- I = Inngående brev – Gir restanse* – Kommer fra en ekstern avsender, dvs. personer eller institusjoner utenfor UiO. Studenter og ansatte regnes også som eksterne.
- U = Utgående brev – Gir ikke restanse* – Brev til ekstern mottaker.
- N = Internt notat med oppfølging – Gir restanse* – Brukes til intern kommunikasjon når svar forventes.
- X = Internt notat uten oppfølging – Gir ikke restanse* – Brukes til intern kommunikasjon når dokumentet kun er til informasjon eller som endelig svar på et N-notat.
*Når saksbehandler mottar et dokument som krever oppfølging, kalles dette en restanse. Disse kommer i "Min innboks", men er også markert med et rødt flagg.
Mappedokument
- Mappedokument (Y-dokument) – Brukes kun som en kladd eller en slags “gul lapp”, dokumenter som er hjelpemidler til saksbehandlingen (for eksempel permisjonskalkulator).
Med unntak av mappedokumenter vil alle dokumentene følge med ved avlevering til Riksarkivet.