18:27