Arbeidslister og -mapper (personal- og ansettelsessaker)
Om behandlingen
Hvorfor har du behov for å samle inn opplysningene?
Personalkonsulentene har behov for underlag til personal- og rekrutteringssaker
Formålet med behandlingen
- Ansattrettet
Rettslig grunnlag for behandlingen
- UiO har en berettiget interesse i å behandle opplysninger som veier tyngre enn personvernhensynet
- Informasjon til nyansatte om kursmuligheter, personalsaker der vi har behov for å lagre informasjon inntil saksbehandlingen er ferdigstilt.
Tidspunkt for sletting og arkivering
Dataene slettes etter endt behandling: Varierer fra sak til sak. For rekrutteringssaker: Når kontrakt er inngått. For personalsaker: Senest 6 mnd etter avsluttet behandling. Øvrig personalinformasjon: Når ansatt har sluttet.
Datamaterialet
Hvilken gruppe tilhører de registrerte?
- Ansatte
Hvor mange er registrert?
100-999
Hvilke opplysninger samles inn?
- Navn
- Adresse
- Telefonnummer
- E-postadresse
- Fødselsnummer
Behandles særlige kategorier av personopplysninger?
Nei
Hvilken klassifisering tilhører dataene?
Rød – Fortrolig
Hvilke metoder, datakilder og verktøy blir brukt til innsamling av personopplysninger?
- Spørreskjema levert av tredjepart (ikke UiO)
- Nettskjema
- Avtaler/ansettelsesdokumenter
- Intervju/samtaler
Informasjonssikkerhet
Hvilken personidentifikator brukes?
- Fødselsnummer
- Ansattnummer i SAP
- Annen direkte identifiserbar personidentifikator
Hvem skal bruke dataene?
- Ansatte
Hvor registreres, oppbevares og bearbeides personopplysningene?
- Lagring på Mac, PC eller harddisk
Utleveres personopplysninger til andre aktører utenfor UiO?
Nei
Brukes det eksterne databehandlere eller underdatabehandlere?
Nei
Overføres eller sendes det personopplysninger til utlandet?
Nei
Er risikovurdering foretatt?
Nei: Er planlagt
Er det foretatt personvernkonsekvensvurdering (DPIA)?
Nei