1. Orienteringer
Prosjektleder orienterte om revidert milepælsplan. I planen er M4 flyttet fra uke 4 til uke 7, og M5 flyttet fra uke 10 til uke 7. I tillegg er det lagt til en kolonne med beslutningstaker, samt en ny fane med endringslogg.
Prosjektleder og koordinator har besøkt alle enheter på UiO, og vil invitere til oppstartsmøter i ekspertgruppene så fort det er avklart med alle enheter hvem som skal delta i gruppene.
2. Utkast til samarbeidskonstellasjoner
I møter med enhetene har det vært bred enighet om at følgende konstellasjoner kan være aktuelle:
- MED, OD
- MN, Naturhistorisk museum
- HF, TF, Senter for tverrfaglig kjønnsforskning, Kulturhistorisk museum
- SV, JUS, UV, Senter for utvikling og miljø
MED foreslår at to av konstellasjonsforslagene slås sammen til én samarbeidskonstellasjon: MED, OD, MN og NHM. Begrunnelsen er at dette vil være en mer robust løsning. Prosjektet tar en ny runde med de involverte enhetene og orienterer styringsgruppen etterpå.
Det var enighet i styringsgruppen om at samarbeidskonstellasjonene må være fleksible, på den måten at de kan bli justert i løpet av prosjektets piloteringsfase eller når prosjektet går mot slutten.
3. Sammensetning av ekspertgrupper
Prosjektet har fått mange innspill til navn i ekspertgruppene, og det ser ut til at alle grupper kan få opptil syv til ni deltakere. Dette er mer enn det som opprinnelig var tenkt, men ingen i styringsgruppen var negative til dette. Per i dag er utkastet til ekspertgrupper som følger (antall deltakere fra hvert fakultet i parentes):
- ERC: 8-9 deltakere. SV (1), UV (1-2), MED (1), SUM (1), KHM (1), MN (1), JUS (1), FADM (1)
- Marie Curie: 7 deltakere. HF (1), SV (1), MED (1), MN (1), UV (1), KHM (1), FADM (1)
- Koordinator: 7-9 deltakere. MN (1), SV (1), JUS (1), HF (i prosess med 1), MED (2), UV (1-2), FADM (1)
- NFR: 9 deltakere. SV (1), MN (1), HF (1), SUM (1), JUS (1), OD (1), MED (1), UV (1), FADM (1)
4. Risikoanalyse
Risikoanalysen er utarbeidet etter innspill fra alle enhetene. Prosjektleder og koordinator har angitt sannsynlighet og konsekvens for hver enkelt risiko, og gikk kort gjennom analysen med særlig vekt på de fire «røde» risikoene. Styringsgruppen hadde følgende innspill til risikoanalysen, som er tatt til følge:
- Tidligere risiko nr. 3 og 16 er bakt inn i risiko 2. Dette for å holde på tankegangen om av at dette er et prosjekt som skal komme hele UiO til gode.
- Enkelte av formuleringene under tiltak er mer mål enn konkrete tiltak. Det blir viktig å konkretisere etter hvert.
- Det er formulert tydeligere tiltak på risiko nummer to om avtaler og mandater. Ekspertgruppene jobber videre med ytterligere konkretisering og arbeidsform. Forventningsavklaring er også viktig, samt at det er en pilotfase hvor det justeres og evalueres underveis.
- Til risiko nr. 14 (tidl. 15): Det ble stilt spørsmål ved hvordan prosjektøkonomer skal involveres i prosjektet, og foreslått mulig deltakelse for prosjektcontrollere i ekspertgruppene. Prosjektøkonomene er foreløpig tiltenkt en rolle i tett dialog med ekspertgruppene, og prosjektøkonomnettverket vil være en viktig aktør.
Styringsgruppen vedtok risikoanalysen med endringene over. Analysen er et dynamisk dokument og kan bli endret etter som prosjektet skrider frem. Risikoanalysen vil bli brukt i utarbeidelsen av mandater for ekspertgruppene og avtaler for samarbeidskonstellasjonene.
5. Eventuelt
- Styringsgruppen diskuterte om styringsgruppemøtene bør vare lenger. Det var enighet om at det kan være behov for lengre møter dersom det er lange sakslister eller saker skal behandles mer grundig, som for eksempel mandater for ekspertgruppene. Inntil videre holder vi på en times møter og tilpasser sakslistene deretter. Det er utfordrende å finne en tid som passer for alle.
- Styringsgruppen nevnte at avtalene for samarbeidskonstellasjonene muligens bør være like, uavhengig av hvilken konstellasjon det er.