Møtet fant sted i toppetasjen på Niels Treschovs hus hvor fakultetet hadde invitert en gruppe forskere, tillitsvalgte og administrativt ansatte til å svare på hva IHR bør ta tak i.
Administrativ kompetanse
Oppfølging av administrativt ansatte ble tatt opp. Det går mye tid med til opplæring av denne gruppen. Det er derfor viktig å ta vare på dem og gi dem mulighet til karriereutvikling, slik at UiO beholder kompetansen deres. Det var denne oppfordringen som fikk størst tilslutning i oppsummeringen mot slutten av møtet.
Utilfredsstillende administrative systemer
De administrative fortalte om mye dobbeltarbeid. Det opprettes skyggeregnskap for at HR-portalen ikke fungerer. Det kom opp ønske fra flere hold om at IT-systemene må brukertestes før de innføres i organisasjonen. Det var også ønske om å gjøre det mulig å legge inn flere opplysninger i FS, slik at man kun trenger å slå opp ett sted. Opplæring i bruk og forenkling av IT-systemene ble etterspurt.
Dobbel registrering av data er ikke uvanlig blant de administrative. Fra venstre Britt-Marie Forsudd, ILN, Marianne Berger Marjanovic, IFIKK og Eirin C. Lade, INK, som alle jobber med administrasjon. Foto:Hans T. Wiig
Byråkrati ved tverrfaglighet
Representanter for de vitenskapelig ansatte ergret seg over administrativt byråkrati når man ønsker å tilby studentene tverrfaglig undervisning. Man kan ikke kontakte en kollega fra et annet fagfelt direkte, men må gjennom flere administrative ledd. Dette gjaldt både innad på fakultetet og hvis man ønsker en foreleser fra et annet fakultet.
Sene prosesser
Det kan ta opptil 10 måneder fra en stilling lyses ut til den er besatt. Her må det tas tak, ble det sagt. Det går også svært lang tid fra en forsker har gjort ferdig doktorgradsarbeidet sitt til han eller hun får disputere. Det ble gitt uttrykk for at forsinkelsene skjer på begge nivåer, både på institutt og fakultet.
Tungvinte innkjøpsrutiner
Innkjøpsrutinene oppleves som tungvinte. Hvert innkjøp tar lang tid å utføre. Dette gjelder alt fra innkjøp av utstyr og bøker til reiser. De ansatte ba IHR vurdere om det er mulig å myke opp systemet innenfor lovens rammer.
Bedre økonomioversikt
Det ble også etterlyst bedre budsjettoversikt på prosjekter. I dag er det vanskelig å vite hvor mye man har til rådighet.
Ikke nok informasjonsdeling
Interninformasjonen må bli bedre. Informasjonen kommer ikke alltid ut i tide, og det er vanskelig å orientere seg på tvers i organisasjonen. Intranett ble nevnt for å forbedre dette.
Den enkelte må bidra
Da møtet var over sa dekan Trine Syvertsen at IHR-prosessen er viktig for HF. Hun påpekte at selv om vi sliter med en del systemer, er det viktig at vi ser på hva den enkelte ansatte kan bidra med i det daglige for bedre rutinene og korte ned saksbehandlingstiden.