Agenda for oppstartsmøte med enhet

Til stede: Forskningsadministrativ avdeling, instituttleder, forskningsadministrativt ansatte på institutt, fakultetskoordinator

Hva er Forskpro

• Er de kjent med det?
• Vise hvordan man registrerer
• Vise hvordan man kan sortere prosjektoversikten

Forankring og forventninger

• Hvorfor ønsker dere Forskpro?

  • Hvor kom initiativet fra?
• Hvordan er innføringen forankret hos ledelsen på enheten?
• Hvordan er innføringen forankret hos de forskningsadministrative på enheten?
• Er de ansatte informert / klar over at Forskpro kommer?

Interne rutiner

• Hvilke rutiner har dere for oppfølging av prosjekter i dag?
  • noe som kan integreres med Forskpro?
  • eller skal alle gamle rutiner erstattes?

Strukturen på enheten

• Forskpro baserer seg på stedkoder. Hvis dere vil dele instituttet i mindre enheter i Forskpro, så må de enhetene ha stedkoder i UiOs lønns- og personalsystem. 

• Navn på dem som skal ha tilgang til hver enhet (typisk instituttleder, kontorsjef, evt. lokal superbruker/forskningsadministrativ). Personer med tilgang på høyere nivå får automatisk tilgang til enhetene under,

Hvilke prosjekter skal registreres?

• Studentprosjekter?

• Når er et prosjekt et prosjekt?

• Skal prosjektledere selv registrere prosjektene?

Skal dere ha automatisk import fra NSD?

• Ønsker dere å skru av NSD-import? (aktuelt for de enhetene som har overvekt av helsefaglige prosjekter)
• Studentprosjekter automatisk import?
• Hvem skal motta notifikasjoner på enhet?

Tidsplan

• Tidsperspektivet for innføringen
• Når er miljøet klar for å ta systemet i bruk

Ressurser og brukerstøtte

• Superbruker på enheten sine oppgaver:
  • Være brukerstøtte for forskerne
  • Legge relevante personer i nettgrupper
  • Vedlikeholde brukertilganger i nettgrupper
  • Vedlikeholde e-postlister for NSD-notifikasjoner
  • (Hvis ingen kan være superbruker på enhet, så tilfaller disse oppgavene fakultetskoordinator)
• Superbruker henvender seg til fakultetskoordinator
• Fakultetskoordinator henvender seg til Forskningsadministrasjonen
  • Vi ønsker å få tilbakemeldinger på både tekniske problemer, utviklingsønsker eller andre tanker dere har om systemet.