Fakultetsdirektør Gudleik Grimstad og rundt 25 ansatte fra SV-fakultetet ønsket viserektor Ragnhild Hennum og universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe velkommen. Formålet med møtet var informasjon, dialog og idédugnad rundt Internt handlingsrom (IHR).
Alle nivåer representert
Fakultetsledelsen hadde plukket ut møtedeltakere fra alle nivåer i organisasjonen. Både tillitsvalgte, vitenskapelig- og administrativt ansatte var representert.
De ansatte ble oppfordret til å svare på tre spørsmål: Hva fungerer godt? Hva er det viktigste IHR må ta tak i på kort sikt? Hva er det viktigste IHR må ta tak i på lang sikt?
Godt samarbeidsklima
Deltakerne konkluderte med at et godt samarbeidsklima og god forskningsassistanse kom høyt opp på listen over hva som fungerer bra ved fakultetet.
IT-tilgang fra første dag
Å tilrettelegge slik at nyansatte fra inn- og utland får tilgang til IT- systemene og kan være operative fra første arbeidsdag ble vurdert som det viktigste IHR bør ta tak i på kort sikt.
Endre administrasjon av ph.d.-programmene
Et forslag om å administrere ph.d.-programmene på samme måte som studieprogrammene ble ansett viktigst på lang sikt.
Andre IHR-innspill:
- en tydeligere organisering av webarbeidet og en avklaring av roller; hvem har ansvar for hva.
- ønske om IT-systemer som snakker sammen
- forbedring av HR-portalen, slik at den blir mer brukervennlig
- ePhorte oppleves som komplisert og lite intuitivt
- mer tverrfaglighet over fakultetsgrensene
- klarerer arbeidsdeling mellom administrative og vitenskapelig personale
- en profesjonell og god arbeidsdeling i arbeidet ved tilretteleggelse for internasjonale studenter og ansatte
Engasjerte vitenskapelige
Møtedeltaker og administrativ leder ved ARENA, Ragnar Lie, er opptatt av at de vitenskapelige involveres i IHR-arbeidet.
– Det var gledelig å se at det er stor interesse for IHR fra forskersiden. Det er avgjørende for å få til en smartere arbeidsdeling mellom vitenskapelige og administrasjonen, sier Lie.
Heving av kvalitet er viktigst
Lie ønsker at IHR har hovedfokus på kvalitet og at vi ikke ser oss blinde på innsparinger.
– Hvis prosjektet legger størst vekt på hvilken rolle en bedre og mer effektiv administrasjon har for faglig kvalitetsheving, kan vi jobbe smartere mot et moderne, internasjonalt universitet, mener han.
Nyttig arbeid
– Det er fint å være tidlig inne i prosessen og se at det skjer noe i IHR. Dette var overraskende nyttig, konkluderte studieleder Camilla Thorkildsen etter møtet. Hun sitter i plangruppen som skal jobbe med IHR innenfor studieadministrasjon.
De ansatte sitter på svarene
– Det er dere som sitter på svarene på hvordan vi kan jobbe smartere ved UiO, sa Gunn-Elin Aa. Bjørneboe da hun takket møtedeltakerne for innspillene. Hun utfordret også fakultetet til å utdype de tingene som fungerer godt, slik at andre kan lære av dem.
Møter ved alle enheter
Fram til utgangen av april vil universitetsledelsen gjennomføre tilsvarende møter med alle fakulteter, museer og sentraladministrasjonen. Alle innspill og ideer blir tatt med i det videre arbeidet med IHR.