Bakgrunn og begrunnelse for prosjektet
Ny lov om medisinsk og helsefaglig forskning(HFL) trådte i kraft 1. juli 2009, og på bakgrunn av denne har forskningsadministrativ avdeling utarbeidet et kvalitetssystem med rutiner for hvordan roller, oppgaver og ansvar skal ivaretas i helsefaglige forskningsprosjekter ved UiO. Kvalitetssystemet ble gjort gjeldende 1. juli 2012.
Bakgrunnen for prosjektet er en internrevisjon av kvalitetssystemet fra 18. november 2015, hvor det ble identifisert et behov for et administrativt IT-system som holder oversikt over alle helsefaglige forskningsprosjekter ved UiO. Det kom frem at et slikt system er avgjørende for å kunne tilrettelegge for at HFL overholdes. Ulike former for slike støttesystemer har tidligere blitt utviklet ved UiO, men det er nå kartlagt at UiO trenger et helthetlig system som er gjeldende for hele organisasjonen.
Prosjektets ønskede gevinster og effekter
Prosjektets ønskede gevinster er følgende:
- Systemet skal kunne tilrettelegge for at UiO overholder de lovpålagte krav om oversikt og kontroll gitt av HFL.
- Administrativt ansatte, både lokalt på fakultetene og instituttene samt sentraladministrasjonen, vil få en bedre oversikt over alle helsefaglige forskningsprosjekter. Dette vil lette det administrative arbeidet med oppfølging av prosjektene og deres tilhørende godkjenninger.
- Forskere vil nå kun måtte forholde seg til ett enkelt system for registrering av helseforskningsprosjekter, uavhengig av hvilken enhet ved UiO som står ansvarlig. Ved å forholde seg til det samme systemet hver gang man registrerer et prosjekt, vil mengden feilregistrerte data bli mindre fordi registreringen vil måtte gjøres på den samme måten hver gang. I tillegg til dette vil bruk av det samme systemet kunne tilrettelegge for færre dobbeltregistreringer av det enkelte prosjektet.
Beskrivelse av prosjektets mål, avgrensning og leveranser
Mål:
Levere et IT-system som gir en helhetlig oversikt over alle helsefaglige forskningsprosjekter ved UiO.
Avgrensninger:
- Prosjektet skal omfatte medisinske og helsefaglige prosjekter
- Prosjektet skal ikke vurdere dagens kvalitetssystem
- Hverken prosjektet eller systemet skal gi tilbud i opplæring av regelverk
Leveranser:
Prosjektets leveranser vil være direkte knyttet til de tre fasene som er beskrevet under punkt 4.
Funksjonsbeskrivelse
Prosjektet skal utarbeide en overordnet beskrivelse av de funksjoner og behov som UiOs kvalitetssystem for medisinsk og helsefaglig forskning må ivareta, samt personopplysningslovens bestemmelser om melde- og konsesjonsplikt. Det skal også foreligge prosessbeskrivelser som tar for seg generelle arbeidsoppgaver i tilknytning til bruk av systemet. Disse vil ikke ta hensyn til hvordan de ulike enhetene som skal benytte systemet er organisert, men derimot være utarbeidet slik at de enkelt kan benyttes uavhengig av enhet. For utarbeidelsen av beskrivelsen vil det både benyttes eksisterende materiale samt egeninnsamlede data i direkte tilknytning til prosjektet.
Anbefaling av løsning
På bakgrunn av funksjonsbeskrivelsen vil prosjektet vurdere om det finnes eksisterende systemer som kan dekke de beskrevne funksjonene og behovene. Dersom eksisterende løsninger kun delvis dekker funksjonene og behovene, skal det foretas en vurdering av hvilke endringer som må iverksettes. Dersom det ikke er mulig å benytte eksisterende løsninger, skal det utredes muligheter for utvikling av et eget system. Basert på dette skal det utarbeides en anbefaling av den best passende løsningen i henhold til funksjonsbeskrivelsen.
System for oversikt over helsefaglige forskningsprosjekter
På bakgrunn av funksjonsbeskrivelsen og anbefaling av best passende løsning, skal det utarbeides et system som gir oversikt over alle helsefaglige forskningsprosjekter ved UiO.
Tidsplan og ressursbehov
Prosjektet vil være delt inn i tre faser:
Fase 1: Utarbeidelse av funksjonsbeskrivelse:
Oppstart: 1. september 2016
Leveranse: 15. oktober 2016
Fase 2: Vurdering av eksisterende løsninger
Oppstart: 15. september 2016
Leveranse: 15. november 2016
Fase 3: Tilpasning av eksisterende eller utvikling av nytt system
Oppstart: 15. november 2016
Leveranse: 1. mai 2017
Organisering og ansvar
Prosjektet vil eies av Universitetsdirektøren, som vil bli ivaretatt av Johannes Falk Paulsen i Enhet for lederstøtte.
Prosjektet vil ha en egen styringsgruppe som vil bli utnevnt av Universitetsdirektøren. Styringsgruppen vil ha representanter fra brukermiljøene, slik som MED, OD og SV. Videre vil prosesseier og tekniske støtte miljø være representert ved AF og USIT.
Prosjektet vil ha prosjektleder fra USIT. Det vil bli dannet en egen prosjektgruppe med representanter fra fagstøtte, USIT og det medisinske fakultet. Prosjektet må selv vurdere behovet for referansegruppe.