Nye rutiner for lønnsutbetaling til eksterne

UiO henter hvert år inn ekstern arbeidskraft. Det dreier seg blant annet om timelærere, sensorer og personer som sitter i bedømmelseskomiteer, og ikke er på UiOs faste lønningsliste. Disse får utbetalt såkalt bilagslønn.

Mange involverte

Internt handlingsrom har kartlagt hvordan arbeidet utføres ved hele UiO. Rundt 450 ansatte er involvert i håndteringen av bilagslønn, om enn i små stillingsbrøker, og arbeidet er estimert til 23 årsverk.

Mangler rutiner

– Kartleggingen har avdekket en mangel på felles rutiner og malverk. Flere har bilagslønn som kun som en bioppgave, og er usikker på hvordan oppgaven skal utføres og hvor de kan få hjelp, forteller assisterende HR-direktør og leder for arbeidet, Johannes Falk Paulsen.

Kartleggingen har videre avdekket at oppgavene utføres tungvint og det er uklarheter knyttet til kontrakter og innrapportering av timer, noe som medfører feil, merarbeid og frustrasjon blant de ansatte.

Felles arbeidsrutiner og faglige nettverk

I høringsdokumentet foreslår man å etablere felles rutiner og maler som skal gi mer effektive arbeidsprosesser og redusere feil og dobbelttarbeid. Rutinene skal omfatte prosessen fra kontraktinngåelse til lønnsutbetaling. Videre ønsker man å bygge opp en overordnet forvaltningsorganisasjon med faglige nettverk, slik at medarbeiderne som jobber med dette, kan få den opplæringen og støtten de trenger.

Delegert myndighet og ansvar

Høringsnotatet, som sendes ut i linjen, foreslår også endringer i attestasjon og anvisningsmyndighet. Hensikten er å gi bedre oversikt og kontroll for de som utøver oppgaven, ved å redusere antall ledd i prosessen.

Tilpasset enhetenes behov

Lise Charlotte Tviberg og Kristin Lindley fra Organisasjons- og personalavdelingen har begge vært med på kartleggingen. De forteller at alle enheter ved UiO har vært involvert, og at plangruppen har lagt enhetenes behov til grunn når høringsnotatet er utarbeidet.

Fra frustrasjon til fryd

– Rutinene har ikke vært tilstrekkelig tilpasset enhetene. Dette har vi ønsket å gjøre noe med. Slagordet er at vi skal gå fra frustrasjon til fryd, sier Lindley.

Endringene som foreslås vil også påvirke de eksterne lønnsmottakerne. Det vil bli lettere å få informasjon om hvor bilaget er i prosessen.

Arbeidet har vært utført av IHR-plangruppen for bilagslønn.