Bakgrunn
Universitetet er, gjennom Digitaliseringsrundskrivet fra KMD og endring i eForvaltningsforskriften, pålagt å gå over til å sende utgående post digitalt. Det er gitt en frist 31. mars 2016 for å ha etterkommet rundskrivet. Digitaliseringsrundskrivet pålegger oss å ta i bruk det nasjonale Kontakt og reservasjonsregisteret som adresseregister for utgående post, samt å sende alle brev digitalt til Sikker digital postkasse, en tjeneste levert via DIFI. Vi må også forholde oss til at det er gitt en reservasjonsrett for den enkelte. Det ble høsten 2014 satt ned ett forprosjekt for å utrede i hvilken grad forskriften og rundskrivet ville påvirke oss. Dette forprosjektet er nå avsluttet og konklusjoner fra dette er klart.
Prosjekt Digitalt Førstevalg
Med bakgrunn i arbeidet til forprosjektet opprettes det et prosjekt med 3 underprosjekter. Prosjektet ledes av en operativ styringsgruppe bestående av:
- Leder, Underdirektør Johannes Falk Paulsen, Enhet for lederstøtte, Strategisk systemeier
- Fakultetsdirektør Dag Myhre-Nielsen, Det teologiske fakultet
- IT-Direktør Lars Oftedal, USIT
- Seksjonssjef Lena Andersen, Avdeling for administrativ støtte
- Direktør Hanna Ekeli, Avdeling for Fagstøtte
- Sekretær, Senioringeniør Kristian Rikvold-Jess, Rådgivings og sekretariatsfunksjonen til SKAIT
Prosjekteier underdirektør Johannes Falk Paulsen, Strategisk systemeier, Enhet for Lederstøtte. Prosjektet rapporterer til universitetsdirektøren.
Prosjektet har ansvaret for at UiO innfører Digitalt førstevalg ihht til frist gitt av KMD. Prosjektet har ansvaret for helheten i løsningen og at alle problemstillinger blir håndtert. Prosjektet skal lage en tidsplan som forplikter delprosjektene og en helhetlig kommunikasjonsplan. Styringsgruppen skal påse at alle delprosjekter leverer ihht avtalte tidsfrister.
Underprosjekt Digitalt Førstevalg, arkiv og saksbehandling
Lena Andersen, Avdeling for Administrativ støtte eier delprosjektet. Det skal utpekes en prosjektleder, men ut over det er organisering opp til delprosjekteier.
Delprosjekteier skal:
- Etablere teknisk løsning for å sende utgående post digitalt fra saks- og arkivsystemet (ePhorte).
- Gå gjennom dagens saksbehandlingsrutiner for saksbehandling som gjøres i ePhorte og oppdatere disse ihht ny forskrift og nytt system. Der rutineansvar for saksbehandling ligger utenfor ADS forutsettes det at delprosjektet samarbeider med relevant fagavdeling (for eksempel personalsaker som eies av Avdeling for Personal). Gjennomgangen skal også ta for seg om det gjøres saksbehandling utenfor ePhorte som er dekket av forskriften, samt foreslå tiltak for styringsgruppen for å håndtere dette. Dette gjelder ikke innen studieområdet, da det settes ned et eget delprosjekt for dette.
- Utarbeide opplæringsmateriale og opplæringsplan for nye rutiner, samt gjennomføre opplæring i samarbeid med de andre underprosjektene. Styringsgruppen koordinerer dette.
Underprosjekt Digitalt Førstevalg, søkere og studenter
Direktør Hanna Ekeli, Avdeling for Fagstøtte eier delprosjektet. Det skal utpekes en prosjektleder, men ut over det er organisering opp til delprosjekteier.
Delprosjekteier skal:
- Gå gjennom dagens saksbehandlingsrutiner for saksbehandling innen studieområdet, med fokus på saksbehandling som gjøres i FS og utenfor system og oppdatere disse ihht ny forskrift.
- Ha dialog med FSAT om nødvendige endringer i FS og gjennomføring av disse.
- Utarbeide opplæringsmateriale og opplæringsplan for nye rutiner, samt gjennomføre opplæring i samarbeid med de andre underprosjektene. Styringsgruppen koordinerer dette.
Underprosjekt Digitalt Førstevalg, teknisk støtte
IT-direktør Lars Oftedal, USIT eier delprosjektet. Det skal utpekes en prosjektleder, men ut over det er organisering opp til delprosjekteier.
Delprosjekteier skal:
- Samarbeide nært med de andre delprosjektene og bistå dem med teknisk gjennomføring av deres systemendringer.
- Ha hovedansvar for integrasjoner og koordinere ihht prosjekt for Integrasjon.
- Gå gjennom og oppdatere IT-reglement og eventuelt andre relevante rutiner slik at de er i samsvar med ny forskrift og nye løsninger.