Agenda
- Godkjenning av referat
- Status for prosjektarbeidet
- Gjennomgang, diskusjon og godkjenning av kommunikasjonsplanen
- Gjennomgang av prosjektbeskrivelse og milepælsplan
- Gjennomgang og diskusjon av risikovurderingen
- Referat fra møter i sektoren
- Neste møte i styringsgruppen
- Eventuelt
Referat
Tilstede: Monica Bakken, Morten Dæhlen, Hanna Ekeli, Lars Oftedal, Johannes Falk Paulsen, Maren Jegersberg, Jarle Ebeling (ref.)
Beslutninger/veivalg:
| Hva er besluttet | Kort begrunnelse/bakgrunn | |
|---|---|---|
| 1 | Referatet fra møtet 23.1.18 ble godkjent. | |
| 3 | Kommunikasjonsplanen ble godkjent med de endringene som kom fram i møtet. | Styringsgruppen understreket at Dekanmøtet må engasjeres, ikke bare informeres. |
| 4 | Avvik i forhold til milepælsplanen rapporteres til styringsgruppen. | Milepælsplanen er først og fremst et styringsverktøy for prosjektleder. Styringsgruppen har ikke behov for detaljkjennskap til de enkelte milepæler, men må informeres om avvik. |
| 5 |
Risikovurderingen oppdateres med de endringene som kom fram i møtet. Styringsgruppa ønsker å gå gjennom systemkartleggingen på neste møte. |
Det er en risiko at organisasjonen ikke er klar til å ta over håndhevingen av den nye forordningen når prosjektet avsluttes. Systemkartleggingen har startet med utgangspunkt system USIT drifter/har oversikt over. |
| 7 | Neste møte i styringsgruppen berammes til mandag 19. mars, 15:00-17:00. |
Aksjonspunkter:
| Aksjonspunkter | Ansvarlig | Utfører | Frist | |
|---|---|---|---|---|
| 1 |
Instituttledermøtene på fakultetene er stedet å informere om prosjektet og hvilke konsekvenser GDPR får for forskere, studenter og teknisk-administrative ansatte. Prosjektet bør derfor delta på Dekanmøtet så snart som mulig, og oppfordre fakultene til å invitere prosjektet til (utvidete) instituttledermøter. MD snakker med GH, og spør om han kan sette av tid til å møte prosjektleder. Maren sender MD e-post som tidligere er sendt GH. |
Maren |
Prosjektgruppa |
Umiddelbart |
| 2 | Angående prosjektbeskrivelsen og begrensningen av prosjektet til ikke å omfatte opplæring, ble det understreket at det er viktig å presisere hva som egentlig ligger i dette. Vil det f.eks. komme kursopplegg rett i etterkant av innføringen av forordningen? | Maren | Prosjektgruppa | Umiddelbart |
| 3 |
Når det i risikovurderingen står at man vil sette inn tiltak som er "gode nok", betyr dette at man tar en kalkulert risiko. Man bør vurdere om UiOs generelle åpenhet er en egen risikofaktor i dette prosjektet. Hvis antallet øker og typen risiko er uhåndterbar, kan man vurdere å sette tiltakene for disse risokoene på vent, slik at de håndteres etter prosjektet slutt. |
Maren og Espen | Maren og Espen | I prosjektperioden |
| ... |
Styringsgruppa takket for et informativt og godt gjennomført møte.