Deltagere: Thomas Østerhaug, Vilde Sørbø Nenseth, Petter Haugen Andersen, Ingvild Sollund
Sendt til: Styringsgruppe og prosjekteier
Sluttrapport godkjent dato:
1. Bakgrunn for prosjektet
Helseforsk ble utviklet i 2016/2017 som et verktøy for å gjøre det enklere å oppfylle helseforskningslovens krav om å ha løpende oversikt over helseforskningsprosjekter. Fra og med mars 2018 har det vært obligatorisk for alle prosjektledere ved UiO å registrere nye helseforskningsprosjekter i Helseforsk.
I arbeidet med implementering av forskningsetikkloven ble det tydeliggjort at en oversikt over alle forskningsprosjekter ved UiO ville være nyttig for å etterleve lovverket. I den forbindelse ble det sendt en formell henvendelse fra forskningsdekanene fra de fem HumSam-fakultetene med et ønske om tilpasning av Helseforsk til alle typer prosjekter samt utrulling for samtlige fakulteter. Behovet om en helhetlig oversikt for hele UiO har også kommet frem som en viktig og etterspurt utvidelse av den eksisterende oversikten fra det sentrale GDPR-prosjektet på UiO.
2. Prosjektets viktigste leveranser
Fase 0. Kartlegging av nåsituasjonen
Fase 1.1 Tilpasning til GDPR
Fase 1.2. Utvidelse til Forskpro
Fase 2 Integrasjon mot NSD
Alle leveranser er ferdigstilt og satt i produksjon.
3. Oppnåelse av prosjektets mål
| Nivå | Beskrivelse | Oppnådd | Forklaring |
|---|---|---|---|
| Formål: | Understøtte etterlevelse av regelverk for forskning og fakultetenes behov for oversikt over egen forskningsportefølje. | Oppnådd | Systeme understøtter helt klart etterlevelse av regelverk, men det krever at enhetene utarbeider gode arbeidsprosesser for bruk av systemet. |
| Resultatmål | Levere et IT-verktøy som gjør det enkelt å holde oversikt over alle forskningsprosjekter tilpasset bredden av UiOs virksomhet. | Oppnådd | Vi har sikret leveransen ved å ha bred behovskartlegging i fase 1, og tre runder med brukertester på svært ulike enheter i fase 1.2 og 2. Forskpro er fleksibelt og hver enhet har frihet til å bruke det på den måten som passer dem best. |
| Effektmål | Enkelt for både ledere og forskere å se både pågående og avsluttede prosjekter med tilhørende godkjenninger. | Oppnådd | Systemet er brukertestet i tre omganger. Testene viser at systemet har blitt enklere og mer brukervennlig etter hver brukertest og påfølgende justering- |
| Effektmål | Reduserte kostnader i håndtering av avvikssaker. | Ikke oppnådd foreløpig | Krever at enhetens ledelse følger opp og har rutiner for å etterspørre informasjon. Men prosjektets leveranse av NSD-integrasjon gjør jobben med å få totaloversikt på sin enhet enda enklere enn før. |
4. Økonomi
Timebruk
| Område | Estimerte timer | Timer brukt |
|---|---|---|
| Prosjektledelse | 717 | 654,75 |
| UX-arbeid | 600 | 517,5 |
| Brukertesting og pilotering | 220 | 189,5 |
| Utviklingsarbeid | 620 | 840,75 |
| Utrullingsaktiviteter | 80 | 37,25* |
| Totalt | 2237 | 2239,75 |
* utrulling har tatt flere timer, men dessverre ikke blitt ført på egen post for siste del av prosjektet. Antagelig har det tatt rundt 50 timer.
Total timebruk i prosjektet er 2237
Fakturert:
2019: 1292 timer x 670: kr 805 000
2020: 1073 timer x 690 kr 740 370
Total eks.m.v.a. kr 1 545 370
5. Forutsetninger for gevinstrealisering
Gevinster som kan hentes ut er blant annet færre avvikssaker og bedre oversikt over forskningsvirksomheten.
For at dette skal oppnås må enheten innføre rutiner for hvordan de støtter forskere i å registrere prosjekter, og hvordan administrasjon og ledelse følger opp prosjektene i Forskpro.
6. Evaluering av prosjektet
a. Suksessfaktorer
- Prosjektet hadde et tilstrekkelig høyt budsjett til å få realisert det vi skulle
- Prosjektgruppa på fire var passe stor, alle hadde hver sin verdifulle kompetanse å ta med inn
- Gode møtereferater med klar agenda og en vei videre etter hvert møte
- Godt og tett samarbeid i prosjektgruppa, usikkerheter har blitt håndtert fortløpende
- Lave skuldre og god stemning i prosjektgruppa
- Vi har involvert sluttbrukerne og evaluert produktet ved lansering av hver fase
- Vi hadde god kontakt med NSD og fikk fortløpende svar på spørsmål
- Prosjektgruppa har hatt kontakt med fakultetskoordinatorene som representerte linjeorganisasjonen under hele prosjektet
b. Utfordringer og usikkerhet
Utfordringer i forhold til mandat og styringsrammeverk
- Bestillingen og bakgrunnen for at Forskpro ble satt i gang har vært uklar. Det har vært en misforståelse fra starten at Forskpro ble laget fordi Forskningsetikkloven krever en slik oversikt, det gjør den ikke.
- Det er opp til hver enhet å ta i bruk Forskpro og det er også valgfritt hvordan. Da blir det vanskeligere både å gjennomføre forankring og å lage et produkt som fungerer optimalt.
- Det har vært en del utbytting av styringsgruppa underveis, og litt lite oppmøte
- Det ble aldri laget noen fullstendig gevinstplan i samarbeid med systemeier i linja
Utfordringer rundt utviklingsressurser
- Vi hadde for lite ressurser på backend-utvikling av NSD-integrasjonen (mye p.g.a. Korona, men også fordi GPL er overbelastet)
- Backend-utvikler savnet tilbakemelding og råd fra en annen utvikler, som kanskje kunne jobbet noen timer i uka på prosjektet
- Jira-sakene som ble løst burde vært fortløpende godkjent av en annen utvikler, men fordi alle var så opptatt med Korona, jobbet de med andre prosjekter som ble høyere prioritert
- Disse utfordringene gjorde at siste del av prosjektet ble mange måneder forsinket
Utfordringer rundt planlegging og forutsigbarhet
- Det kom mange endringer og overraskelser inn underveis i arbeidet med NSD-integrasjonen. Eksempler:
- juridisk fakultet skulle ikke med i Forskpro, HF skulle ikke ha studentprosjekter, MED og OD skulle ikke ha automatisk import
- varslinger måtte tilpasses ulike scenarier
- meldeskjema besto av flere felter som vi måtte kartlegge og kode
- vi oppdaget sent at vi måtte bygge en systemjobb, i tillegg til manuell import, p.g.a. misforståelser mellom utviklerne og prosjektgruppa
- Burde vært tidligere involvering og tettere kommunikasjon med utviklere
Utfordringer rundt forankring
- Det var vanskelig å vite hvem på UiO som skulle involveres når. Vi forsøkte å involvere fakultetskoordinatorene ofte, og få dem til å gå tilbake til sin enhet og forankre der, men vi er usikre på i hvor stor grad avgjørelser forankres på deres enheter.
- Både jurist og forskningsadministrativ ressurs i prosjektgruppa fikk problemer med å sette av nok tid til prosjektet fordi de fortsatt hadde sine vanlige oppgaver i linja. Det var meningen at de skulle sette av 40% hver, men det faktiske tallet har vært 20%.
Utfordringer knyttet til utrulling og videre bruk
- Fordi Forskpro ikke er lovpålagt, og heller ikke pålagt av UiO, så er det opp til hver enkelt enhet å oppmuntre til bruk. Dette krever mer, både av systemeier som må ivre for at det blir brukt, og ta det opp til stadighet i relevante fora, men også av hvert fakultet og hver enhet, som må pushe det videre til forskerne.
c. Viktige læringspunkter
- I startfasen: utfordre hvorvidt tjenesten/systemet løser de riktige problemene.
- Lage en plan sammen i starten. Kanskje planlegge fire uker av gangen, og så et lanserings-langtidsmål som blir justert hver fjerde uke. Hver fjerde uke ha status / retrospekt for å reflektere rundt hva som går bra, hva som går dårlig. Viktig å justere prosessen fortløpende så man kan forbedre det som kan forbedres.
- Presenter prosjektet for alle involverte tidlig, og sørg for at alle forstår hva målet er og hvorfor det skal nås.
- Ha et introduksjonsmøte for utviklerne hvor prosjektleder legger veldig grundig fram hva som skal gjøres og hva som er bestemt allerede.
- Dokumentere og forankre designvalg underveis slik at ettertiden kan forstå valgene som er gjort. Vi har forsøkt å gjøre dette i Jira - men det er spredt og ikke så tilgjengelig.
- Få satt av reell tid hos personer som skal ha ressurser inn i prosjektet og skape forståelse hos linjeleder for at de må prioritere prosjektet. På tross av signert ressursavtale så fikk de ikke færre oppgaver av linjeledelsen, så det er vanskelig å vite hvordan man skal forbedre dette i neste prosjekt.
-