Forfall: Petter Haugen Andersen
Også sjekket av med Tomm Eriksen og Johannes Falk Paulsen i etterkant av møtet.
Forslag som må utredes mer
1. Systemstøtte for oppfølging av prosjekter (varsler og godkjenning)
Hva: Legge inn intern fremlegging som en funksjon i systemet, at leder går inn og godkjenner. Legge inn påminnelse til forsker når det nærmer seg avslutning eller tidspunkt for anonymisering. mail en gang i året, med at du skal gå inn og bekrefte.
For: Dette er noe av det ledere, koordinatorer og forskere er mest opptatt av. det kan bidra til å ansvarliggjøre eller påminne både forskere og ledere.
Mot: Ikke alle ønsker seg interngodkjenning, det må kanskje ligge en mulighet for å velge det inn eller ut. Noen blir kanskje lei av påminnelser?
Følg opp: Snakke med Tomm om at det pågår noe arbeid med godkjenning i Vortex? Snakke med Tomm generelt
2. Intergrasjon mot andre systemer (REK, NSD, Cristin)
Hva: Det fylles inn samme informasjon parallelt i REK, NSD, Cristin, Forskpro, NFR, etc. Målet bør være at forskeren bare fyller ut ETT sted, men et mer realistisk mål på kort sikt er kanskje "færrest mulig".
For: Stor fordel for forsker, samt at det vil minske sjansen for feil.
Mot: Vanskelig og tidkrevende. Fordi vi ikke legger strenge føringer på når i prosessen forskeren skal oppføre prosjektet blir det kanskje vanskelig å sette opp en god flyt?
Følg opp:
NSD vil ikke ha info fra REK eller Forskpro?
REK vil ikke ha info fra NSD eller Forskpro?
Cristin vil ta i mot fra REK og fra NSD, men gjør det ikke per i dag.
Hvis vi får importert fra både NSD og Cristin - hvordan unngå dubletter?
Hvis Cristin i fremtiden tar i mot fra både nsd og rek, og vi importerer fra cristin, hvorfor trenger vi da Forskpro? Er det bare på grunn av at vi kan styre visningen og tilgangene til filer?
Tomm syns vi ikke bør få oss portal. Vi har ikke råd til det. Det vi må gjøre da er å re-implementere hele NSD sin løsning hos oss, og det blir veldig dyrt.
3. Eksportering av data / mulighet for rapporter
Hva: kunne ta ut f.eks. excel-rapporter.
For: Det kan bli enklere å følge opp når man kan filtrere på kolonner, etc.
Mot: Hver enhet har hatt en oversiktlig mengde (det kan endre seg nå). Faren er at de henter ut rapporter og begynner å bruke dette utenom Forskpro, sender rundt excel-ark og redigerer i disse.
Følg opp: mulig løsning å legge til flere type visninger i Forskpro, men er det bedre å gjøre noe om et år når det er prøvd på flere fakulteter? Kunne vi gjort en mini-spørreundersøkelse på hvilke muligheter som er mest populære som filtre?
3 a) Mulighet for å skille ut prosjekter hvor vi er forskningsansvarlig
Kunne vært gjort som en del av visningsmal-revidering
3 b) Oversikt over prosjekter med biobanker
Kunne vært gjort som egen visning i visningsmalredigering. er det bare Farmasi som har lagt inn biobanker som egne oppføringer i helseforsk? sjekk opp REK igjen, hvordan går det med eksporten til biobankregisteret?
5. Bedret samspill mellom UiO-prosjektsider og Forskpro-prosjektsider
Hva: veldig mange oppretter nesten identiske prosjektsider på Forskpro og på fakultets-eller instituttsiden.
For: Det hjelper både forsker og kommunikasjonsmedarbeidere på UiO hvis vi får utnyttet informasjonen. Det vil gi oss bedre data på Forskpro hvis det oppleves som viktigere.
Mot: Virker ikke ønskelig på styringsgruppemøte 2 at det er samme informasjon og utforming i eksternkommunikasjon som det er på Forskpro.
Følg opp: Lage et konsept. Hvordan vise hvor stort problemet er?
6. Prossesstøtte for arkivering
Hva: at noe av det man fyller inn og laster opp skal arkiveres automatisk. Kunne i teorien krysset av for "skal arkiveres" og så kunne det hver gang du endrer bli lastet opp av en robot. Robotene kan opprette mappe og saksnummer? Hva med vedlegg? Hvordan vet den når vedlegget er opprettet.
For: Hadde vært bra å slippe å laste ned og så opp igjen i arkivet.
Mot: "Prosjektet anbefaler at dette arbeidet avventer inntil nytt arkivsystem er tatt i bruk på UiO." Og hvor viktig er det egentlig? Hvor mye arbeidstid går til spille på arkiveringen?
Følg opp: Hvem er det som arkiverer hva fra prosjektprosessen i ePhorte? Når og hvordan?
anbud på nytt system i januar
HMS-parametre inn i registreringsskjemaet
Hva: Enkelte enheter ønsker å registrere HMS-opplysninger i prosjektene. Det er laget en liste.
Forslag som er sjekket ut / avskrevet
7. Tilgang til eksterne brukere
Hva: Man skal kunne gi tilgang til eksterne prosjektdeltagere for eksempel, eller til TSD: Istedenfor at TSD i søknaden sin spør om de samme vedleggene som de har lastet opp i Vortex. men vi kan bare gi dem tilgang til de filene. Sånn det er i dag så kunne en administrator fra backend gi tilgang til TSD, eller også til eksterne brukere med WebID: men det er ikke gjort noen løsning for å kunne gjøre dette enkelt fra prosjektsiden sin.
For: Kan være bra for TSD eller forsker at de slipper å fylle ut et skjema et annet sted. Kan være bra å dele dokumenter med andre deltagere også.
Mot: Det kan være et sikkerhetsproblem dersom noen får tilgang til et prosjekt på mappenivå, men det er begrenset hvor farlig det er. Og TSD-administrasjonen kan man stole på, og gi tilgang. Kanskje det hjelper å bare gi TSD tilgang? Ikke trenger å lage en egen intergrasjon. Da må forsker fortsatt søke TSD gjennom eget skjema, men slipper å laste opp vedlegg, bare linke til Forskpro.
TSD trenger flere opplysninger enn det som Forskpro krever, så da må det legges til flere spørsmål og en ID-porten bekreftelse hvis de skal søke TSD inne i Forskpro. Tomm mener at dette bare er 2 UV, men at det ikke er like viktig som de andre. Mål man bidrar til å oppnå? Forenkle prosessen for forskeren.
8. Prosjekt-ID
Hva: Det opprettes prosjekter parallelt i REK, NSD, Cristin, Forskpro, NFR, men det er ikke mulig å sjekke informasjon opp mot hverandre fordi de ikke har noen unik ID. Det burde vært en prosjekt ID som fulgte prosjektet. Cristin /UNIT får forhåpentligvis på plass en nasjonal prosjekt ID og da bruker vi den.
For: Hadde unngått dobbeltarbeid, dubletter, feil.
Mot: Kommer til å ta tid før dette er på plass. Vi kan ikke vente med å forbedre Forskpro til da.
9. Oversikt over hvor og hvordan forskningsdata er lagret
Hva: Å få en oversikt over hvilke data som er lagret hvor, hvor lenge, etc.
For: Man ønsker en oversikt over dette både på grunn av at data ikke skal komme på avveie, men også for at data skal kunne deles. UiO ønsker å øke bevissthet rundt datalagring, deling og håndtering, og det pågår et prosjekt rundt dette, ledet av Margaret Fotland.
Mot: Det bør ikke legges inn egne spørsmål om dette i Forskpro. Forsker besvarer tilsvarende spørsmål i blant annet NSD. I tillegg så skal alle prosjekter ha en datahåndteringsplan (selv om dette ikke alltid gjøres).
Det virker prematurt å gjøre noe med datahåndtering nå fordi det ikke er etablert noen praksis. Det er ikke Forskpro-prosjektet sitt mandat å finne en god praksis, men datahåndteringsplanprosjektet.
Følg opp: Jeg holder dialog med datahåndteringsplanprosjektet ved UiO og det kan godt bli relevant på et senere tidspunkt å integrere datahåndteringsplaner på en mer eksplisitt måte.
10. (Faglig) kategorisering av prosjekter
HRCS-kategorisering ble utredet i Helseforskprosjektet i 2017. Ble avvist da fordi det var komplekst og tidkrevende (ble estimert til 2 månedsverk). Det vil begunstige enda mindre del av brukergruppa i Forskpro enn det gjorde i Helseforsk, så prosjektgruppa tenker at dette kan skrives ut.
11. Relevant informasjon om kvalitetssystemet for helse integrert
Det er lagt inn lenker til mer informasjon til kvalitetssystemet der hvor det er relevant. Utover dette er det vanskelig å se for seg at kvalitetssystemet for helse skal læres gjennom å fylle ut Forskpro-skjemaet.
Formålet med dette forslaget er at forskere skal kjenne til og forstå kvalitetssystemet for helse, det er ikke egentlig Forskpro-prosjektet sitt mål.
12. Kategorisering av vedlegg i systemet
Dette ble utredet i forrige runde av Helseforsk, og det ble implementert løsninger på dette i Forskpro fase 1. Det er implementert en relativt enkel løsning med å navngi eller velge type fil etter at de er lastet opp.