Til stede: Solveig Bauge Løland (UV), Natalia Andonova (OD), Bjørg Mikalsen (MN), Ingunn Maria Gjørva (TF), Katrine Ore (Med), Arve Fløystad-Thorsen (HF), Jenny Graver (Jus), Johannes Elgvin (SV), Thomas Østerhaug (FADM), Ingvild Sollund (USIT)(ref.)
Agenda
- Kort gjennomgang av status og planer framover
- Diskusjon rundt Intern godkjenning / fremlegging
- Studentprosjekter - skal de inn i Forskpro
- Eventuelt: Notifikasjoner til superbrukere
1. Status og planer
a) Oppdatert versjon av Forskpro
16. januar ble det publisert enn oppdatert versjon av Forskpro. Forbedringer basert på brukertester og feilmeldinger.
- Opprette sikkerhetsnettkonfigurasjon på Forskpro-mapper
- Tekstlig endring hjelpetekst om behandlingsansvar
- Autofullfør-funksjon på institusjoner under eksterne forskere
- Fikse sånn at nettleseren ikke viser prosjekter man har slettet. Og viser endringer man har gjort umiddelbart.
- Komprimere listen med forskere i visning
- I prosjekter hvor godkjenninger er satt til "ikke ennå", så var det før tomt under overskriften "Godkjenninger" i visningen. Nå skal det stå:
"Det er ikke registrert noen godkjenninger for dette prosjektet"
- Filtrering som ikke fungerer optimalt: Skal gjøres så fort som mulig.
- Søkefeltet for personer som gir dårlige resultater: Skal gjøres så fort som mulig.
b) Integrasjon mot NSD
Vi er godt i gang. Planene for hvordan integrasjonen skal virke ble gått gjennom.
Hvordan påvirker dette praksisen vi har lagt opp til om at det skal registreres i Forskpro før søknad til REK og NSD? Det er mulig å registrere et prosjekt i Forskpro og så koble det til NSD senere. Hvilke rutiner som skal gjelde for dette er opp til fakultetene.
2. Diskusjon rundt interngodkjenningsfeltet i Forskpro
Da Helseforsk var bare Helseforsk så var feltet for interngodkjenning eller intern fremleggelse ganske klart. Nå som det er mange typer prosjekter inne så er meningsinnholdet i dette feltet mer uklart, både når man fyller det ut og slik det blir presentert i visning.
"Fremleggelse" er forvirrende for de som ikke driver med helseforskning. "Godkjenning" kan også være uheldig, bl.a fordi det ikke er klart hva som er godkjent. Men det er fint å kunne synliggjøre at prosjektet er forankret, og det er viktig å holde på at det skal være en dialog med instituttledelsen. Det kom også et forslag om årlige frister for gjennomgang og bekreftelse på at enhetens prosjekter er registrert.
Konklusjon: Prosjektgruppa skal prøve å finne en formulering som er formulert på en rundere måte for de som ikke er helseforskning. Fakultetskoordinatorene må gjerne sende forslag.
3. Studentprosjekter
Helsefaglige studentprosjekter MÅ meldes inn i Forskpro. Men mange andre enheter har ikke ønsket å melde inn studentprosjekter. Er dette fordi det er mye jobb eller fordi de har oversikten et annet sted?
I forbindelse med integrasjonen mot NSD så har vi mulighet til å hente studentprosjekter inn til Forskpro automatisk.
Her har enhetene ulike ønsker. Hvis studentprosjekter skal inn, må det være tydelig i Forskpro at det er studentprosjekter og ikke forskerprosjekter. For enheter som har bestemt at studentprosjektene skal inn er det en god løsning fordi det gir veileder mindre arbeidsmengde.
Et spørsmål som melder seg er hva vi gjør med avsluttede prosjekter. Når skal de slettes og hva skjer med dem da? Må de arkiveres i ePhorte?
Konklusjon: Hvert fakultet må melde tilbake dersom de IKKE ønsker studentprosjekter inn.
4. Eventuelt: notifikasjoner til superbrukere
Vi har i utgangspunktet tenkt at hver gang et prosjekt importeres fra NSD så skal superbruker på enhet få en e-post og ha mulighet til å publisere og redigere prosjektet. Dette er for å ivareta funksjonen som superbruker har på mange enheter i dag, hvor superbruker er tungt involvert i publiseringen i Forskpro, og ofte er den som publiserer på vegne av forsker.
Notifikasjon per e-post til superbruker er ønskelig, men det varierer hvem som bør få notifikasjonen. Det er ikke ønskelig at alle som pr i dag ligger i rettighetsgruppene får e-posten.
Konklusjon: Fakultetskoordinatorene tar opp saken hjemme og gir tilbakemelding. Prosjektgruppa jobber med forslag til teknisk løsning.
5. Eventuelt: tilgang til enkeltprosjekter
Det er innimellom behov for å gi redigeringsrettigheter til andre enn prosjektleder. Prosjektgruppa utarbeider oppskrift på hvordan det skal gjøres og legger det under "ofte stilte spørsmål".