IHR: Lettere økonomistyring for forskere

– Vi er i første fase av arbeidet, og er i ferd med å danne oss et bilde av de administrative utfordringene UiO står overfor på dette området, forteller prosjektleder Ingar Pettersen.

Kartlegger barrierer og flaskehalser

IHR kartlegger dagens arbeidsprosesser med barrierer og flaskehalser gjennom intervjuer med prosjektledere og administrative medarbeidere fra alle fakulteter. I tillegg redegjør Økonomi og planavdelingen (ØPA) for den gjeldende økonomimodellen og involverte systemer og rapporter.

Entydige rapporter

Kartleggingen skal være avsluttet i løpet av våren. Arbeidet skal ende opp i forslag til løsninger som blant annet gir entydige og pålitelige økonomirapporter, slik at prosjektledere ikke trenger å føre skyggeregnskap. 

– Vi håper å kunne pilotere endringer i høstsemesteret, og vil plukke ut noen miljøer som skal teste ut en forbedret rapporteringsform for økonomistyring, forteller Pettersen.

Rapporteringsutfordringer

Pettersen peker på flere utfordringer knyttet til administrasjon av eksternfinansierte prosjekter. Det gjelder både mangel på pålitelige, økonomiske data og rapporteringer i prosjektperioden og avslutningsfasen. I tillegg opplever mange at det er vanskelig å følge bevillinger og forbruk som går over flere år.

UiO taper penger

Leder for Senter for materialvitenskap og nanoteknologi (SMN), Vebjørn Bakken, er med i dette IHR-prosjektet. Bakken kjenner seg igjen i problemstillingene både som forsker og senterleder.

– En konsekvens av svak økonomistyring er at prosjektlederne er forsiktige og underforbruker. Når det gjelder EU-prosjekter er det en dobbel effekt, fordi UiO også går glipp av insentivmidler, forteller han.

– Det aller viktigste nå er å få oversikt over økonomien i de enkelte prosjektene. Vi må utvikle enkle økonomirapporter som inneholder det prosjektlederne trenger å vite. De ønsker å vite hvilket handlingsrom de har, og skal ikke trenge å forholde seg til ting som ikke har reell effekt på prosjektøkonomien.

Ingen snarvei til løsninger

Bakken mener at arbeidet med et overordnet større styringsverktøy for forskningsprosjekter vil ta lengre tid. Han ser for seg at løsningen må bli et verktøy som er fleksibelt nok til å tilpasses enhetenes ulike behov.

Foreløpig vet ikke plangruppen om vi snakker om et nytt verktøy, eller om vi kan basere oss på forbedringer av eksisterende systemer.

Er det mulig å komme frem til raske løsninger her?

– Neppe, mener Ingar Pettersen.

– Vi går dypt inn i de prosessene vi har. UiO opererer med store, tunge dataverktøy. Verktøyene har sin styrke inn mot bevillingsøkonomien, men håndterer ikke prosjektøkonomien like godt per i dag, sier han.