Filene som skal importeres må være enten i Excel-format (.xlsx) eller tekstformat (.txt). Du kan lage fil for både emner i evalueringen og deltakerene på hvert emne.
Tittelen på de ulike feltene skal være kolonneoverskrifter i filen.
I emnefilen vil hver rad tilsvare et emne som skal evalueres i prosjektet. I deltakerfilen kan hver rad tilsvare en deltaker på et emne, så man kan altså lage en felles deltakerfil for alle emnene i evalueringsprosjektet.
Felter i emnefilen
Emnefilen må ha følgende felter:
- Title: Emnets tittel.
- Code: Emnekoden i FS.
- CourseUniqueID: En unik identifikator for emnet, for eksempel emnekode + semester (ENG1101_H22). Denne koden kan ikke gjenbrukes
Felter i deltakerfilen
Deltakerfilen må ha følgende felter:
- UserTypeID: Kodetallet angir om personen er student, faglærer eller læringsassistent. Bruk kodetallet 3 for lærere, 4 for studenter, or 6 for læringsassistenter.
- CourseUniqueID: Koden angir hvilket emne personen hører til, og tilsvarer koden fra samme felt i emnefilen.
- FirstName: Fornavn på personen
- LastName: Etternavn på personen
- Email: UiO-mailadressen til personen
- Username: personens brukernavn i CES. Dette tilsvarer UiO-brukernavnet, på formen brukernavn@uio.no
Slik lager du deltakerfil fra FS
Deltakerfiler fra FS kan tas ut i ulike former basert på ønsket utplukk. I forbindelse med emneevaluering vil det som oftest være studenter tatt opp på undervisningen (fanen studenter med opptak i undervisningsenhet samlebilde) som er utplukket, men deltakerfiler basert på eksamensmeldte, seminargrupper eller andre sammensetninger er også mulig.
Når du har søkt frem ønsket utplukk i FS kan du enten høyreklikke på utvalget og velge lagre som eller velge lagre datafil fra toppmenyen. Da vil det åpne seg en dialogboks med mulighet for å velge lagring av flettefil. For å sette sammen en deltakerfil for import til CES er det Navn, E-post intern og Brukernavn som er de interessante feltene for oss.
Utplukket blir da lagret i en tekstfil med etternavn, fornavn, e-postadresse og brukernavn.
For å kunne importere deltakerne til CES må utplukket bearbeides noe slik dataene får formatet beskrevet i oversikten ovenfor. Det gjøres enklest i Excel og under ser du endelig formatering for import til CES for emnet "ENG1101_H22"
Helt til slutt: Når du er klar til å laste opp filer for emner eller brukere i CES, forsikre deg om at du laster opp emnefilen under fanen for emner og brukerfilen under fanen for brukere. Forsøk på å laste opp emnefil under brukere eller motsatt kan føre til feil i systemet.