TOPdesk
Om behandlingen
Hvorfor har du behov for å samle inn opplysningene?
Formålet med behandlingen av personopplysninger er for håndtering og løsning av spørsmål knyttet til bruk av IT-utstyr/-systemer og programvare. På UiO er det i dag lagt opp til at ansatte og studenter primært skal sende inn sine forespørsler til IT-brukerstøtte lokalt eller sentralt via Request Tracker (RT) og fremover vil det være TOPdesk. I første omgang begrenset til en pilot, hvor alle IT-henvendelser fra ansatte, tilknytte og studenter ved Det humanistiske fakultet bruker TOPdesk, samt henvendelser rundt TP-timeplanleggingssystemet til UiO.
Formålet med behandlingen
- Forvaltning av IT-system
Rettslig grunnlag for behandlingen
- Lovhjemmel
Tidspunkt for sletting og arkivering
Dataene anonymiseres etter endt behandling: Anonymiseringsrutine etter at tilknytningen til UiO opphører.
Datamaterialet
Hvilken gruppe tilhører de registrerte?
- Studenter
- Ansatte
- Gjester
Hvor mange er registrert?
Flere enn 10 000
Hvilke opplysninger samles inn?
- Navn
- Telefonnummer
- E-postadresse
- IP-adresse
Behandles særlige kategorier av personopplysninger?
Nei
Hvilken klassifisering tilhører dataene?
Gul – Intern
Hvilke metoder, datakilder og verktøy blir brukt til innsamling av personopplysninger?
- FS
- SAP
Informasjonssikkerhet
Hvilken personidentifikator brukes?
- Feide bruker-ID
- Brukernavn
- Ansattnummer i SAP
- Studentnummer i FS
Hvem skal bruke dataene?
- Ansatte
Hvor registreres, oppbevares og bearbeides personopplysningene?
- TOPdesk er en skytjeneste - https://uio.topdesk.net
Utleveres personopplysninger til andre aktører utenfor UiO?
Nei
Brukes det eksterne databehandlere eller underdatabehandlere?
Ja: TOPdesk
Overføres eller sendes det personopplysninger til utlandet?
Ja, til land innenfor EU/EØS
Er risikovurdering foretatt?
Ja: Gjennomført 30. oktober 2019.
Er det foretatt personvernkonsekvensvurdering (DPIA)?
Ja